Formulario de Inscripción

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2015, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:

 

  1. Nombre de la buena práctica 

Autoevaluación del registro de sentencias por parte del personal profesional de la Jurisdicción Contencioso Administrativa.

 

  1. Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica.

 

“Tribunal Contencioso Administrativo y Juzgado Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda” ubicados en el edificio Anexo A del II Circuito Judicial de San José.

 

  1. Nombre de los/as servidores/as que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.

 Administradora del Anexo A y personal de apoyo”

 

  1. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.

Confiabilidad en los datos estadísticos, según los resultados de gestión de los despachos judiciales de la jurisdicción Contencioso Administrativo.  Adicionalmente, que el juzgador(a) tenga conocimiento de su producción o gestión durante el mes o el trimestre.

 

  1. Explicación detallada de la buena práctica propuesta

La Comisión de lo Contencioso Administrativo, ha venido implementando el tema de rendición de cuentas y trasparencia en la gestión judicial; los resultados de la gestión que realiza cada juez y jueza debe presentarse en un informe trimestral.   Por anterior y ante la naturaleza de la función que realiza el juzgador (a) de esta jurisdicción, la Administración del Anexo A determinó que al no tener recursos disponibles para la revisión de cada registro en el sistema de gestión, se propiciaría el tema de la autoevaluación, iniciando un proceso de cultura donde el juzgador debe revisar si lo reportado en el sistema corresponde a lo que se realizó durante el mes.

 

Básicamente, los registros de sentencia del mes se clasifican por usuario (juez o jueza) y se envía un correo electrónico, en el cual se le informa los registros realizados a su nombre; el juez o jueza debe revisar e indicar si la información es correcta o presenta alguna inconsistencia.

 

El procedimiento anterior, permite concientizar al juez de sus registros estadísticos y de que tiene conocimiento de la información que se remitirá en el informe a la Comisión de lo Contencioso; datos que también se reportan en los informes estadísticos oficiales del despacho.

 

  1. Impacto observado en la solución del problema.

Información estadística confiable en el sistema de gestión e involucramiento del personal profesional mediante la autoevaluación, lo que mejora el sistema de control interno de la jurisdicción. 

 

Adicionalmente se ha detectado necesidades de capacitación en el personal profesional, a manera de ejemplo se puede mencionar que bastantes juzgadores realizaban el registro de sus sentencias el último día hábil antes de aplicar el cierre, que generalmente cae el primer o segundo día del mes; si no se le cambia fecha de sesión a la computadora, los registros quedan para el mes siguiente, lo cual es un error, sin embargo por disposición institucional se contabiliza lo registrado durante el mes.  Cuando se evidenció que el tema era de capacitación para realizar  correctamente los registros, se ha subsanado considerablemente las inconsistencias de los datos, que corresponden según el mes del dictado de la sentencia.

 

Actualmente el juez o jueza de la jurisdicción se preocupa por sus registros correctos, porque ha comprendido que es el dato oficial y por el cual se mide su rendimiento y gestión durante el mes y el trimestre;  también tiene conciencia de que una vez aplicado el cierre estadístico, no se puede variar la información.

 

  1. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

Debe permearse a nivel institucional que es una práctica sana y necesaria para que el juzgador se involucre en el tema estadístico y el conocimiento de sus registros durante el mes, además de un adecuado uso del sistema de gestión, que es la herramienta informática oficial de la institución.  Si de esta práctica se hace cultura, se acepta como necesaria e indispensable, lo que minimizaría cualquier pensamiento de que me persiguen para ver que hago, que en muchos profesionales existe este sentir.

 

            Esta Administración ha detectado que se debe invertir  tiempo considerable  en la preparación de los correos para los jueces, de forma tal que ellos puedan revisar y reportar cualquier inconsistencia; la sugerencia se orienta a determinar con el Departamento de Tecnología, si esta práctica se realiza de forma automática cuando se aplica el cierre, es decir, que se genere un correo automático indicando a cada juez o jueza, los registros que indica el sistema de gestión.  Sería de gran importancia, además de que se orienta hacia la transparencia y la rendición de cuentas.

 

Es muy importante que la instancias a cargo del reclutamiento de jueces y juezas, realice una capacitación previa a cualquier nombramiento, por cuanto es un riesgo de alto impacto que se ha observado en la jurisdicción, vienen jueces a nombramientos, que no tienen conciencia ni capacitación en el uso del sistema de gestión y menos en el registro correcto de sentencias; debería ser un requisito fundamental esta capacitación.

 

  1. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

            Porque mejoraría notablemente el control interno y la rendición de cuentas, así como mejoraría el conocimiento y sobretodo la atención que se le debe dar al sistema de gestión cuando se realizó un registro de sentencia; es la producción o gestión que está quedando en el sistema de gestión.

 

            También es una acción que propicia a detectar necesidades de capacitación en el uso correcto del sistema de gestión.

 

  1. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

 

Sería el sistema de gestión sin inconsistencias reportadas por los jueces y juezas de la jurisdicción; además se visualizarían beneficios en :

 

  • Identificación de riesgos en el tema de capacitación, al momento de realizar los registros del sistema de gestión.

 

  • Estadística confiable y de pleno conocimiento del juez o jueza; se eliminaría el riesgo de que se diga que no sabía registrar correctamente y que sus datos son otros, que es lo que generalmente sucede cuando se aprende a autoevaluarse, según la gestión realizada durante el mes o el trimestre.”

 

  1. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).

 “Jurisdiccional”

 

  1. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.

En la jurisdicción contencioso administrativa, se aplica desde abril 2014.

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional.  Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas”(Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.)  o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 

 

 

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