Poder Judicial
Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, 2011
Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
- Nombre de la buena práctica : Matriz de Control y Seguimiento de Acuerdos de la Comisión de Valores
- Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica. Secretaría Técnica de Ética y Valores, IV Piso del Edificio de la Corte Suprema de Justicia, I Circuito Judicial de San José, San José, Barrio González Lahman.
- Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta. Olga Ovares Araya y Milagros Sánchez Araya
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar. Proceso de seguimiento y control de acuerdos de las sesiones de trabajo de la Comisión de Valores, pretende ofrecer un seguimiento a la ejecución los acuerdos hasta lograr el 100 % de su ejecución, mantener un registro de las personas responsables del cumplimiento del acuerdo, cuantificar y registrar todas las acciones llevadas a cabo, el porcentaje de cumplimiento y el registro de todos aquellos factores que de una u otra forma podrían incidir en el cumplimiento y puesta en marcha de los acuerdos tomados en la Comisión de Valores. Funciona como mecanismo de control de actividades y rendición de cuentas hacia las personas integrantes de la Comisión de Valores por cuanto cada cuatro meses se hace un envío de la matriz, que permite visualizar la cuantificación de los logros y avances de manera porcentual y reduce el tiempo de relectura de las actas para buscar temas de interés ya acordados. Fortalece la gestión de la Comisión de Valores al tener referencias de temas ya tratados y acordados, así como potencia la rendición de cuentas y la transparencia ante los grupos de interés.
5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta. Esta práctica se instrumentaliza con una matriz de seis columnas, en la primera se registra el número de acta a la cual pertenecen los acuerdos. En la segunda, se anotan los acuerdos tomados por la Comisión de Valores, de manera detallada. En la tercera columna se registra el porcentaje de cumplimiento del acuerdo. En la cuarta columna se realiza una descripción de todas las gestiones hechas ya sea por las personas integrantes de la Comisión de Valores o bien de la Secretaría de Ética y Valores, encargadas de dar cumplimiento al acuerdo en mención. Esta descripción incluye: coordinaciones, remisiones de correspondencia, llamadas telefónicas y cualquier otra gestión necesaria con su respectiva fecha, esto se establece como evidencia en el cumplimiento del acuerdo. En la quinta columna queda registrado el nombre de las personas o instancias responsables del cumplimiento del acuerdo y en la sexta se documentan todas las anotaciones relevantes relativas a aspectos que hayan favorecido o no el cumplimiento del acuerdo.
- Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta. El cumplimiento de los acuerdos es medido de manera porcentual, hecha la revisión de las gestiones realizadas se va determinando el porcentaje de avance o logro de los acuerdos tomados.
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo). Pertenecemos al ámbito administrativo
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva. El Control y seguimiento de acuerdos se ejecuta desde el año 2008, una vez constituida la Secretaría Técnica de Ética y Valores.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional. Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas”(Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
La fecha límite de inscripción es el 1° de julio de 2011.
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1
- “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006