Poder Judicial

 

Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, 2011

 

 

Formulario de Inscripción

 

N°70

 

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:

 

 

1. Nombre de la buena práctica: PROTOCOLO DE ATENCIÓN INTEGRAL PREFERENTE A LA PERSONA ADULTA MAYOR

 

2. Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica. CENTRO DE CONCILIACION DEL PODER JUDICIAL, Segundo piso de los Tribunales de Justicia. ADMINISTRACION REGIONAL DE NICOYA Y ADMINISTRACION REGIONAL DE SANTA CRUZ. Ubicados en los Tribunales de Justicia de Santa Cruz y Nicoya, Guanacaste.

 

3. Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta. Jueza Conciliadora: Karla Montenegro Meza, Técnica Judicial: Gabriela Ruíz Juárez, Personal meritorio: Yuh Long Acón Li y Mario Pérez Matarrita. Participantes: Oficina de recepción de documentos, Unidad de citaciones y localizaciones, Oficina Centralizada de Notificaciones, Contraloría de Servicios, Oficiales de Seguridad, Contraloría de Servicios en Santa Cruz y Nicoya.

 

4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar. Brindar efectivamente una atención preferencial a la persona adulta mayor, de conformidad con la circular Nº 61-08 del Consejo Superior: Políticas para garantizar el adecuado acceso a la justicia de la persona adulta mayor, logrando una adecuada identificación de los expedientes, procesos, gestiones y solicitudes en los que participa una persona adulta mayor.

 

5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta La circular Nº 61-08, establece la utilización de una carátula de distinto color, para identificar los expedientes judiciales en los cuales figure como parte una persona adulta mayor, entre otras acciones a seguir, para brindar una atención preferente a esta población.

 

 

La idea es que resalten estos expedientes y brindarles un trámite ágil, especializado y humanizado a los procesos judiciales en que sea parte una persona adulta mayor, y para lo anterior se ha habilitado una casilla específica en los despachos judiciales.

 

El Centro de Conciliación de Santa Cruz, desde el año 2009, ha ido diseñando de forma paulatina y casuísticamente una serie de acciones para hacer efectiva esa atención preferente, entre las que se destacan:

 

1. Reservar en la agenda de la oficina dos horas al día, uno en la audiencia de la mañana y otro en la audiencia de la tarde destinados a atención de la persona adulta mayor. Lo anterior con la finalidad, de poder brindar efectivamente una atención preferente.

 

2. Una vez que los expedientes son itinerados, se ubican en la casilla de revisión de admisibilidad, y como la jueza conciliadora atiende otros despachos, la revisión de admisibilidad puede durar en ocasiones hasta cuatro días. Para el caso de adulto mayor, desde que ingresa el expediente a la oficina, la técnica judicial o los meritorios de la oficina, deben buscar el número de teléfono de las partes para consultar el interés en la audiencia de conciliación, y de resultar así, también coordinar el horario que resulte conveniente para la persona adulta mayor, o la imposibilidad que pueda tener para trasladarse a los Tribunales de Justicia, a efectos de coordinar el traslado de la jueza y demás funcionarios que deban participar en la audiencia (Fiscalía y Defensa Pública, si se trata de un asunto penal), al lugar de residencia de la persona adulta mayor. Verificado el interés el expediente se convoca para la fecha reservada con antelación, que va a ser una fecha más próxima que los demás asuntos que hayan ingresado a la oficina, en razón de la atención preferencial que debe brindarse a estos procesos.

 

3. Se han realizado reuniones con la Unidad de citaciones y localizaciones y la OCN, y se diseñó una cédula de citación y una cédula de notificación, donde se indica que pertenece a un expediente del cual es parte una persona adulta mayor, por lo que el citador o el notificador deberá dar prioridad a esa citación o notificación. En caso de que la cita o la notificación no haya podido realizarse se comunicará por correo electrónico o llamada telefónica al Centro de Conciliación, sobre el inconveniente presentado a efectos de comunicar efectivamente la convocatoria a las partes. Debido a lo anterior, es preciso que aunque la fecha de señalamiento pueda estar próxima, si no existe un número telefónico, correo o fax para comunicarle a las partes, y deba hacerse por citación, tiene que existir un lapso prudencial de al menos dos semanas, para poder solventar los inconvenientes de la falta de citación.

 

4. Para el día de la audiencia, el personal de vigilancia, previa coordinación y comunicación con el Centro de Conciliación, estará enterado de la hora y asunto que tiene señalamiento, y además se brindará (esta parte todavía no se ha realizado) una charla con dicho personal de sensibilización e

 

 

 

información sobre los derechos de la persona adulta mayor. De modo que en los casos en que determinen que una persona adulta mayor tiene una diligencia judicial, se le pueda ayudar a determinar donde es dicha audiencia, que se le indique que hay ascensor, donde se encuentra, saber si precisa ser atendido o atendida en la planta baja, entre otros aspectos.

