FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN
CONCURSO DE BUENAS PRACTICAS
Nombre de la práctica: Sello para inscripción de antecedentes penales
Oficina: Tribunal de Flagrancias, I Circuito Judicial de Alajuela
Nombres de los servidores: Licda. Ligia Arias Alegría, Jueza, Cinthia Adaníz Jiménez y Karen Murillo Córdoba técnicas judiciales.
Proceso que se requiere mejorar y problema que se pretende solucionar
En este despacho, como parte de las funciones, se debe registrar en el Sistema de Administración y Control Electrónico de Juzgamientos (SACEJ), las sentencias que se imponen a una determinada persona, sea condenatoria o sobreseimiento por acogerse a alguna medida alterna al proceso.
Sin embargo, en diversas ocasiones las anotaciones de las sentencias no se realizaban en el sistema sin encontrar las razones claras del porqué no se anotaban y en cual parte del proceso interno se produjo el error.
Dicha situación afectaba al usuario y al Juzgado de Ejecución de la Pena, quienes ocupaban tener los antecedentes penales actualizados, el primero los requiere para opciones de empleo u otros trámites y el segundo para resolver en cuanto a los estudios para los beneficios que puede optar un persona privada de libertad o bien con una situación jurídica que debe resolverse.
Dada la situación anterior, se pretendió controlar la situación girando instrucciones a cada técnico judicial para que registrara el antecedente penal, luego pasara al juez correspondiente para la aprobación.
El técnico judicial una vez registrado, se dejaba el expediente, posteriormente se hacía una solicitud mediante SACEJ de antecedentes penales para ser agregada al expediente como comprobante de que el juzgamiento había sido inscrito.
Sin embargo, la práctica falló.
Explicación detallada de la buena práctica
La práctica que se implementó y se mantiene actualmente, es la siguiente: se envió a confeccionar un sello que lo coloca la persona que lo registra al dorso de cada expediente, preferiblemente detrás de la sentencia o resolución a registrar, el cual contiene los siguientes datos para rellenar:
Antecedentes
__ Anotado: (se coloca la fecha y la firma de la persona que hizo la anotación)
__ Aprobado: (fecha y firma del Juez o Jueza que aprobó el Registro)
__ Inscrito: (fecha y datos del asiento de inscripción)
Además se decidió que una única persona en este caso un técnico judicial colocara el sello hiciera la inscripción del antecedente penal, tomado el expediente de la casilla asignada para los efectos, también los expedientes que se reciban de los Tribunales de Apelación y de la Sala Tercera con la modificación o confirmación de la sentencia o resolución deberán colocarse en esta casilla. Esta persona una vez vencido el plazo de firmeza de la sentencia debe tomar el expediente y registrarlo en el sistema SACEJ, liberarlo y pasarlo a un único Juez o Jueza designado para la aprobación de los registros, quien también lo devuelve para la debida corrección al primero asímismo en el caso de que se deba variar la pena o realizar un cambio se utiliza el mismo sello, especificando la modificación realizada.
El Juez también tendrá los expedientes a su cargo hasta que pueda consultarlos y anotar el asiento de inscripción.
El sello con estas características nos proporciona información de la fechas y las personas responsables que realizaron el proceso y se finaliza con los datos del asiento de inscripción para comprobar la efectividad de la inscripción.
Impacto observado en la solución del proceso:
Con la implementación de esta práctica se solventaron los siguientes problemas:
- Se asegura la debida inscripción de los antecedentes penales
- Proporciona los responsables de la inscripción y aprobación
- Se evita el atraso de las inscripciones.
- Se tiene el dato del asiento de inscripción para evacuar las consultas de las oficinas que lo requieran
- Se eliminó el gasto del papel y de tinta, porque evita la impresión de documentos que se utilizaban como comprobante de la diligencia.
- Se agiliza el proceso al utilizar una marca y pocos datos para hacer el registro.
- Las personas encargadas del proceso cuentan con experiencia y pueden resolver con facilidad los problemas que se presenten con las inscripciones.
Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla
Como recomendación asignar una única persona para el proceso de inscripción como para la aprobación.
Definir un lugar para que todos los involucrados en el despacho dejen los expedientes para inscripción en un sólo lugar de acceso para los encargados.
Confeccionar el sello
Porqué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y le repliquen.
Es muy frecuente que cada determinado período el Registro Judicial informe a las
oficinas en este caso a los Juzgados y Tribunales Penales, sobre las fallas al momento de inscribir los antecedentes penales, como también no se encuentren del todo inscritos.
La práctica recomendada resulta ágil, de presupuesto mínimo y de fácil control al detectarse el faltante del sello se sabrá de inmediato que no se encuentra inscrito o que por alguna razón no se finalizó un proceso.
Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.
Este despacho a medida el resultado, mediante el informe que remite el Registro Judicial sobre las causas no inscritas, ya que son mínimos o casi ninguno el expediente que se queda sin registrar.
Ambito al que pertenece esta oficina: ámbito Juridiccional y auxiliar de justicia.
Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica: a mediados del 2015
Anuencia y disposición de que la buena práctica pueda ser compartida con otras instancias nacionales e internacionales.
En realidad esta es una práctica que se puede compartir con los Tribunales y Juzgados que tramitan el material penal a nivel nacional.