Concurso
Buenas Prácticas
Propuesta a Participar.
Sistema U.L.O.C
Emprendedor de Presentarlo
Bach. Luis Calderón Sandoval
Funcionario Judicial
Oficina Comunicación Judicial Pavas
Concurso Buenas Prácticas
Nombre de la Buena Práctica: U.L.O.C. SISTEMA INFORMATICO UNIDAD LOCALIZACIONES
Dirección de la Oficina: Unidad de citaciones Pavas, Ubicación San José, Distrito Pavas, Dirección de Plaza Rhomoser 100 metros al Norte.
Nombre de Persona que lo Crea: Edgar Badilla Brenes Funcionario actualmente en la oficina de investigación judicial S.I.T.E.
*Nombre de personal que lo Ejecuta hoy Día: Oficina de Comunicaciones Judiciales Tercer Circuito Judicial (unidad de localizaciones, presentaciones y Citaciones Pavas)
Giovanni Porras R . (Coordinador de oficina de unidad de citaciones Pavas)
Jhonder Jiménez (Oficial de Comunicación Judicial)
Breiner Escamilla (Oficina de Comunicación Judicial)
Luis Calderón S. (Oficial de Comunicación Judicial)
Oscar Smith G. (Encargado de Oficinas De Comunicación Judicial Tercer
Circuito Judicial de San Jose ) .
Nombre de la Persona que hoy día da el Mantenimiento: Marjorie José López Quant, oficina del segundo circuito judicial soporte técnico teléfono 2247-93-66
Nombre de persona que da a conocer el Sistema U.L.O.C. Para la funcionalidad de nuestra institución el Poder Judicial: Luis Calderón Sandoval oficina de comunicaciones
judiciales pavas (Unidad de Citaciones Pavas) Debido a que hasta el día de Hoy ningún Funcionario de las oficinas de comunicaciones del tercer circuito a mostrado interés en darlo a conocer o a tenido esta Iniciativa.
Proceso que se pretende solucionar : Con el Sistema U.L.O.C. se pretende que las diversas unidades de localización - presentación , las unidades de Citación y notificación del país lo puedan ejecutar dado que con el se puede mostrar una fluidez en el ingreso de datos a la solicitud de las respuestas de los despachos judiciales así como la reducción de cero papel entre otras características que el sistema nos ejecuta para la buena funcionalidad de la institución como lo es el objetivo y visión de el Poder Judicial.
Ámbito: Administrativo
Fecha que se ejecuta la Buena Práctica: 2006-2007
*nota: Al día de Hoy las Unidades de Citación de Pavas, Puriscal , Desamparados y Hatillo siendo Tercer Circuito Judicial Implementan esta buena Practica en sus Oficinas.
Introducción
Al estar inmerso al cambio es una de las garantes que cada institución de índole privado o público se ven sometidas para el buen funcionamiento dentro de la estructura organizativa
- el objetivo principal es el bienestar de los usuarios dado a el avance tecnológico en nuestras funciones. En este caso particular el Poder Judicial de la Republica de Costa Rica a través de toma de decisiones incrementa bajo el acuerdo tomado por el Consejo Superior órgano máximo de nuestra institución, en sesión 30-11 celebrada el 31 de Marzo del año en curso, Este órgano emana la estructura de lo que serán las Funciones de las Unidades de Localizaciones, Citaciones y Presentaciones de personas a nivel nacional a partir del 1 de Abril del 2011. De ahí que se conjuntaran a través de la oficina de planificación directrices para enlazar el organismo de investigación judicial y la oficina de Notificaciones para
llevar a cabo un plan que coadyude al buen desempeño Institucional, como vemos se crea la
Sección de Localizaciones y Presentaciones Judiciales , así como la Sección de Comunicaciones Judiciales.
Dado a una circular 30-2008 donde se informa lo siguiente lo Transcribo tal como en su momento fue Redactado.
Asunto: Reiteración de la Circular N° 001-08 sobre los alcances del Estudio para determinar buenas prácticas y otras recomendaciones con el fin de fortalecer el funcionamiento de las Unidades de Localización, Citación y Presentación de Personas, publicada en el Boletín Judicial N° 41 del 27 de febrero de 2007.-
Esta es la razón por la cual desde un punto de vista enfocado a buenas practicas es mi interés dar a conocer un sistema de carácter tecnológico conocido como U.L.O.C. el cual se desarrolla en la Unidad de Localizaciones, Citaciones y Presentaciones de Pavas desde el año 2006 y el mismo esta desarrollado desde varios enfoques en la cual mas adelante se especifica sus funciones.
1- Presentación del Proyecto.
Hoy en día la Institución esta inmersa como lo es la campaña cero papel entre otros y para hacer hincapié al tema deseo informarles que hoy día existen varias oficinas de unidades de localización o citación en el país que aun se utiliza la maquina de escribir transcribiendo sobre la orden de citación y guardando en ampos las copias de sus respuestas cuando el sistema U.L.O.C. esta capacitado para almacenar esta información.
El proyecto a dar a conocer en el concurso las buenas practicas auspiciado por Poder Judicial y en el cual estamos interesados en participar a si como darlo a conocer a la Institución para que a su debido tiempo el mismo sea un aporte a la institución en las diversas oficinas del País y coadyude a la funcionalidad del Servicio de calidad que brinda el Poder Judicial se denomina como U.L.O.C. siglas de la inexistente unidad de localizaciones y citaciones y presentaciones de personas hoy DIA conocida como Oficina de Comunicaciones Judiciales del tercer circuito judicial.
