Poder Judicial
Formulario de Inscripción
Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”
Las oficinas interesadas en participar en el concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, pueden presentar todas las buenas prácticas que consideren oportunas, indicando con cuales de ellas concursan.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
Nombre de la oficina y lugar: Departamento de Gestión Humana-Departamento de Tecnología
Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica: Todos los servidores y servidoras judiciales del país en sus diferentes niveles y jerarquías que se encuentran involucrados en el uso de la herramienta tecnológica.
Nombre de la buena práctica: Sistema Electrónico de Nombramientos, conocido por los usuarios como “PIN”, Proposición Inteligente de Nombramientos.
Descripción detallada de la buena práctica: Históricamente el pago a los servidores judiciales fue un serio problema, debido a la dependencia del Ministerio de Hacienda, lo cual provocaba atrasos en los salarios de los servidores judiciales, situación que afectaba la estabilidad familiar y laboral. Esta realidad tiene un cambio histórico fundamental con la contratación por parte del Poder Judicial con fondos del Proyecto Corte-BID, de una empresa para que desarrollara un nuevo sistema de pagos, escenario que dio sus primeros frutos a partir del mes de febrero del Sin embargo y pese a la gran mejora que implico el sistema que se denominó SIGA (Sistema de Gestión Administrativa), los nombramientos a cargo de las oficinas se enviaban de la forma tradicional es decir en papel a través de un formulario que se denomina Proposición de Nombramiento. Esta forma de trabajo resultaba inapropiada y obsoleta, ya que el incremento en la población producto de plazas nuevas tornaba inmanejable el gobierno de cerca de 10.000 movimientos por quincena.
Ante esta situación se busco la creación de un portal que permitiera que el viejo trámite se realizara de forma digital, pero dando un enorme valor agregado, de forma que para el usuario final la gestión se tornará totalmente transparente en su actuar pero que internamente provocará un cambio total y absoluto en la forma de trabajo. En razón de esto se diseño todo un sistema que valida, verifica y minimiza los errores más comunes en estos trámites, lo cual ha provocado un efecto más que proporcional y con una gran sinergia. A nivel interno el trámite a su vez presento una mejora sustantiva en el manejo de documentos, trámite expedito, agilización de procesos internos. Situación que ha posibilitado que pese a un crecimiento enorme de plazas nuevas se lograré una mejora en la respuesta de un pago oportuno y otros trámites asociados.
Sin embargo el sistema luego de esta primera etapa evolucionó hacia otras áreas con problemas similares a los nombramientos y con resultados positivamente sorpresivos. Específicamente el trámite de vacaciones logro gracias a este modelo sistémico de trabajo salir de una brecha de atraso de 3 meses a estar al día, ya que los registros de vacaciones son volcados digitalmente al sistema SIGA todos los días en las noches de modo que los saldos se encuentran totalmente actualizados. A su vez se integró el trámite de permisos con y sin goce de salario, situación que implico una rebajo millonaria en el pago de sumas de más. También se creo el módulo de reconocimiento de días laborados durante los cierres colectivos, lo cual permite la actualización inmediata de saldos de vacaciones. Actualmente se trabaja en el desarrollo del módulo de Horas Extra, el cual revolucionará este trámite de manera total y absoluta y en una consulta para usuario final con acceso desde intranet que permitiría conocer el estado de cada nombramiento según las fechas de corte establecida.
El sistema en realidad es toda una joya de desarrollo interno, con la intervención de servidores judiciales de los departamentos de Tecnología, Gestión Humana y cada servidor judicial involucrado. Esto es uno de los mayores valores agregados, ya que el sistema se ha adaptado a los diferentes modelos administrativos vigentes en materia de nombramientos, por ejemplo el centralizado de la Defensa Pública, el del Ministerio Público, Presidencia de la Corte hasta el de un Juzgado donde los jefes de oficina aprueban sus trámites, sin mayor complicación, con accesos seguros, perfiles delimitados, ayudas y capacitación virtual en línea.
Impacto observado en la solución del problema.
Se logra una disminución sustantiva en la brecha digital que puede existir entre las oficinas que se ubican en el primer y segundo circuitos judiciales de San José y todo el resto de oficinas del país, ya que el sistema anterior de trabajo. provocaba una desventaja más que proporcional, si a esto le sumamos los costos en que se incurría en todo el país haciendo tramitología innecesaria, traslados hacia San José que implicaban permisos lo que redundaba en atrasos, filas, empujando papeles en asuntos interminables es claro que el éxito es increíble. Es claro que la utilización inteligente del la tecnología brinda ventajas competitivas importantes y sin odiosas comparaciones la mejor muestra se observa en el Ministerio de Educación.
A su vez y gracias a la coordinación oportuna con el área de Capacitación de este departamento se desarrollo un curso virtual, que permite un acercamiento inmediato del usuario a la herramienta, a su vez y para no perder el contacto necesario se visito la mayoría de poblaciones judiciales y se capacito en el uso del sistema.
El lograr la identificación de esta brecha y permitir un sistema conectado entre sí, con acceso de todos, según un perfil delimitado es tal ves el mayor valor agregado en un tema que nos incumbe a todos y todas, ya que sistemas que automatizan un pedacito de un proceso y obligan a re-digitar la información varias veces en otras partes del proceso, son poco eficientes, son propensos a errores, no son del todo escalables y no tienen posibilidad de aumentar la productividad de los involucrados, situación que es todo lo contrario en la PIN.
Mecanismo de medición del éxito de la práctica propuesta. Agilidad de procesos, disminución de sumas giradas de más, actualización inmediata de saldos de vacaciones, cero papeles, traslados innecesarios a la capital, eficiencia, cero tramitología. Minimización en el registro de documentos, aumento en el modelo de seguridad. Mejora en el bienestar general de la población judicial, al lograrse que el tema de los trámites de nombramientos, vacaciones, disponibilidad se encuentre al día.
Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia). Todos los ámbitos del Poder Judicial han sido favorecidos con el sistema y método de trabajo, lo cual ha contribuido a la estabilidad y paz laboral en el Poder Judicial. Se trata de una herramienta que favorece a todos y cada uno de los empleados judiciales.
Fecha desde la cual se ejecuta la práctica, sin perjuicio que sea nueva, siempre y cuando se esté aplicando. Como plan piloto inicio en diciembre del 2005 en la Administración de Tribunales de San José.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional.
Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina que no los cumpla.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas” (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-43-83.
La fecha límite es el 31 de julio de 2008