Concurso " Buenas Prácticas en las Oficinas de Poder Judicial " 2011
1.Nombre de la buena práctica:
Implementación de nuevo procedimiento en el envío de información (archivos de autorizaciones,depósitos,pagos,errores y modificaciones), del Sistema de Depósitos Judiciales al Banco de Costa Rica.
2.Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica:
Sección Cuentas Corrientes. Administración Regional I Circuito Judicial Zona Sur. Pérez Zeledón.
3.Nombre de los Servidores que ejecutan la buena práctica:
Arguedas Monge Iveth
Cordero Camacho Anyelina
Fallas Martínez Lidieth
Guzmán Víquez Cindy
Jiménez Lizano Lorena
Pérez Zúñiga Klary
4.Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar:
El proceso que se quiere mejorar es el envío de archivos al Banco de Costa Rica, ya que al realizarse solo el envío de la tarde, los usuarios internos como externos, deben esperar hasta varios días para que la información aparezca en el Banco. Esto implica por ejemplo:
Que si en el caso de una pensión alimentaria que fue depositada el día 20/06/2011, este depósito ingresa al SDJ hasta el 21/06/2011 cuando el encargado del SDJ baja los archivos enviados por el BCR.
En el caso de que el expediente al que se depositó esta pensión no tenga pago automático, este depósito deberá ser autorizado en el Despacho.
Partiendo del supuesto de que esta autorización se realice, se apruebe el mismo día o sea el (21/06/2011), y se realice el envío de los archivos en la tarde(después de las 4:00pm) como esta establecido, la persona beneficiaria de esta pensión podrá retirar hasta el 22/06/2011. Ver cuadro.
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Fecha Depósito |
Aparece en SDJ |
Realiz. Aut. y |
Envío archivos |
Se paga en el |
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Aprobación |
al BCR |
BCR |
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20/06/2011 |
21/06/2011 |
21/06/2011 |
21/06/2011 |
22/06/2011 |
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(04:00pm) |
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Debemos tomar en cuenta que no siempre se realiza la aprobación de la autorización el mismo día que se incluyo , por lo que esto retrasa la fecha de envío al banco. Ejemplo:
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Fecha |
Aparece en |
Realiza la |
Juez Aprueba |
Envío |
Se paga en el |
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Depósito |
SDJ |
Autorización |
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archivos al |
BCR |
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BCR |
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20/06/2011 |
21/06/2011 |
21/06/2011 |
22/06/2011 |
22/06/2011(04 |
23/06/2011 |
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:00PM) |
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Como se puede apreciar el problema que se pretende solucionar es que una vez ya aprobado por el juez; la información no se deba esperar todo un día más para que la misma se refleje en el banco y así aprovechar la tecnología disponible.
- Explicación detallada de la buena práctica:
Los casos nuevos que el despacho tramita diariamente en el sistema, así como las autorizaciones y las modificaciones son generadas en el sistema. El SDJ incluye no solamente expedientes de pensiones alimentarias, sino también procesos civiles,familia y penales.
El nombre de estos archivos es la fecha actual, que corresponde al día en que se generan mas la extensión que identifica cuál es la información que tiene cada archivo. Por ejemplo, los archivos que se generan el lunes 18 de junio de 2011 con la información que tramitó ese día el despacho, serán los siguientes:
El archivo de casos nuevos 18062011.CAS.
El archivo de fraccionamiento es decir las partes nuevas de los expedientes 18062011.FRA.
El archivo de autorizaciones 18062011.AUP.
El archivo de modificaciones 18062011.MOD.
El archivo de boletas 18062011BOL.
Estos archivos se guardan en la siguiente dirección: C:\DATOS\PJ y de esta dirección se suben a la página del BCR.
Con base en lo anterior la buena práctica consiste en aplicar no una vez el envío de archivos sino dos. Lo anterior lo realizamos de la siguiente forma:
PROCEDIMIENTO PARA ENVIAR ARCHIVOS DEL PODER JUDICIAL AL BCR
(DESPUÉS DE LAS 11 AM Y DESPUÉS DE LAS 16:00PM)
EL DIRECTORIO EN EL QUE SE GUARDAN LOS ARCHIVOS QUE SE GENERAN EN EL SDJ
ES: C /DATOS / PJ
SE REALIZAN DOS ENVÍOS AL DÍA. LOS DEL ENVIÓ DE LA MAÑANA QUEDAN EN EL SIGUIENTE FORMATO:
18062011-AM.MOD
18062011-AM.CAS
18062011-AM.FRA
18062011-AM.AUP
EL FORMATO EN EL QUE GENERA LOS ARCHIVOS DE LA TARDE ES EL MISMO PERO SIN EL AM. EN C/DATOS/PJ DEBE CREARSE UNA CARPETA CON EL NOMBRE DEL AÑO(2011) Y DENTRO DE ESTA UNA CARPETA CON EL MES, EN LA CUAL SE GUARDARAN LOS ENVÍOS.
Después de las 11 :00am se generan los archivos y se envían al banco.
El Banco los aplica a las 12.00pm
El encargado del SDJ baja el archivo de respuesta y lo aplica para verificar que no hay errores.
De esta forma toda la información que se encuentre aprobada por los jueces en la mañana estará actualizada y disponible en el Banco despúes del medio día y después de las 4:00pm volvemos a realizar el procedimiento para enviar la información de lo que se realizó y se aprobó en las tardes, lo cual aparecerá al día siguiente en el banco.
Existen dos herramientas tecnológicas que hacen posible la realización de los dos envíos:
- El Sistema de Depósitos Judiciales cuenta con la aplicación para diferenciar los archivos generados en la mañana y los archivos generados en la tarde, ya que como indicamos a los archivos de la mañana, el sistema automáticamente les agrega AM.
- El sistema del Banco de Costa Rica corre automáticamente a las 12.00 medio día. Lo que nos permite enviar los archivos y que los mismos sean aplicados.
De este modo brindamos una mejor atención a la persona usuaria interna y externa, aprovechamos la tecnología disponible y realizamos acciones orientadas a disminuir el retraso y por ende brindar un mejor servicio.
6.Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta:
Reducción del gasto de papel.
Aplicación de menos cargas manejadas.
Reducción de autorizaciones o inclusión de expedientes en línea. Disminución en llamadas telefónicas.
Detección y corrección de errores con anticipación.
- Ámbito al que pertenece esta oficina: ÁMBITO ADMINISTRATIVO
8.Fecha desde que se ejecuta la buena práctica: Inicios del 2009.