Formulario de Inscripción
Concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, detalle de la buena práctica:
- Nombre de la buena práctica:
- Pizarra de proveído y aportación de temas.
- Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica:
Juzgado Civil y Trabajo de Mayor Cuantía, II Circuito Judicial Alajuela, Tribunales de Justicia de San Carlos.
- Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta:
- Adolfo Mora Arce.
- Personal del Despacho.
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar:
- Se requiere mejorar el que de las propuestas anotadas en la Pizarra de proveído y aportación de temas, una vez analizadas en la reunión mensual, salga como resultado una serie de directrices por escrito, se detecten riesgos para el SEVRI, se genere orden en los procesos mediante directrices por escrito.
- El problema que se soluciona es que anteriormente cada Auxiliar Judicial, pasaba a la jefatura, un detalle del proveído y se tomaba por separado la estadística, se archivaba y no se daba seguimiento a los porcentajes de asuntos resueltos, únicamente se consideraba el porcentaje que tenía que sacar y debía cumplir con el promedio establecido de sesenta expedientes resueltos por semana, razón por la cual se crea la propuesta, para que aunado a los expedientes resueltos el personal analice los resultados obtenidos en conjunto y aporte ideas para mejorar las labores diarias.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta:
Como proyecto para medir la cantidad de asuntos resueltos por semana por parte de los Auxiliares Judiciales, crear bitácora de los informes que presentan sobre el proveído, se instala una pizarra acrílica en el área común del Juzgado, con el fin de anotar por auxiliar judicial y por semana la cantidad de asuntos que resuelven, reflejándose los picos altos y bajos numéricamente de los expedientes resueltos.
Para mantener actualizada la información del desarrollo diario de los auxiliares, anotar aportes y sugerencia del personal, se incentivo a que en la pizarra anoten lo que consideren importante tratar en las reuniones mensuales, para darle seguimiento y solventar las inquietudes planteadas, que hasta no ser resueltas en su totalidad no son borradas de la pizarra.
Para crear bitácora y coadyuvar en el control interno y con el SEVRI del Juzgado, se lleva un libro de actas, donde queda plasmado toda anotación hecha en la pizarra y su seguimiento, también el consecutivo del proveído mensual por auxiliar judicial. El libro de actas lo lleva el Lic. Adolfo Mora Arce, juez coordinador del despacho.
La implementación de la buena práctica de la Pizarra de proveído y aportación de temas, ayuda a tratar temas del diario vivir de la oficina, retomar los procedimientos, anotar circulares, que son analizados en la reunión mensual de personal. Este sistema incentiva al personal a que anote cualquier tema que considere, también algún asunto que esté generando debilitamiento en el control interno de la oficina o alguna alarma que active un riesgo para la oficina.
- Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta:
El mecanismo de medición de la Pizarra de proveído y aportación de temas, es mediante un libro de actas que data del año 2005, donde a partir del año 201 se evidencia las actas de reunión sobre los temas propuestos por el personal del despacho, el porcentaje de proveído semanal y detallado mensualmente por auxiliar judicial.
El éxito de la práctica radica en la anuencia del personal para externar asuntos de interés para el despacho y temas sombre el desarrollo de las funciones diarias, reflejándose la anuencia a realizar las anotaciones en la pizarra, sobre cualquier tema que consideren necesario plantear en las reuniones mensuales.
Otro mecanismo es la competencia sana que genera entre el personal, al medirse semana a semana, por medio de la cantidad de expedientes resueltos, lo que pueden mejorar o bien tener un porcentaje mayor de resolución con respecto a otro compañero.
La competitividad y el detalle en la pizarra del promedio de expedientes resueltos, sirve para felicitar a la persona que obtenga la mayor resolución en la semana, lo que ha generado un ambiente agradable sobre el tema.
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo):
- Ámbito Jurisdiccional.
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva:
- Se ejecuta desde el mes de noviembre del año 2010.