Formulario de Inscripción

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:

1. Nombre de la buena práctica

Sistema Electrónico de Pago de  Horas  Extras.

2. Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica.

Departamento de  Gestión Humana y Dpto  de Tecnología de la Información.

3. Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.

 

Dpto de Gestión Humana.

Gabriela  Vargas Fernández.

Ana Yancy Zúñiga Fernández.

Rosibel Brenes Alvarado.

Ronald Calvo Coto.

 

Dpto  de Técnología de la Información.

Alberto Rojas Naranjo

 

4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.

 

 Atención  ineficiente.

 Poder  brindarles  a  los  usuarios información clara y precisa  del proceso o del estado de  su solicitud de   pago de horas extras.

 

Trámite  engorroso   de pago.

Las  horas extras debían venir firmadas por las jefaturas hacerlas llegar por diferentes medios a nuestro despacho desde lugares muy alejados.

 

Eliminar el proceso artesanal de pago.

Se eliminan el proceso manual de verificación y cálculo para determinar la cantidad de horas a cancelar. El sistema desarrollado tiene los controles de legalidad para el cobro por parte del servidor y de igual forma realiza el monto a reconocer por la labor extraordinaria.

 

Excesivo uso de  papel.

Se  recibían alrededor de  3800 hojas  de  papel mensual

 

 Agilizar el tiempo de  pago.

Se  tardaba  2  meses  para cancelar una solicitud de horas extra.

 

5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta.

 El mismo se considera una buena práctica porque rediseña los procesos logrando una mejora significativa en la  atención del servidor  judicial, contribuyendo eficientemente al que hacer  judicial y orientada a  una política de  cero papel. 

6. Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta.

 A  continuación se presenta un resumen de la buena práctica propuesta.

 

Introducción

Es un sistema electrónico  el cual permite realizar  el registro  de las  horas extra desde la oficina, donde se realiza un control cruzado por seguridad y por  normas  de  control interno, una persona registra y otra persona  aprueba que equivaldría a  una firma o autorización de las   mismas.

 

 Objetivos  General

Manejar y controlar de  una  manera electrónica  el trámite  y proceso de  pagos de  horas extras,    brindándole al servidor  una información más precisa  y adecuada del trascurso de su pago , lo que nos brinda la oportunidad de indicarle al usuario la fecha de pago, igualmente indicarles si se  encontró algún inconveniente para realizar la retribución  económica.

 

Objetivos Específicos

Agilizar el proceso de pago tanto en la forma de realizar los cálculos como en el tiempo de respuesta  de  pago.

 

Aproximadamente se  tardaba un mes y medio, dos meses para realizar el proceso de pago de un registro de  horas  extra.

 

1- Las  horas  extras se   presentan  en los  primeros 15 días del mes.

2- Se  ordenaban alfabéticamente los registros.

3- Se  desechan los registros duplicados.

4- Se  revisa  contra sistema si los registros  no han  sido cancelados.

5- Se  calculan las  horas  de  forma manual separando  jornadas,  tipos, rangos  ( 9 tipos)

6- Se  ingresan al sistema el total de horas, digitando cedula, y fechas.

7- Se  dividen el total de  horas  incluido en los  tipos  ya antes divididos.

8- Se pasa  a  un estado de  Revisada  para pago.

9-Se aprueba el pago.

 

Actualmente los  registros son ingresados en la oficina, nosotros damos un proceso que llamamos  de  Vuelco y ya caen el paso numero 9 donde se  aprueban para pago si esta bien su inclusión se  cancelan en la misma quincena que son aprobadas  por la jefatura, por  ejemplo si ingresan el 5  para fecha de  13  ya están depositadas en las  cuentas  de  los  servidores .

 

Normalmente se  recibían  unas 3800 hojas  de  papel bond a la  quincena, muchas de estas hojas  iban directamente al buzón de  reciclaje, por tratarse de registros duplicados o ya cancelados. Actualmente se usan alrededor de 20 hojas quincenales, se logró reducir en un 100%  el consumo de papel.

Es rescatable  mencionar que para el desarrollo de este sistema no fue necesario incurrir en un gasto adicional  para el Poder Judicial. Lo anterior por cuanto se realizó con la tecnología existente en la institución y con la disposición del personal del Depto de Tecnología de la Información y de los colaboradores del Departamento de Gestión Humana, quienes realizaron el proyecto en sus tiempos libres dado que en ningún momento se gestionó permiso con goce de sueldo o el cobró de horas extra por la participación en el mismo. Si bien es cierto, el aumento en la carga de trabajo resultó significativo para los  colaboradores, siempre hubo disposición para coadyuvar en la creación del sistema producto de la entrega y compromiso para con la Institución. 

 

7. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo).

 Ámbito  Administrativo

 

8. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.

  Primero de  febrero de 2011.

 

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional.  Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas”(Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.)  o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 

La fecha límite de inscripción es el 1° de julio de 2011.

 

“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1

 

 

1 “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006

 

 

Descargar documento 

 

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