Formulario de Inscripción

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2015, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

 

Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.

 

 

1. Nombre de la buena prá

 

Eliminación de “carátulas de activos” en las remesas de expedientes que se transfieren al Archivo Judicial

 

2. Nombre, número de teléfono, lugar de la oficina y ubicación geográfica.

 

            Archivo Judicial, 2267-1554, Ciudad Judicial-San Joaquín de Flores,

 

3. Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.

 

Patricia Ugalde, German Viales Vargas, Manuel Sánchez Sánchez, Ricardo Pérez Umaña y Erick Pow Hing Cordero.

 

4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.

 

• El Proceso a mejorar es: el de Remesado de expedientes en los despachos Judici
• Problemas que se pretenden solucionar:
  1. Uso irracional de papel.
  2. Gran cantidad de tiempo invertido en el proceso de confección de carátulas.

 

5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta.

 

            En acatamiento al “Programa Institucional hacia Cero Papel”, se pretende eliminar el uso de “carátulas de Activos” de los expedientes pertenecientes a las remesas que confeccionan los despachos.

            Al Archivo Judicial por año ingresa una media de 286.000 expedientes, de los cuáles en promedio 49.000 se encuentran en trámite y se debe de enviar una carátula de Activo al Archivo Judicial. Esto, genera un gasto innecesario de recursos ya que para la confección de éstas se requiere imprimir, firmar y sellar cada una.
           
            Actualmente en el Archivo Judicial se custodian estas carátulas que ocupan un espacio considerable y a la vez muy necesario para atender las nuevas solicitudes de recibo de expedientes que gestionan los despachos judiciales de todo el país; esto debido a la aplicación de los diversos programas que promueve la institución (expediente electrónico, modelo oralidad, entre otros) y que al tratarse de expedientes de reciente data una parte importante de éstos, se encuentran aún en trámite en el despacho y por lo cual la confección de estas carátulas afecta considerablemente la gestión documental en la institución y su impacto desmejora la calidad del servicio que se brinda.
La buena práctica consiste en eliminar la confección de la carátula, en el entendido que los expedientes en trámite serán trasferidos al Archivo Judicial hasta que finalice su gestión.

6. Impacto observado en la solución del problema.

 

• Ahorro considerable de papel
• Agilidad en el proceso de remesado
• Utilización eficaz y eficiente del Recurso Humano.

 

7. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

           

• Crear conciencia en el personal de los despachos y oficinas judiciales.
• Fomentar la correcta gestión documental en todo el Poder Judicial.

 

8. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

 

      La propuesta de mejora está colaborando con el logro de los objetivos institucionales de una manera eficaz y eficiente.

     

9. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

 

• Cantidad de carátulas impresas
• Tiempo empleado por un colaborador en la confección de carátulas.

 

10. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia.

           

            Administrativo

 

11. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.

 

      1 de julio de 2015

 

Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.)  o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 

 

Fecha límite de inscripción: del 1° de abril al 30 de junio de 2015

“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1

 

 

¹ “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006.

 

 

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