Formulario de Inscripción

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2017, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

 

Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.

 

 

  1. Nombre de la buena práctica

 

Sistema Informático de designación de nombramientos de la Defensa Pública

 

  1. Nombre de la oficina, lugar número de teléfono.

Dirección de la Defensa Pública, San José, teléfono 2211-9840

 

  1. Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.

Marta Iris Muñoz Cascante en su calidad de Directora de la Defensa Pública con la colaboración y acompañamiento de un equipo de defensores y defensoras públicas de la Unidad de Apoyo a la Dirección, de la Unidad Administrativa y de la Secretaría de la Defensa Pública en un primer momento. Actualmente, el desarrollo e implementación del citado sistema, se encuentra a cargo del personal de Contra/Parte designado por la Dirección de la Defensa Pública, en conjunto con la Dirección de Tecnología de la Información del Poder Judicial y del personal y de la empresa de desarrollo de software del Grupo Babel.

 

  1. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.

El nuevo Sistema Informático de designación de nombramientos de la Defensa Pública, tiene como objetivo la mejora y consecución de una Unidad de Nombramientos moderna y eficiente, mediante la implementación de un moderno e inédito software informático, el cual contendrá todos los datos necesarios para garantizar la eficiencia, transparencia y garantía de los derechos fundamentales y laborales de nuestras funcionarias y funcionarios.

 

  1. Explicación detallada de la buena práctica propuesta.

El nuevo Sistema Informático de designación de nombramientos de la Defensa Pública, estará ligado a la PIN y las bases de datos del Departamento de Gestión Humana, contendrá entre otras funciones: 1. la emisión de alertas en relación con los nombramientos que se encuentran próximos a vencer y la posibilidad de prorrogarlos de forma masiva y célere. 2. el fácil rastreo e identificación de las plazas designadas a nuestra Institución (si son clonadas, vespertinas, prestadas, de flagrancia, con recargo etc.). 3.  la certificación de los tiempos laborados por las y los funcionarios de la Defensa Pública (tanto en sus clases anchas como angostas), las notas de calificación de las y los funcionarios que laboran para nuestra Institución (nota construida a partir de las calificaciones de la Unidad de Selección de la Defensa Pública y la nota de la Dirección de Gestión Humana del Poder Judicial, lo cual permitirá la estructuración en orden por derecho de los oferentes, para ser utilizada como insumo para la designación de los nombramientos del personal que labora para la Defensa Pública. 4. una mayor rapidez para la digitación, ingreso y aprobación en la PIN de los nombramientos, una interfaz que relacione la información de los oferentes y de cada personero de nuestra institución, que contenga los datos necesarios (resultados de supervisiones, capacitaciones entre otros) para la designación de los puestos entre otros. Todas las anteriores funciones, se verán reflejadas en las pantallas que en específico están siendo diseñadas para tales fines.

 

  1. Impacto observado en la solución del problema.

Actualmente, el nuevo Sistema Informático de designación de nombramientos de la Defensa Pública, se encuentra diseñado y desarrollado en un 85%. De las pruebas que se han realizado sobre las pantallas y funcionalidades ya desarrolladas, se ha observado una mejoría sustancial, en la digitación, ingreso y aprobación en la PIN de los nombramientos, a la hora de prorrogar los nombramientos trimestrales y semestrales, los cuales se pueden realizar de forma masiva en cuestión de minutos, sin necesidad de ir ingresando los datos individuales de puesto por puesto. Esta funcionalidad, permitiría prorrogar en menos de una audiencia, los más de 350 nombramientos trimestrales que por ejemplo, la Unidad de Nombramientos tuvo que realizar durante días, sin dejar de lado, que evitaría el atraso en el pago de los salarios del personal.

