Formulario de Inscripción
Concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, detalle de la buena práctica:
1. Nombre de la buena práctica:
- Sistema para ubicar expedientes.
2. Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica:
- Juzgado Contravencional y de Pensiones de San Carlos, II Circuito Judicial Alajuela, San Carlos.
3. Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta:
- Michael Monge Siles.
- Todo el despacho.
4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar:
- Se quiere mejorar la ubicación de los expedientes físicos en el despacho para dar una atención con celeridad a la persona usuaria.
- El problema que se pretende solucionar es atender de manera inmediata al usuario cuando requiere hacer una gestión al expediente que está en el despacho, para que no espere largas horas mientras se trata de ubica el expediente.
5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta:
- Para la búsqueda y ubicación de expedientes físicos en el Juzgado, se ideo la solución de implementar un sistema en una hoja electrónica, donde se identifica el número de proceso, tipo de proceso, ubicación, fecha de la última modificación.
- En una computadora esta el sistema para actualizar los expedientes por Pensión Alimentaria y de Contravenciones. La actualización se realiza todos los días, para que la ubicación que indica el sistema sea la real y no se pierda tiempo o atrase al usuario esperando innecesariamente para ver su expediente. En el mostrador del despacho hay dos computadoras para los auxiliares que atienden público, en la cual tiene acceso al sistema, para hacer las consultas y dar una respuesta de inmediato a la persona usuaria.
Por ejemplo: un proceso que termina en sentencia o en conciliación, se saca del sistema el mismo día, identificando en el sistema que fue agregado al principal y la fecha en que se realizó, llevando el control mediante consecutivo de número de incidente (el consecutivo en el despacho se lleva por año).
6. Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta: Para implementar el sistema se divide la oficina por ubicaciones, a saber:
- Los Legajos de apremio, la ubicación es en los estantes, en las casilla de Firmados para notificar o firmados en casillas.
- Ubicación Auxiliar de Serv. Generales, los expedientes que están para notificar,
- Ubicación expedientes para órdenes de apremio, Auxiliar encargado de confeccionar las órdenes.
- Anterior a la implementación del sistema, el usuario debía esperar hasta tres horas para que el personal del despacho le diera razón de su expediente, ya que se realizaba por rastreo, actualmente el expediente se ubica de inmediato, de un promedio de ocho mil expediente de Pensiones y mil quinientos expedientes de contravenciones, se pueden extraviar unos ocho expedientes, los cuales no es de inmediato su ubicación.
- Ejemplo del sistema de hoja electrónica para ubicar los expedientes por Pensión y Contravenciones:
VER TABLA EN DOCUMENTO ADJUNTO
7. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo):
- Ámbito Jurisdiccional.
8. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.
- Se ejecuta desde el año 2008.