Formulario de Inscripción
- Nombre y lugar de la oficina.
Contraloría de Servicios del Poder Judicial. La práctica se lleva a cabo en la Sede Central del Primer Circuito Judicial de San José, así como en las sedes regionales de Heredia, Alajuela, Limón (Zona Atlántica), Liberia (Guanacaste), Pérez Zeledón y Cartago.
- Nombre de la buena práctica y por qué considera que es aplicable.
La práctica propuesta se denomina “ Creación de mecanismos de participación ciudadana para la mejora del servicio público institucional” y la consideramos aplicable en virtud de la importancia que representa para el Poder Judicial ofrecer a las personas usuarias un servicio público más eficiente, eficaz y humano, que satisfaga las necesidades específicas de todas las poblaciones.
- Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica.
Por la naturaleza de la práctica, su ejecución requiere la participación de servidores judiciales, representantes de instituciones, abogados litigantes y personas usuarias externas que utilizan los diferentes servicios institucionales. Específicamente, los servidores de la Contraloría que participan de la buena práctica son la Contralora, el Subcontralor y los Contralores Regionales, los cuales cuentan con el personal de apoyo necesario cuando es requerido.
- ¿Por qué es una buena práctica? Haga una descripción detallada de la misma.
La Contraloría de Servicios del Poder Judicial, conciente de la importancia de propiciar espacios que permitan el aporte de la ciudadanía para identificar debilidades del servicio público que brinda, así como oportunidades de mejora, crea a partir del año 2002 la Comisión de Personas Usuarias del Poder Judicial.
Poder Judicial
Concurso “ Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”
Esta Comisión, es un espacio en el que un grupo de ciudadanos conocedores de la dinámica del Poder Judicial, mayoritariamente abogados litigantes con amplia trayectoria, experiencia y reputación intachable, junto con representantes del Colegio de Abogados, de la Asociación de Abogados, de la Procuraduría General de la República, del Instituto Nacional de la Mujer (INAMU), Tribunal Supremo de Elecciones y Consejo Superior del Poder Judicial (En el caso de la Comisión de Usuarios de San José), entre otros, se reúnen en forma periódica, usualmente una vez al mes, para analizar temas y generar propuestas encaminadas a mejorar la prestación del servicio público de administración de justicia.
La Comisión funge como un órgano asesor de la Contraloría de Servicios y se ha dedicado al análisis y discusión de temas de interés para los usuarios y las usuarias del Poder Judicial, efectuando recomendaciones a las instancias superiores en busca del mejoramiento del servicio.
Actualmente, y con el objetivo de ampliar los beneficios que ofrece el mecanismo de participación para la mejoría del servicio y la imagen institucional, existen en funcionamiento Comisiones de Personas Usuarias Regionales en Alajuela, Heredia, Cartago, Limón, Liberia y Pérez Zeledón. Así mismo, ya se han realizado las las invitaciones necesarias para integrar Comisiones de este tipo en Puntarenas, Corredores y San Carlos.
Tomando en consideración lo explicado con anterioridad, consideramos que la conformación de espacios en los cuales se pueda contar con el aporte de personas usuarias es una buena práctica porque viene a llenar un vacío en cuanto a participación ciudadana en lo que se refiere al sistema de administración de justicia costarricense.
- Factores externos que pueden afectar la buena práctica.
Producto de la implementación de esta práctica, se ha podido identificar como la principal limitación la dificultad de contar quorum adecuado para llevar a cabo las sesiones programadas, esto, debido a las múltiples ocupaciones de sus integrantes y su disponibilidad horaria.
No obstante, como medida para prevenir la suspención de las reuniones, se ha ampliado el número de integrantes de la Comisión, lo cual a su vez ha permitido diversificar la representación de las instituciones externas que participan y así tener criterios desde una óptica diferente.
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Concurso “ Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”
- Factores de éxito que inciden en la buena práctica.
Existen varios factores que han incidido directamente en el éxito de la buena práctica como lo son la constancia y la seriedad de los integrantes de cada una de las diferentes comisiones a nivel regional, no obstate se podría decir que tal vez la más importante sea la disposición de las personas integrantes integrantes de participar y aportar, sin ninguna remuneración a cambio, simplemente con el deseo de que se puedan evidenciar mejoras en el servicio que brinda el Poder Judicial.
- Impacto observado en la solución del problema.
Desde la creación de la primera Comisión de Personas Usuarias en San José, se han generado una serie de gestiones y sugerencias a las instancias superiores, con el fin de que estas tengan conocimiento de los problemas que aquejan a las personas usuarias y se tomen las medidas preventivas o correctivas pertinentes. Es importante mencionar que se han logrado obtener muy buenos resultados y un gran impacto en la solución de los problemas detectados por la comisión, en pro de las personas usuarias del Poder Judicial.
Algunos ejemplos de los temas valorados y remitidos para el conocimiento del Consejo Superior son los siguientes:
a. Ampliación del horario de recepción de documentos en el Segundo Circuito Judicial.
b. Apertura de ventanillas de atención exclusiva para los profesionales en derecho.
c. Eliminación del requisito de la presentación de la cédula de identidad o documento idóneo similar a todas las personas usuarias que se presenten a hacer entrega de documentos ante cualquier despacho judicial.
d. Propuesta para el uso del correo interno para la distribución de gestiones de las personas usuarias.
e. Creación de un registro o índice computarizado de asuntos por despacho.
f. Deber de puntualidad de los empleados judiciales.
g. Eliminación de las mamparas o biombos.
- Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.
Es importante que de previo a establecer algún mecanismo de participación ciudadana que propicie sugerencias en relación con el servicio brindado por las oficinas judiciales, se tome en consideración la representatividad de la población que participa, con el objetivo de que se puedan identificar problemáticas comunes y no intereses personales.
- Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.
Es recomendable la replica de la buena práctica, ya que éstos espacios propician la participación de las personas usuarias en el proceso de mejora de los servicios institucionales y el aporte, desde una óptica externa, promueve la transparencia y la apertura del Poder Judicial.
- Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.
Dada la naturaleza de la práctica propuesta, resulta difícil establecer parámetros cuantitativos que permitan medir su éxito, no obstante, los aportes generados pueden resultar siendo muy valiosos de cara a la humanización y mejora constante de los servicios institucionales.
Algunas variables que se pueden considerar son: reuniones realizadas, problemas identificados y gestiones realizadas.
- Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).
La Contraloría de Servicios se encuentra integrada al ámbito administrativo de la institución.
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Concurso “ Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva, siempre y cuando se esté aplicando.
La creación de la Comisión de Usuarios data del año 2002.