Formulario de Inscripción

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2017, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

 

Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.

 

 

1. Nombre de la buena práctica: TRABAJO POR PROYECTOS

 

2. Nombre de la oficina: Oficina de Jueces Supernumerarios y Administración Regional San Carlos,

            Lugar:  Ciudad Quesada,

            Número de teléfono: 2401-0422, 2401-5151.

 

3. Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta:

            - Alexander Matarrita Casanova,

            - Giovanni Vargas Loaiza,

            - Lady Trejos Araya.

 

4. Proceso que se quiere mejorar:

            Un uso mas eficiente del recurso humano al utilizarse de una forma más programada y organizada, donde se pueda medir el impacto de la intervención de los Jueces Supernumerarios en determinados despachos, donde el el beneficiario es el usuario de los servicios judiciales.

 

            La atención al las personas usuarias con celeridad en los procesos judiciales que tramitan en los despachos de los Tribunales de San Carlos, específicamente en el Juzgado Contravencional San Carlos, Juzgado de Familia, Juzgado Civil de Mayor Cuantía, Juzgado Contravencional y Menor Cuantía de Upala.

 

          Problema que se pretende solucionar:

            Hemos venido viendo con cierta preocupación como los despachos judiciales solicitan ayuda en la Mora Judicial para que le resuelvan expedientes y esta ayuda nunca se ve reflejada en los despachos que piden esa ayuda. Tenemos entonces que los recursos no se utilizan eficientemente por que no se mide el impacto de las ayudas, lo lógico es que si un Juez tiene 100 expedientes para resolver y se le ayuda con 50, sea capaz de invertir ese tiempo en una mayor productividad para el despacho y ponerse al día en otras labores y materias que tramita.

 

            Con este modelo se pretende un uso más eficiente de los recursos, por que desde la oficina del Equipo de Jueces Supernumerarios se toma control de un proceso completo dentro de un despacho, que este puede ser la resolución de las segundas instancias que conoce el despacho, o una materia determinada, o bien un grupo de expedientes para resolver; a ese proceso le asignamos un plazo de cumplimiento por parte de los Jueces Supernumerarios y un indicador de desempeño, y comprometemos al despacho solicitante a realizar cuotas de productividad similares o superiores a la de los Supernumerarios, lo que se convierte en un indicador de desempeño. Igualmente se les pide a los despachos metas alcanzables y representativas, de manera que contribuyan a la productividad del despacho.         

 

Con ello se atienden asuntos de vieja data, que se han quedado rezagados en el despacho, algunos por su complejidad, o bien por el atraso procesal que se mantiene en la oficina, al tener un circulante muy alto. para reducir el circulante del despacho.

 

5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta:

- La Administración asigna un juez supernumerario y Técnico Supernumerario, a un despacho específico, por un periodo determinado, para intervenir los despachos que tienen los circulantes muy elevados,  que tramitan materias vulnerables.

 

- Se da un acompañamiento a la operatividad de la oficina, determinando las falencias que se presenten en el archivo de los expedientes, para revisarlos y ordenar; la adecuada coordinación de los Técnicos Judiciales y su coordinador para la distribución de las labores de manera equitativa y por funcionalidad de cada técnico.

 

-  Se realizan listados con los expedientes de la oficina, para atender en orden de prioridad y llevar el seguimiento de los asuntos tratados.

 

 

Ejemplos:

- Juzgado Contrav. San Carlos:  El circulante inicial era de 1800 asuntos pendientes de atender. Se logra reducir a 270 expedientes activos. Esta practica se inicio en el año 2014. Cabe señalar que se  solicitó colaboración al Centro de Conciliación de San Carlos y se logro reducir a 80 expedientes  en circulación en el despacho.

 

- Juzgado Civil y Trabajo de Mayor Cuantía: Se asumió la carga de trabajo de Seguridad Social para que los jueces de planta se dedicaran a asuntos de mayor complejidad. Cope tiene los datos cantidades de exp. Los cuatro jueces atendieron.

 

- Juzgado de Familia San Carlos: Acá se tomó como proyecto la resolución de los asuntos de segunda instancia, para que el despacho se encargara de sus propios casos de familia. Datos los tienen los jueces. Se logran atender alrrededor de 60 exp.

 

- Juzgado Contrav, Pensiones y Menor Cuantía de Upala: Se trabajó un proyecto por 6 meses donde se estableció una nueva estructura organizativa de la oficina, se depuraron casillas, se creó una nueva forma de archivar y se depuró el sistema informático de control de expedientes. Giovanni tiene el dato. Atendieron  los 4 jueces.

 

6. Impacto observado en la solución del problema:

-  Reducción en el tiempo de espera en la atención de los asuntos interpuestos en la oficina.

- Despachos al día en el dictado de fallos.

- Reducción de plazos

- El juez tiene mas tiempo efectivo para resolver asuntos de fondo y realizar sentencia con calidad.

-  Mejora la calidad para hacer audiencias, el juez tiene mas  tiempo para aclarar a las partes el asunto.

- Hay menos estrés piara el juzgador, lo que se refleja en el aumento del dictado de sentencias.

- Mejora la respuestas orientadas a la mejor atención a la persona usuarias.

- Reducción de términos.

- Al esta el expediente en el Juzgado de Familia no se podía resolver el principal, por haber un recurso de apelación  a la provisional. Por ejemplo habían  expedientes con un año en apelación, lo que se logro reducir con esta práctica.

 

 

 

 

7. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla:

-  Coordinación de los despachos con la Administración Regional.

- Determinar cuales despachos requieren la ayuda con prontitud.

- Compromiso por parte del personal del despacho con la ejecución del proyecto.

Medir la carga de trabajo que tiene los despacho a intervenir

detectar que es lo que lleva a ese atraso, identioficar el problema, para atacarlo, detectar que es lo que esta originalndo el atraso. Ej. situaciones: no se preocupan por los recursos de segunda instancia, por ser de apelacion por no ser del despacho.

 

8. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen:

-  Para que la atención del usuarios sea con celeridad de acuerdo a un plazo razonable, dentro de lo colapsado que pueda verse una oficina, ya que al organizar la forma de trabajo por proyectos, esa mora se reduce y aliviana la carga de los técnicos.

Foerma de entrar a una oficina se pone al dia y organizada, depues depende del juez si la mantioene o no. para que se dediquen a labores propias del despacho. Con el compromisop del juez y persoinal de compormertse a revisiones periodicas para mantentenor el cirsulante dejado  y no aumente.

 

9. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta:

-  La reducción de la cantidad de asuntos de vieja data atendidos.

- Reducir el circulante  de las oficinas.

 

10. Ámbito al que pertenece esta oficina:

- Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social)

 

11. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva:

-  Año 2014.

 

12. Anuencia y disposición de que la buena práctica pueda ser compartida con otras instancias nacionales e internacionales:

- Se esta en la mayor anuencia.

 

 

 

Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.)  o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 

 

 

 

La fecha límite de inscripción del 3° de abril al 30 de junio de 2017

“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".[1]

 

 

 

[1]

Descargar documento

                         “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006