 

5. El día de la audiencia de conciliación, el personal auxiliar está informado y capacitado para estar pendiente de la atención de la persona adulta mayor, determinar si las partes del proceso ya se encuentran presente, e incluso si antes de la hora convocada, la jueza conciliadora no está atendiendo otra audiencia, serán atendidos de forma inmediata. Una vez realizada la audiencia correspondiente, si se dio un acuerdo conciliatorio sin sujeción a plazo o no se logró ningún acuerdo, en el mismo acto se ordenará la remisión del expediente a su despacho de origen para que se continúe con el proceso.

 

6. Se encuentra pendiente una reunión con los juzgados contravencionales y otros despachos en los que sea posible, para coordinar agendas y convocar para audiencia de conciliación y juicio (o recepción de pruebas) a efectos de reducir el número de veces en que deban trasladarse a los tribunales para las diligencias.

 

7. Reunión con la Contraloría de Servicios a efectos de que se de una campaña informativa a los usuarios y usuarias adultas mayores, instándoles a que presenten su queja, si habiendo indicado su condición de adulto mayor no ha recibido un trato preferente.

 

A pesar de la implementación o coordinación de estas acciones, hemos logrado detectar que los asuntos donde más se utiliza la carátula color terracota son los procesos contravencionales o de pensiones alimentarias. Hemos visto que en ocasiones el expediente no se ha identificado y hasta el momento de la audiencia de conciliación se logró determinar que se trataba de una persona adulta mayor. En los procesos de familia, laboral, civil, o en cualquier otra materia donde la demanda sea presentada mediante abogado o abogada, o en los casos en que la persona adulta mayor sea la parte demandada o imputada, no se puede determinar esa situación hasta que ya se ha hecho la diligencia correspondiente, y el expediente no ha recibido la atención preferencial que se encuentra establecida en las circulares 61-08, 05-09, 01-09, 11-09, 37-09, entre otras.

 

Para solucionar este inconveniente, el Centro de Conciliación en coordinación con la Administración Regional de Nicoya y Santa Cruz, ha implementado una serie de medidas para detectar desde el

inicio del proceso la presencia de una persona adulta mayor: Inspirados en la práctica del Juzgado de Familia de Santa Cruz, donde a todos los expedientes que ingresan al despacho les hacen consulta a las partes por medio del Registro Civil, para determinar la fecha de nacimiento de ellas. La idea es brindar la atención preferencial a la persona adulta mayor de una forma integral, desde antes de su ingreso a los Tribunales, en el puesto de vigilancia, en la Oficina de Recepción de Documentos, donde

 

 

 

al presentarse la demanda se hará la consulta al Registro Civil, y si una de las partes es adulta mayor, se estampará un sello con las siglas PAM, y se le consultará a la persona que presenta la demanda, escrito o proceso un número telefónico para localizar a la parte, la demanda presentada será remitida al Despacho correspondiente de forma preferente. Dicha atención preferente deberá continuarse en el despacho, con las citaciones, las notificaciones, la remisión del expediente a algún otro despacho u oficina.

 

Igualmente se ha planteado la coordinación con el Colegio de Abogados y Abogadas, para que se emita un comunicado a sus agremiados, sobre la importancia de incluir la fecha de nacimiento y número telefónico en los procesos en que sea parte o interviniente una persona adulta mayor, y comunicarles que la persona adulta mayor debe indicar su condición de tal y solicitar el carnét correspondiente.

 

6. Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta. Como mecanismo de medición del éxito de la práctica se piensa en comparar de forma cuantitativa la diferencia en la duración de los procesos en los expedientes donde no es parte una persona adulta mayor o en los que siendo parte, no se brindó el trámite preferencial debido a la falta de identificación del expediente. También se puede medir el éxito de la práctica por medio de una pequeña encuesta a realizar al final de la audiencia o gestión, sobre la forma en que se sintió atendida esa persona.

 

7. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo). El Centro de Conciliación pertenece al ámbito jurisdiccional , las Administraciones Regionales de Santa Cruz y Nicoya, al ámbito administrativo.

 

8. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva. La atención preferencial a la persona adulta mayor por parte del Centro de Conciliación se ha venido documentando desde el año 2009, y la implementación de estas políticas de forma integral, es una práctica nueva que empezará a implementarse a partir del mes de julio del 2011.

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional. Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas”(Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 

 

 

La fecha límite de inscripción es el 1° de julio de 2011.

 

 

 

 

“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".¹

 

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• “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006