Formulario de Inscripción

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2015, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

 

Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.

 

 

  1. Nombre de la buena práctica: Análisis comparativo de las comisiones diligenciadas y pendientes de notificar.

 

  1. Nombre, número de teléfono, lugar de la oficina y ubicación geográfica: Juzgado contra la Violencia Doméstica de Heredia, teléfono 22770396, I Circuito Judicial de Heredia.

 

  1. Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta: Equipo de personas técnicas del juzgado, lideradas por Harold Alvarado Chaves.

 

  1. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar: Evitar el retraso en el diligenciamiento de las comisiones que se remiten hacia las delegaciones policiales de la Fuerza Pública, especialmente, porque la legislación de violencia doméstica establece plazos muy cortos y se requiere que todo el proceso se ajuste a ellos.  Como la notificación por medio de las delegaciones es una parte del proceso muy importante, se ha requerido una alianza estrátegica con ellas para que esta etapa del proceso sea exitosa.

 

  1. Explicación detallada de la buena práctica propuesta:

            El despacho estableció plazos de gestión para el trámite de las comisiones, según lo establecido en el Programa GICA-Justicia.

 

Existe un indicador para verificar que esos plazos se cumplan y entre ellos, está el que se genera para el cumplimiento de las comisiones que se remiten a Fuerza Pública. Para el proyecto GICA – Justicia y las pautas de calidad del juzgado, esto implica que cada persona técnica, debe revisar las comisiones asignadas a los casos bajo su responsabilidad, y aquellas que estén fuera de los plazos establecidos, las debe monitorear y procurar que sean devueltas en el menor plazo posible.

 

Para tal efecto, se creó una plantilla de excel, en la que el encargaco introduce los datos de remisión de las comisiones, con indicación de la delegación específica a la que va dirigida y como es una hoja de cálculo, esta le permite filtrar los tiempos por delegación y hacer un informe que contiene un análisis de los tiempos que están tardando en cada una de ellas y comunicarles de forma mensual, el estado del proceso, tanto a la jefatura regional de la Fuerza Pública, como a las jefaturas de las delegaciones.

 

Esta información genera que los jefes de las delegaciones policiales conozcan con transparencia la información que corresponde a cada delegación y la suya propia, de modo que se genera una competencia sana entre ellas, para aspirar a mantener el trabajo no solo al día, sino también, a mantenerse dentro de los mejores estándares de desempeño, incluidos los índices del juzgado, que ellos asumieron como meta de trabajo conjunta. Esto implica que se ha fortalecido una alianza estratégica entre ambas instituciones, según la visión y misión establecidas en el Plan Estratégico institucional.

 

Se adjunta en archivo independiente, un ejemplo del comunicado que se genera a las delegaciones y a las personas técnicas.

 

  1. Impacto observado en la solución del problema: Como los datos se remiten a todas las delegaciones policiales y también se comparten con las personas técnicas auxiliares, las personas encargadas de cada delegación pueden visualizar con toda certeza y precisión, cuáles comisiones se están atrasando, y por consiguiente, a cuáles asuntos deben prestarle mayor atención. Esto genera que el trabajo se asuma con mayor precisión y que además, las personas auxiliares puedan tener mejor control de los asuntos bajo su responsabilidad.

 

Incluso  como anécdota, en una de las delegaciones, lograron superar los tiempos de respuesta que venían presentando, al punto de ser la que tramite hoy día, de modo más eficiente las comisiones, en el sentido de que, semanalmente, piden el reporte y se ajustan en sus trabajos para darle prioridad por antigüedad, a las comisiones con retraso.

 

Esto, sin duda alguna, permite que las comisiones sean diligencias dentro de los plazos que se establecieron en el despacho, gestión que en todo caso, es seguida muy de cerca por cada persona técnica encargada del trámite.

 

  1. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

 

  1. Tener conocimientos para el manejo de la hoja de cálculo de excel.
  2. Tener conocimientos básicos de estadística descriptiva, para explicar los datos que se generan con la tabla de control de comisiones.
  3. Tener las direcciones electrónicas de las delegaciones a las que se les realiza el control y seguimiento.

 

 

  1. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen: Porque definitivamente, no solo permite llevar el control del tiempo de duración de las comisiones, sino porque permite el trabajo estratégico con las delegaciones policiales, fortalece la transparencia y la rendición de cuentas, al interactuar con el juzgado mediante el análisis conjunto de las labores realizadas en la tramitación de las comisiones. Esto incluso se hace en reuniones formales e informales y ha dado pie a capacitaciones para mejorar en los aspectos de interés para ambas instituciones.

 

  1. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta. Revisión mensual en Consejo de personas juzgadoras y en reunión del equipo de trabajo, sobre el estado de las comisiones y su tramitación. Remisión del documento y su interpretación a las delegaciones policiales y análisis con la persona encargada de atender los asuntos de violencia doméstica de la región.

 

  1. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia. Pertenecemos al ámbito Jurisdiccional.

 

  1. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.  Desde el año 2012 hasta la fecha.

 

Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.)  o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 

 

Fecha límite de inscripción: del 1° de abril al 30 de junio de 2015

El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1

 

 

1             “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006.

 

 

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