Poder Judicial

 

Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”

 

 

Formulario de Inscripción

 

Las oficinas interesadas en participar en el concurso Buenas Prácticas-2009 pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:

 

 

  1. Nombre y lugar de la oficina.

 

 

Juzgado Quinto Civil de Mayor Cuantía, Primer Circuito Judicial de San José. Cuarto piso del edificio de los tribunales.

 

  1. Nombre de la buena práctica y por qué considera que es aplicable. Capacitación interna en tramitación de procesos judiciales.

 

  1. Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica.

 

Msc. Christian Quesada Vargas, Juez.

 

Msc. Alejandra Vargas Cruz, Jueza.

 

Lic. Rosny Arce Jiménez, Juez.

 

Silvia Gómez Espinoza, auxiliar judicial.

 

Karla Jiménez Góngora, auxiliar judicial.

 

Jenny Chaves Vargas, auxiliar judicial.

 

Sergio Huertas Ortega, auxiliar judicial.

 

Daniela Tencio González, auxiliar judicial.

 

Steven Durán Mora, auxiliar judicial.

 

Edder Segura Rodríguez, auxiliar judicial.

 

 

  1. ¿Por qué es una buena práctica? Haga una descripción detallada de la misma.

 

La práctica consiste en que semana tras semana se le asigna a los auxiliares judiciales que tramitan procesos civiles y los aspirantes a sustitución en ese puesto, sea un total de siete auxiliares judiciales, lecturas de doctrina sobre temas de tramitación de procesos y en general, sobre derecho procesal civil, así como la normativa procesal respectiva, con el fin de que los temas sean estudiados.

 

Esos temas son escogidos por la jefatura pero siempre tomando en consideración la opinión del personal acerca de las prioridades técnicas y prácticas de capacitación. Así, todos los jueves, de las 14:00 a las 16:00 horas, los jueces a cargo de la capacitación imparten una clase magistral y participativa para desarrollar los temas procesales con casos prácticos y propios de las funciones de auxiliar tramitador. Una vez finalizada la clase, se practica un quiz escrito pero práctico a los auxiliares alumnos para evaluar su aprendizaje.

 

La práctica es excelente por muchas razones:

Se aprovecha la capacitación interna con la anuencia de los jueces y auxiliares indicados, para desarrollar, comprender y aplicar de una manera más certera y eficaz los conocimientos del trámite de procesos civiles.

Se aprovechan los recursos humanos y materiales (jueces, oficinas, pizarra, marcadores, libros, códigos, etc) con que cuenta el Juzgado para formar y capacitar a los auxiliares judiciales.

Se evita el inconveniente de tener que esperar a que la Escuela Judicial capacite a los auxiliares judiciales en tramitación de procesos. En el mejor de los casos, cuando se recibe la ayuda de la Escuela Judicial, no son todos los auxiliares tramitadores y aspirantes los que pueden participar por motivos de cupo limitado o por no descuidar el servicio de la administración de justicia.

Se da la apertura de un espacio interpersonal entre los funcionarios del Juzgado que nos permite compartir experiencias laborales sobre casos concretos, lo que implica una retroalimentación continua de conocimientos y experiencias, así como el debate sobre temas procesales civiles trascendentes en la labor diaria.

La capacitación es evaluada mediante pruebas escritas que se realizan todas las semanas, con lo que se corrobora el nivel de absorción del conocimiento teórico y práctico, así como la medición que el tiempo y empeño que se le impregna a la práctica. Esto se traduce en que los esfuerzos no son desperdiciados.

Las dinámicas de clase y pruebas escritas fortalecen las relaciones interpersonales entre los funcionarios públicos, porque aun con la seriedad del caso, nos permite conocernos mejor, conversar, compartir experiencias, hacernos cuestionamientos técnicos y prácticos, dejar la rutina laboral por espacio de tres horas y treinta minutos para invertir el tiempo en nuestro mejoramiento técnico y profesional, como grupo. En síntesis, se propicia un sano ambiente laboral.

Es absolutamente viable su realización porque se aprovecha el tiempo laboral en la capacitación, es decir, no existe excusa de alguno de los participantes, porque la práctica se realiza dentro de la jornada laboral.