También de las pruebas realizadas, la posibilidad que ofrece el sistema para utilizar los datos de nuestro personal a la hora de realizar designaciones de nombramientos, nos permite tomar decisiones más céleres y eficientes que terminan impactando en el servicio; así por ejemplo, el sistema permite filtrar a la hora de buscar un oferente para determinado puesto, a las personas que están disponibles para trabajar en determinada zona geográfica, oficina y materia, lo cual nos permite trabajar –a la hora de designar una sustitución por ejemplo- con una lista concreta de personas, lo que nos ahorra tiempo de búsqueda.

En la temática de las giras de supervisión del desempeño, el sistema ofrece la posibilidad de sistematización de los datos recolectados por las y los Supervisores de la Defensa Pública, la cual puede ser exportada por medio de reportes por persona, por tema y por oficina, permitiéndonos además, la generación de estadísticas y de interpretación de los datos procesados. Esta funcionalidad, permitirá analizar el desempeño de nuestro personal y nos será útil para la designación de los nombramientos y para la elaboración de los planes anuales de capacitación.

 

  1. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

Se debe de publicitar la buena práctica ante todo el personal de la Defensa Pública y del Poder Judicial, para que tenga el conocimiento de la funcionalidad del sistema. Además, se necesita informar al personal de la Defensa Pública, sobre la importancia de que brinden los datos que son necesarios para cargar las pantallas del sistema informático, como la disponibilidad para trabajar en determinadas materias u oficinas, por ejemplo. Se deberá capacitar para el uso del nuevo sistema, al personal de la Unidad de Nombramientos de la Defensa Pública, ya que estos serán los operadores del Sistema. Se debe de fomentar al personal, a mantener sus datos actualizados en la Dirección de Gestión Humana del Poder Judicial, ya que esta base de datos es una de las fuentes principales sobre las cuales se alimentara el nuevo sistema de nombramientos.

 

  1. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

 

Para fortalecer los derechos y garantías laborales de las y los funcionarios públicos, sin dejar de lado que constituye en una práctica que fomenta las políticas de gobierno abierto, transparente y responsable. Con esta práctica, se evitan atrasos salariales, permite contar con una base de datos sistematizada, que es de gran utilidad para la designación de nombramientos y dotará al proceso de selección y de designación del personal que labora para el Poder Judicial, de una mayor cantidad y calidad de criterios objetivos.

 

  1. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

La implementación del sistema al 100%, arrojará los reportes de los nombramientos que han sido prorrogados, ingresados y aprobados en determinado espacio de tiempo, lo cual permitirá compararlos con los resultados de las mismas acciones que hoy en día se ejecutan de forma manual. También, el sistema permitirá demostrar ante las y los funcionarios de la Defensa Pública, la objetividad de la selección y designación del personal, mediante los reportes que el propio sistema arroje al momento de generar una lista de elegibles, ordenada de mayor derecho a menor, por medio de los criterios de ordenamiento y de filtros que estarán disponibles. En igual sentido, los reportes, estadísticas e interpretación de los datos de las giras de supervisión que estarán sistematizadas para su fácil acceso, se constituirá como un indicador de éxito, por su fácil manejo y acceso.

 

  1. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).

 

Ámbito Auxiliar de Justicia.

 

  1. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.

 

El desarrollo e implementación de este sistema informático, dio inicio en el mes de abril de presente año y tiene como fecha de entrega el mes de diciembre de 2017.

 

  1. Anuencia y disposición de que la buena práctica pueda ser compartida con otras instancias nacionales e internacionales.

 

Por parte de la Dirección de la Defensa Pública existe total anuencia a compartir la práctica con otras instancias internas o externas del Poder Judicial, ya que esta repercute de forma sustantiva en los derechos y garantías laborales de las y los funcionarios públicos, sin dejar de lado que constituye en una práctica que fomenta las políticas de gobierno abierto, transparente y responsable.

 

 

Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.)  o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 

 

 

La fecha límite de inscripción del 3° de abril al 30 de junio de 2017

“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".[1]

 

 

[1] “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006

 

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