Formulario de inscripción de buenas prácticas 2017
1. Nombre de la buena práctica.
"Simplificación del proceso de levantamiento anticipado de medidas de protección"
2. Oficina Regional de Trabajo Social y Psicología del Segundo Circuito Judicial de San José, 2247-9196, 2247-9349
3. Nombre de los servidores que ejecutan y diseñaron la buena práctica propuesta
Ejecutores:
Peritos y auxiliares de la Oficina de Trabajo Social y Psicología del II Circuito Judicial de San José
Jueces y Juezas y técnicos judicial del Juzgado Contra la Violencia Doméstica del Segundo Circuito Judicial De San José.
Diseñadoras:
Licda. Ana Cristina Lizano Rodríguez
Licda. Elvis Chaves Rodríguez
MCs. Silvia Fernández Quirós
Licda. María D. Bravo Núñez
4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.
De conformidad con el artículo 5 de la Ley Contra la Violencia Doméstica, cuando una persona beneficiaria de medidas de protección, solicita el levantamiento anticipado de las medidas, se debe solicitar una valoración al Departamento de Trabajo Social y Psicología.
Anteriormente a esta práctica, se recibía la solicitud, la cual podía ser en manifestación oral en el Despacho, o por escrito. También podía ser en varios momentos, antes de la comparecencia, en la comparecencia, o bien en las audiencias de seguimiento. Dicha solicitud no era resuelta de inmediato, si no que tenía un tiempo aproximado de ocho a quince días para que se dictara la resolución donde se ordenaba la valoración por parte del Departamento encargado. Y se enviaba una boleta de referencia. Quedando a la espera del informe respectivo.
Cuando llegaba dicha boleta a la oficina de Trabajo Social y Psicología, la auxiliar
administrativa procedía a incorporar libro de ingresos de casos nuevos y designar al profesional correspondiente. Posteriormente, se le entregaba a dicho profesional quien a su vez de acuerdo a la disponibilidad de su agenda otorgaba la fecha de la cita y solicitaba nuevamente a la auxiliar administrativa que, realizara el procedimiento respectivo para que la Oficina de Comunicaciones Judiciales realizara la citación de la persona referida.
Además, la auxiliar administrativa uno o dos días anteriores a la cita realizaba llamadas de confirmación a la persona referida. Todo este trámite podía llevar un tiempo estimado de dos meses. Y el informe estaba listo en un tiempo aproximado de un mes y medio.
Recibido dicho informe en el Despacho, se procedía a dar la audiencia a las partes sobre el mismo por un plazo de tres días hábiles resolución que se notificaba a las partes. Posteriormente, se pasaba el expediente para la resolución de la solicitud del levantamiento.
5. Explicación detallada de la buena práctica
Cuando se recibe la solicitud de forma oral por manifestación en estrados o en audiencia, se procede de dos formas. Si es en estrados, el técnico encargado del expediente, coordina en ese mismo momento vía telefónica, con la Oficina de Trabajo Social y Sicología, el otorgamiento de la cita y el nombre del profesional encargado de realizar la valoración. Inmediatamente se dicta la resolución que ordena la valoración, conforme lo establece el artículo 5 de la Ley Contra la Violencia Doméstica, indicando la hora y fecha y el profesional encargado. Y en el acto se procede a notificar y citar a la persona usuaria interesada. Y se expide la boleta de referencia a la Oficina encargada con indicación los datos previamente coordinados.
Si la solicitud de levantamiento se hace en la audiencia oral (comparecencia o audiencia de seguimiento) la jueza o el juez encargado(a) coordina en ese mismo momento vía telefónica, con la Oficina de Trabajo Social y Psicología, el otorgamiento de la cita y el nombre del profesional encargado de realizar la valoración. Inmediatamente se dicta la resolución que ordena la valoración dentro del acta de comparecencia o seguimiento, conforme lo establece el artículo 5 de la Ley Contra la Violencia Doméstica, indicando la hora y fecha y el profesional encargado, siendo que la persona usuaria interesada queda notificada y citada inmediatamente con la firma del acta. Y se expide la boleta de referencia a la Oficina encargada con indicación los datos previamente coordinados.
Para tales efectos, la Oficina de Trabajo Social y Psicología del II Circuito Judicial de San José previamente implemento los siguientes lineamientos:
- Cada profesional en Trabajo social y Psicología asigna espacios semanales para citas de levantamientos de medidas de protección y los comunica a la auxiliar
administrativa designada para tal fin.
- La auxiliar administrativa encargada de los espacios de las citas para los levantamientos de medidas de protección, lleva una agenda con las fechas y horas para dicha intervención, y los asigna oportunamente, cuando el auxiliar judicial solicite el espacio. Estas citas se dan un plazo máximo de un mes.
- La auxiliar administrativa recibe la boleta de referencia, la ingresa en la base de datos y en el plan de acción.
- La profesional designada realiza la valoración solicitada por la autoridad judicial.
- Siendo que el informe se rinde en un plazo aproximado de quince días.
6. Impacto observado en la solución del problema
- Se da una atención oportuna e inmediata al usuario.
- Se ha observado reducción del ausentismo de los usuarios a la valoración social o psicológica.
- Además, se ha logrado una minimizar la utilización del recurso humano, ya que en otro momento se debía realizar la resolución por parte de los técnicos judiciales, el técnico judicial debía hacer la boleta de referencia a trabajo social y psicología, la auxiliar administrativa de la oficina de trabajo social y psicología debía asignar el caso a un profesional. El cual asignaba la cita de acuerdo a la disponibilidad de su agenda y solicitaba a la auxiliar administrativa que realizará la cita y lo enviara a la Oficina de Comunicaciones Judiciales. Es decir, que intervenían mucho recurso humano para lograr que con lo de la implementación de la nueva práctica se realice con la participación de un técnico judicial y una auxiliar administrativa.
- Reducción del recurso tecnológico, ya que no es necesario no realizar llamadas de confirmación de cita pues con la nueva buena práctica, la persona usuaria se cita personalmente en el despacho judicial y a corto plazo. Se reduce la utilización de la impresora.
- Cumplimiento con las políticas de cero papel, pues con la buena práctica implementada se reduce considerablemente el uso de papel, ya que no se deben hacer las ordenes de localización y citación e imprimir las actas de notificaciones judiciales.
- La reducción en el plazo de otorgamiento de cita, la entrega del informe y la resolución final de la solicitud conlleva al cumplimiento del principio de justicia pronta y cumplida.
7. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.
El interés y coordinación entre los despachos judiciales encargados de la materia de Violencia Doméstica y las Oficinas de Trabajo Social y Psicología de los diferentes circuitos judiciales.
8. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.
Recomendamos esta buena práctica, por todos los beneficios que ha traído al usuario, a los despachos y a la buena imagen y la maximización de recurso de la institución.
9. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.
Estadística de la Oficina de Trabajo Social y Psicología.
10. Ámbitos al que pertenecen las oficinas:
Consejo Superior (D.T.S. y P. ) y Jurisdiccional (Derecho social)
11. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.
La Buena Práctica se implementa desde marzo de 2016
12. Anuencia y disposición de que la buena práctica pueda ser compartida con otras instancias nacionales e internacionales.
Cuenta con la anuencia de ambos despachos.