Este programa Se crea en el año 2006 y su creador es el Funcionario Judicial Edgar Badilla Brenes, en función de oficial de localizaciones , presentaciones y citaciones de personas de la unidad de Pavas , hoy DIA laborando para el Organismo de Investigación Judicial, siendo estudiante de la Universidad Central de Costa Rica año 2006-2007.
Este proyecto del cual es de carácter Innovador se basa en un programa de Computación en la rama de estudio de Ingeniería e Informática , la funcionalidad de este programa va enfocado al Sistema de control y base de datos de citaciones, localizaciones, comunicaciones , presentaciones y dejar sin efecto de personas que requiere los despachos Judiciales del País.
2- El Sistema se desarrolla de las siguientes variables
A - Lleva un control a través de un numero de consecutivo de la orden de citación o lo que demanda el despacho judicial a diligenciarse, ejemplo sea citación, localización, presentación comunicación o dejar sin efecto que se le otorga en la oficina de comunicaciones judiciales.
B- Nombre del despacho Judicial
C- Nombre y Apellidos de la persona que aportan en la orden.
D- Numero de expediente de la Causa Penal
E- Numero de Cédula de la Persona o Pasaporte
F- Tiempo esta variable indica el tiempo solicitado por el despacho para que se apersone al despacho la persona en términos de 24 horas, 48 horas,72 horas o bien con fecha del señalamiento que el despacho lo determina.,
G- Nombre del oficial a cargo de la Ruta asignada
H- Dirección de Domicilio de la Persona que requiere los Despachos Judiciales
Una ves que se llenan los espacios antes mencionados el sistema por si solo hace un despliegue de la persona solicitada y emana que despachos judiciales lo han solicitado con su respectivo número de causa o expediente y la posible dirección que aporta y que a sido diligenciado es decir el resultado a sido positivo o negativo.
Esto dado a la retroalimentación diaria del trabajo enviado vía correo interno o correo electrónico y fax por parte de los despachos judiciales del País, es como se obtienen los datos de interés para el desarrollo de este programa que solo se encuentra en funcionalidad en el Tercer Circuito Judicial.
3- Otros puntos de interés del Programa
La pagina principal del programa especifica que función desea el usuario hacer uso y para su ingreso por seguridad se tramita a través de una clave que cada Funcionario tiene a su haber solo la persona que mantiene el status de encargado en las oficinas de Comunicaciones Judiciales tiene acceso para velar por el control de ingreso de citaciones , a si como el control de listados de las mismas, y velar por la funcionalidad del programa.
Lista de Funciones del Programa
- Ingresar : Solo el encargado a cargo de la unidad tiene un acceso a este icono para ingreso de trabajo diario, o un empleado de su confianza le da este acceso e ingresa el trabajo.
- Cancelar : Cada funcionario de la unidad de comunicaciones judiciales tiene
- Localizaciones
- Inicio
- Configuración
- Consultar
- Listados de Trabajos Diarios
- Nombre de Despachos Judiciales del País
- Icono de imprimir
- Icono de buscar por apellidos a la persona los Datos que requiere el despacho Judicial.
FODA
El termino Foda se utiliza para proporcionar una mejor orientación a la solución de problemas que pudieran sobresalir en el manejo de dar a Conocer o implementar este sistema informático U.L.O.C.
Su desglose detalla las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas
Las Fortalezas
-El uso de el programa de Computación llamado ULOC implementado hasta el momento en las oficinas de comunicación judicial del III circuito Judicial nos agiliza y orienta el flujo de comunicaciones ingresadas a si como los Domicilios donde se Comunicaron a los usuarios que los despachos judiciales solicitan y su respectiva corrección , esto hace que en la comunicación si la dirección por parte del despacho o el usuario detalla falta de datos o aporta otra dirección , y en nuestra base de datos ULOC esta ingresada el nombre y apellidos del usuario y se lee correctamente donde se comunico con resultado positivo, esto hace que se agilice mas la comunicación y la misma no se devuelva por falta de datos.
Oportunidades
- Al estar en un solo grupo de comunicaciones judiciales junto a los compañeros notificadores hace que el flujo de trabajo que entre sea mas equilibrado y por ende lo que se busca es cubrir y darle mas Proyección a la zona o jurisdicción que mas comunicaciones judiciales ingresaron llevando nuestras funciones al día.
Al formar una sola Unidad en una sola oficina hace que se vea la necesidad de la solicitud de más implementación Tecnológica para el mejor manejo de nuestras funciones.
Debilidades
- Algunas Oficinas de citaciones a nivel nacional no cuentan con intranet
- Se desconoce si funcionarios judiciales se familiarizan con programas de computo, por esta razón se tendrá que implementar mas capacitación en esta área tan importante como lo es el uso de la tecnología.
- Se necesita contar con licencia del programa de Acces para introducir el programa en su funcionalidad.
Amenazas
- La falta de capacitación o charlas con énfasis en nuestras funciones y obligaciones hacen que se incurran en errores.
- Por desastres naturales en las áreas donde se entregan las comunicaciones judiciales y su geografía que se incurra a un a trazo por algo que esta fuera de nuestro alcance, hasta que las autoridades pertinentes y que conocen del tema en estudio ejemplo desastres naturales den la orden de acceso a las comunidades.
Conclusión
Esperando que esta propuesta sea de beneficio a la buena funcionalidad de nuestra institución.
El mismo esta abierto a generar nuevas ideas e implementaciones que fortalezca aun mas este sistema informático juntos lograremos un servicio de calidad como lo destaca nuestra institución el Poder Judicial.
Invito a la oficina de telemática, soporte técnico, ingeniería de sistemas a que fortalezcan mas aplicaciones a este sistema que lo estudien e indiquen su alcance y proyección para la Institución.