Poder Judicial
Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, 2011
Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
- Nombre de la buena práctica
Protocolo de seguimiento al Plan Estratégico y Planes Anuales Operativos de la Defensa Pública
- Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica. Dirección de la Defensa Pública. Ubicación San José.
- Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.
Comisión de seguimiento al Plan Estratégico de la Defensa Pública encabezada por la directora de la Defensa Pública, licenciada Marta Iris Muñoz Cascante.
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.
Seguimiento sistemático de seguimiento semestral al Plan Estratégico Quinquenal y trimestral a los Planes Anuales Operativos.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta
La Dirección de la Defensa Pública conformó una comisión de seguimiento al Plan Estratégico Quinquenal, el cual desarrolló un protocolo que se ha utilizado para evaluar la Planificación Estratégica y que se ha implementado de manera sistemática y que consiste en lo siguiente:
-Se informa permanentemente sobre el Plan Estratégico en Reuniones de Coordinadores y a través de comunicados electrónicos.
-Cada seis Meses, Se recaba la información de los resultados de los Planes Estratégicos Regionales con los Coordinadores respectivos y a lo interno de la Defensa Pública se solicita la información a los responsables. Se establece como plazo de presentación 10 días hábiles (dos semanas).
-Se consolida por parte de la Unidad Administrativa la información en el machote de informe correspondiente.
-Se convoca a reunión a la Comisión de Seguimiento del Plan Estratégico de la Defensa Pública, a fin de analizar los resultados.
-Se analizan resultados, se corrigen y agregan datos (incluyendo digitalmente los documentos que respalden y demuestren la consecución de los objetivos planteados). Además, en caso de que sea necesario se convoca a la reunión a algún responsable de algún tema o acción estratégico para que amplíe su informe, o bien lo aclare.
En caso de que del análisis del documento se determine que algún objetivo u acción esta pendiente, se procede a tomar las medidas pertinentes para su consecución las cuales pueden incluir reuniones de trabajo, coordinaciones internas o externas, gestiones, etc a fin de lo lograr el cumplimiento total del plan, con el consecuente beneficio para la persona usuaria.
- Se vigilan que los ejes transversales aprobados por Corte Plena a nivel institucional, se encuentren incorporados a los objetivos y acciones, y en caso necesario, se incorporan.
-Se brinda el visto bueno al informe y se remite al Depto. De Planificación.
-Este protocolo se utiliza para las evaluaciones semestrales del Plan Estratégico Quinquenal y para el Plan Estratégico Anual, cuyos resultados son presentados a la Comisión de Seguimiento del Plan Estratégico del Poder Judicial y al Ministerio de Hacienda.
Como complemento a lo anterior, se incorporó como política de seguimiento y evaluación de los Planes Anuales Operativos de las oficinas de la Defensa Pública en todo el país, realizar evaluaciones trimestrales, que permitan un seguimiento constante en procura el cumplimiento de las metas planteadas.
Para el seguimiento de los PAO, se cuenta igualmente con un protocolo el cual consiste:
- A inicios de cada año la Unidad Administrativa de la Defensa Pública, adecua los Planes Anuales Operativos de las Oficinas y Unidades internas de la Defensa Pública, en un formato de evaluación y seguimiento otorgado por el Departamento de Planificación.
- De manera trimestral se solicita a cada Oficina y Unidad Interna completar el formulario de seguimiento que comprende marcar el nivel de avance de los objetivos (Realizado, Parcialmente realizado, No realizado), con la debida fundamentación en la columna de resultado. Se establece como plazo de presentación 10 días hábiles (dos semanas).
- Si la fundamentación del resultado no es clara o requiere de un mayor detalle se le solicita al responsable la ampliación respectiva.
- Los resultados cuantitativos del cumplimiento trimestral son presentados en un cuadro resumen, que indica la cantidad de objetivos por oficina que se hay realizado, o se encuentran parcialmente realizado o no realizados, por lo que, por trimestre se cuenta con el dato porcentual de cumplimiento por oficina, así como del total de toda la Defensa Pública.
Es importante indicar que todo el proceso de evaluación y seguimiento del Plan Estratégico y Planes Anuales Operativos, se realiza de manera electrónica.
- Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta.
Ha permitido de manera anual observar mejoras en el porcentaje de cumplimiento de los objetivos y metas planteadas, al comparase con años anteriores. Esta situación ha permitido que se nos haya reconocido por parte del Departamento de Planificación, el avance en los objetivos estratégicos planteados, y mas allá del aspecto de control administrativo ha impactado positivamente el servicio a la persona usuaria porque se han realizado de manera efectiva acciones para satisfacer sus necesidades con calidad técnica y servicio humanizado.
Incluso, a finales del año 2010 se nos ha visitado por parte de funcionarios del Departamento de Auditoria, quien informados del avance que hemos tenido en este campo, han mostrado interés en conocer
la práctica para plantearla como recomendación a distintos despachos por la efectividad que ha mostrado y los resultados positivos obtenidos.
A continuación se adjunta un ejemplo del seguimiento del Plan Estratégico Quinquenal, específicamente a lo que a los proyectos de la Defensa Pública se refiere. Cabe señalar, que se adjunta un ejemplo de los primeros 9 proyectos, ya que la evaluación completa es un documento de 27 megas que no es posible trasladarlo por correo electrónico:
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Estos protocolos fueron puestos en la práctica a partir del año 2008 y a partir de su implementación se pueden observar avances importantes en la consecución de los proyectos. Adjunto se presenta de manera cuantitativa el grado de avance a partir del año 2008, mediante el cual se puede observa que en el 2008 se tenía un 49% (7 de 18) de proyectos realizados y al finalizar el 2010 se tiene un 84% (15 de 18) de proyectos finalizados.
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- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo).
Auxiliar de Justicia
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva. Desde finales del año 2008.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional. Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas”(Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
La fecha límite de inscripción es el 1° de julio de 2011.
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1
- “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006