Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
1. Nombre de la buena práctica
Sistema Electrónico de Pago de Horas Extras.
2. Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica.
Departamento de Gestión Humana y Dpto de Tecnología de la Información.
3. Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.
Dpto de Gestión Humana.
Gabriela Vargas Fernández.
Ana Yancy Zúñiga Fernández.
Rosibel Brenes Alvarado.
Ronald Calvo Coto.
Dpto de Técnología de la Información.
Alberto Rojas Naranjo
4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.
Atención ineficiente.
Poder brindarles a los usuarios información clara y precisa del proceso o del estado de su solicitud de pago de horas extras.
Trámite engorroso de pago.
Las horas extras debían venir firmadas por las jefaturas hacerlas llegar por diferentes medios a nuestro despacho desde lugares muy alejados.
Eliminar el proceso artesanal de pago.
Se eliminan el proceso manual de verificación y cálculo para determinar la cantidad de horas a cancelar. El sistema desarrollado tiene los controles de legalidad para el cobro por parte del servidor y de igual forma realiza el monto a reconocer por la labor extraordinaria.
Excesivo uso de papel.
Se recibían alrededor de 3800 hojas de papel mensual
Agilizar el tiempo de pago.
Se tardaba 2 meses para cancelar una solicitud de horas extra.
5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta.
El mismo se considera una buena práctica porque rediseña los procesos logrando una mejora significativa en la atención del servidor judicial, contribuyendo eficientemente al que hacer judicial y orientada a una política de cero papel.
6. Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta.
A continuación se presenta un resumen de la buena práctica propuesta.
Introducción
Es un sistema electrónico el cual permite realizar el registro de las horas extra desde la oficina, donde se realiza un control cruzado por seguridad y por normas de control interno, una persona registra y otra persona aprueba que equivaldría a una firma o autorización de las mismas.
Objetivos General
Manejar y controlar de una manera electrónica el trámite y proceso de pagos de horas extras, brindándole al servidor una información más precisa y adecuada del trascurso de su pago , lo que nos brinda la oportunidad de indicarle al usuario la fecha de pago, igualmente indicarles si se encontró algún inconveniente para realizar la retribución económica.
Objetivos Específicos
Agilizar el proceso de pago tanto en la forma de realizar los cálculos como en el tiempo de respuesta de pago.
Aproximadamente se tardaba un mes y medio, dos meses para realizar el proceso de pago de un registro de horas extra.
1- Las horas extras se presentan en los primeros 15 días del mes.
2- Se ordenaban alfabéticamente los registros.
3- Se desechan los registros duplicados.
4- Se revisa contra sistema si los registros no han sido cancelados.
5- Se calculan las horas de forma manual separando jornadas, tipos, rangos ( 9 tipos)
6- Se ingresan al sistema el total de horas, digitando cedula, y fechas.
7- Se dividen el total de horas incluido en los tipos ya antes divididos.
8- Se pasa a un estado de Revisada para pago.
9-Se aprueba el pago.
Actualmente los registros son ingresados en la oficina, nosotros damos un proceso que llamamos de Vuelco y ya caen el paso numero 9 donde se aprueban para pago si esta bien su inclusión se cancelan en la misma quincena que son aprobadas por la jefatura, por ejemplo si ingresan el 5 para fecha de 13 ya están depositadas en las cuentas de los servidores .
Normalmente se recibían unas 3800 hojas de papel bond a la quincena, muchas de estas hojas iban directamente al buzón de reciclaje, por tratarse de registros duplicados o ya cancelados. Actualmente se usan alrededor de 20 hojas quincenales, se logró reducir en un 100% el consumo de papel.
Es rescatable mencionar que para el desarrollo de este sistema no fue necesario incurrir en un gasto adicional para el Poder Judicial. Lo anterior por cuanto se realizó con la tecnología existente en la institución y con la disposición del personal del Depto de Tecnología de la Información y de los colaboradores del Departamento de Gestión Humana, quienes realizaron el proyecto en sus tiempos libres dado que en ningún momento se gestionó permiso con goce de sueldo o el cobró de horas extra por la participación en el mismo. Si bien es cierto, el aumento en la carga de trabajo resultó significativo para los colaboradores, siempre hubo disposición para coadyuvar en la creación del sistema producto de la entrega y compromiso para con la Institución.
7. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo).
Ámbito Administrativo
8. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.
Primero de febrero de 2011.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional. Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas”(Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
La fecha límite de inscripción es el 1° de julio de 2011.
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1
1 “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006