No genera ningún costo económico adicional para el Poder Judicial, pues el Juzgado cuenta con papel, impresora láser, pizarra y marcadores adecuados para llevar a cabo la capacitación, además del personal profesional –jueces- para llevar a cabo la capacitación.

La inversión de tiempo en la capacitación es absolutamente justificada, puesto que la mejor preparación y conocimiento de los auxiliares que tramitan expedientes civiles –de por sí complejos por la materia de que se trata- se traduce, lógicamente en la comisión paulatina de menor cantidad de errores al momento de elaborar y redactar proyectos de resoluciones judiciales, lo que implica a corto y mediano plazo, un ahorro en tiempo para corregir proyectos de resolución; ahorro en papel y tinta al disminuir las correcciones; al mismo tiempo que una mejor preparación personal y profesional de los servidores judiciales que incluso podrían optar por continuar su camino dentro de la Carrera Judicial.

Como el objetivo es elevar el nivel de calidad en la tramitación de procesos civiles, la práctica propendrá a mediano o largo plazo, lo cual se espera ser medido entre los usuarios de la justicia, una mejor imagen de este Juzgado frente al público y por ende, del Poder Judicial como institución.

Propicia la motivación de los auxiliares judiciales que tramitan procesos civiles y aspirantes, porque les permite sentirse más a gusto con su trabajo tanto al ser capacitados y respaldados de esa manera por la jefatura, como por dotarlos de una herramienta que les permite realizar su trabajo con mayor sapiencia, seguridad. La idea es que el auxiliar judicial le tome el gusto a sus funciones, lo que se logra en la medida que no elabore proyectos de resolución de manera mecánica o vía machote, sino que comprenda el trasfondo de lo que se resuelve y se atreva a tomar iniciativas más allá de lo rutinario.

Al mismo tiempo , desde el punto de vista de los jueces, la capacitación no se observa como una obligación sino como una oportunidad de propiciar una efectiva administración de justicia, de conocer mejor el personal y mantener una relación cordial pero respetuosa; todo lo cual genera una efecto “bola de nieve” en la motivación y compromiso con que se trabaja.

El reconocimiento expreso que les hace ver a los auxiliares por su esfuerzo y empeño, así como a las mejoras notas, es un aliciente que motiva al personal a seguir mejorando la calidad en sus funciones.

La atención efectiva al usuario no se desmejora, pues en las sesiones de clases y quices, el restante personal auxiliar asume las funciones de atención al público en persona o por teléfono, así como cualquier otra vicisitud que se presente.

Las dinámicas participativas y en que los auxiliares judiciales tienen la posibilidad incluso de sugerir los temas en que sienten existe prioridad de capacitación, genera un sentido de pertenencia y de compromiso mayor, que en aquellas oficinas donde su voz y voto no son tomados en cuenta.

     5. Factores externos que pueden afectar la buena práctica. 

Siendo objetivos, no existe buena práctica que no se encuentre amenazada por factores externos. No obstante, en el caso concreto solo se observa uno

Las limitaciones de tiempo para estudiar los temas previamente a las clases, habida cuenta que los siete auxiliares judiciales que participan en la capacitación, además de trabajar para este Despacho, cursan carreras en la Universidad, por lo que la buena práctica se convierte como en un curso adicional al cual deber rendirle tiempo. Al mismo tiempo, los jueces podrían encontrar limitaciones de tiempo para elaborar las clases y las pruebas escritas, así como su revisión. No obstante, el compromiso ha sido asumido por los auxiliares y jueces de manera seria y valiente, al estar todos conscientes de los beneficios que a todos nos propicia la buena práctica.

 

    6. Factores de éxito que inciden en la buena práctica.

El compromiso con que ha sido asumida por sus partícipes.

La motivación que impera en quienes participamos de la práctica.

El interés de los auxiliares participantes por mejorar la imagen del Despacho y tramitar los expedientes con mayor conocimiento y en menor tiempo con mejor calidad.

La idoneidad de los jueces que capacitan.

La estrecha relación entre el contenido de la capacitación y su aplicación práctica en la tramitación de procesos civiles.

La evidente elevación del conocimiento técnico procesal, teórico y práctico, de los auxiliares judiciales.

