Formulario de Inscripción

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2015, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.

 

  1. Nombre de la buena práctica.

            Control de documentos recibidos vía fax

 

  1. Nombre, número de teléfono, lugar de la oficina y ubicación geográfica.

Oficina de Recepción de Documentos del Segundo Circuito Judicial de Alajuela, San Carlos, 1er piso de los Tribunales de Justicia teléfono: 2401-0419 (interno 5219), correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 

  1. Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.

           

  1. a) María Sáenz Reina.
  2. b) Randal Castro Peraza.
  3. c) Francisco Solís Guido.
  4. d) Gerardo Bonilla Hernández.
  5. e) Jorge Stanley Mora Cubero.

 

  1. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.

Llevar un mejor control de los documentos que se ingresan vía fax, a fin de darle más seguridad jurídica a los usuarios y evitar hacer más dilatorio el proceso, con trámites colaterales al proceso principal, asimismo, contar con herramientas que eventualmente pueda “curar en salud” a la ORDD, ante algún trámite viciado que pueda hacer algún usuario.

 

  1. Explicación detallada de la buena práctica propuesta.

Consta de 2 partes:

1) Activación de reporte "rx" (Recepción de transmisión) en el fax, durante horas inhábiles.  Cuando se trabajaba con el expediente físico y se recibía un fax después de las 16:30 horas, se colocaba en el sello de recibido, del día siguiente a las 07:00 am, tal y como lo dispone el numeral 147 del Código Procesal Civil, el cual en lo que interesa reza: "... En todo plazo, el día de vencimiento se tendrá por concluido en el instante en que, según la ley, deba cerrarse el despacho ordinario del órgano jurisdiccional en donde haya de hacerse la gestión o practicarse la diligencia, pero serán admisibles y válidas las gestiones presentadas y las diligencias iniciadas en la hora exacta en que se cierran las oficinas judiciales" (La dobladura no es del original), lo que ocasionaba que algunos escritos se tuvieran por presentados en forma extemporánea.   Con el inicio del expediente electrónico, hubo una variación en lo anterior, e inclusive, contrario sensu a lo dicho para el trámite en el expediente físico, el artículo 5 del Reglamento sobre Expediente Judicial Electrónico dicta: "Días y horas hábiles. Todos lo días y horas serán hábiles para presentar gestiones por vía electrónica. Las presentadas en días y horas en que los tribunales estén cerrados, se tendrán por recibidas el día hábil siguiente. Cuando la actuación o gestión tenga como finalidad cumplir un plazo, se consideraran presentados en tiempo los recibidos hasta las 24 horas del último día del plazo. Si el sistema del Poder Judicial estuviera inaccesible por motivos técnicos, el plazo se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente a la solución del problema" (Subrayado y dobladura no es del original).   Según lo anterior, había una situación, el personal de la oficina no se podía dejar llevar por lo que dijera el documento recibido vía fax en la parte superior de la transmisión, pues ahí se consigna la hora y fecha del fax emisor - El cual en muchas ocasiones está mal configurado -, pero tampoco se podía indicar que se recibió el día siguiente en la mañana, pues podía ser que declararan la gestión como extemporánea.   Para evitar tal circunstancia, se activó el reporte "rx" (Reporte de recepción), después de las 16:30 horas y se desactiva a las 07:00 am, si bien es cierto, se gasta una hoja de papel por cada transmisión, se logra seguridad jurídica al usuario, al despacho judicial y a las demás partes, pues se consigna en el sello de recibido, la hora y fecha que indica el reporte.

2) Creación del libro de “control de fax recibidos”.   Todos los fax que se reciben, se consignan en este libro, en el cual se consignan los siguientes datos: Fecha, n° de expediente, folios, y oficina que recibe (Aquí se coloca el código de la materia, ejemplo Juzgado Civil y Trabajo de Mayor Cuantía - Laboral -, se coloca el cód. "1288", si fuese asunto civil, se coloca "297") y un espacio para observaciones.   En la parte de observaciones si la transmisión está bien, colocamos un "Ok", en caso de algún folio en blanco, ilegible, parcialmente legible, documento duplicado - Enviado 2 veces o incompletos -, u otra observación, se consigna tal circunstancia.

           

  1. Impacto observado en la solución del problema.

De esa manera las partes, ya no tienen que estar presentando recursos de apelación por inadmisión (Dado que les rechazan los recursos de apelación) o gestiones varias y que están de más, demostrando que el fax lo transmitieron en tiempo. Asimismo, con el segundo control no perdemos tiempo buscando el fax físicamente en caso de que el usuario quiera verificar la transmisión, máxime de aquellas verificaciones que el usuario realiza en forma tardía (Audiencia anterior e inclusive, de días atrás).

 

  1. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

Estar pendientes de activar el “reporte rx” a las 16:30 horas y de desactivarlo a las 07:00 am, dado que el personal ya se encuentra en la oficina y no hace falta ese reporte en mención.   Estar pendientes de desactivar el “reporte rx” en las mañanas, para evitar de que se esté gastando innecesariamente una hoja de papel por transmisión e incurrir en una acción que va en contra de las políticas de cero papel.

 

  1. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

Creo que es una forma bastante practica, en casos  donde el usuario verifica la transmisión varios minutos, horas e inclusive días posteriores, asimismo se le puede indicar si el documento ingresó bien o caso contrario, si presentó alguna anomalía o particular.   Respecto al otro control, nos da seguridad a nosotros, al Despacho Judicial y a las demás partes del proceso, sobre la hora y fecha cierta en que se realizó la transmisión, y así se evitan gestiones paralelas al expediente, que hacen más dilatorio su trámite.

 

  1. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

reducción de apelaciones por estos motivos.   Reducción del tiempo de atención del usuario vía telefónica, cuando verifican transmisiones.

 

  1. Ámbito al que pertenece esta oficina:

Administrativo

 

  1. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.

El libro de control de fax recibidos se inició el 25 de febrero de 2014 y la activación del “reporte rx”, aproximadamente a inicios del año en curso.

 

Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.)  o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 

 

Fecha límite de inscripción: del 6 de abril al 30 de junio de 2015

El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1

 

1             “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006.

 

 

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