El ambiente sano y agradable que se percibe durante el desarrollo de las capacitaciones.

Su escaso costo económico.

La sencillez de la logística para practicarla.

La prioritaria necesidad de capacitar procesalmente a los auxiliares del Despacho.

Las notas obtenidas en las pruebas escritas.

La disminución en la corrección de proyectos de resoluciones judiciales.

El sentir participativo de los auxiliares judiciales, quienes incluso sugieren temas en los que sienten se requiere capacitación.

 

    7. Impacto observado en la solución del problema.

 

El impacto observado se relaciona con lo expuesto anteriormente:

Mejoramiento del ambiente laboral.

Mayor seguridad y conocimiento de los auxiliares judiciales en el ejercicio de sus funciones técnico procesales.

Tratamiento teórico práctico de puntos concretos que generan dudas y confusiones en la materia procesal civil.

Retroalimentación de conocimientos y experiencias laborales.

Disminución de errores e inconsistencias en la tramitación de los procesos civiles.

Fortalecimiento de las relaciones interpersonales.

Acercamiento de la jefatura para con el personal de apoyo.

Absorción efectiva de los conocimientos adquiridos, mediante métodos de evaluación y clases participativas.

Mayor satisfacción individual y colectiva en el rendimiento de nuestras funciones.

Creciente mejoramiento de la imagen del Juzgado y del Poder Judicial como institución.

 

       8. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

 

 Generar incentivos adicionales en relación con los rendimientos superiores luego de cada evaluación, aunque debemos afirmar que los reconocimientos públicos al esfuerzo de los auxiliares son reales.

 

  1. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

 

Porque la capacitación y abordaje de temas teóricos y prácticos nunca debe ser una actividad despreciable.

Porque vale la pena sumar esfuerzos en mejorar el conocimiento de los auxiliares tramitadores civiles para que realicen sus proyectos de resolución con mayor acierto, sapiencia y seguridad.

Porque no obstante las funciones que ejerce la Escuela Judicial, no debemos esperar que sea esta dependencia la que capacite a los auxiliares judiciales en temas procesales, y de otra índole.

Porque es barata y aprovecha los recursos materiales y humanos con que ya cuenta cada Despacho Judicial

Porque propicia un ambiente sano y agradable para trabajar.

Porque pretende un evidente mejoramiento en la calidad del servicio público que prestamos.

Porque abre espacios de discusión de temas relevantes en la tramitación de expedientes: dudas, confusiones, experiencias vividas, casos prácticos, criterios contradictorios, etcétera.

Porque acerca sanamente a la jefatura con el personal subalterno y viceversa, como factor importante para promover el compañerismo, la solidaridad, la igualdad.

Porque nos permite tomar conciencia que cuanto mejor realizamos nuestro trabajo, mejor nos sentimos con nosotros mismos y a nivel colectivo.

Porque nos compromete aun más con nuestro trabajo.

Porque nos damos cuenta que los esfuerzos por brindar un servicio público de mejor calidad no cuestan cuando hay voluntad preactiva.

 

  1. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

Promedios de evaluación de las pruebas escritas realizadas a los auxiliares judiciales.

Disminución de correcciones y consultas sobre los proyectos de resolución que deben elaborar los auxiliares judiciales.

Disminución del tiempo en el proveído de proyectos de resolución a cargo de los auxiliares judiciales tramitadores.

Percepción de la calidad en las resoluciones de trámite por parte de los usuarios de la justicia.

 

  1. Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).  Jurisdiccional, derecho privado que incluye el derecho civil en general: Derecho reales, derecho de obligaciones, derecho de contratos, derecho comercial, competencia desleal, derechos del consumidor, propiedad intelectual, arrendamientos, derecho sucesorio, actividad judicial civil no contenciosa, cobro judicial, ejecuciones de sentencia, etcétera.
  2. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva, siempre y cuando se esté aplicando.

Fecha de inicio: Desde el jueves 11 de junio del 2009, por tiempo indefinido.

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional.

 

Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas” (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-43-83.

 

La fecha límite de inscripción es el 10 de julio de 2009

 

 

 

“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1

 

 

 

 

  • “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006

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