Entrevista de Valoración de Buena Práctica
Acta 023-19
Control Presupuestario por Centro Gestor y Rubro
Fecha: Julio, 2019
Realizado a: Unidad de Inteligencia de la Información
Persona entrevistada: Carlos Morales Castro
Nombre de la Buena Práctica: Control Presupuestario por Centro Gestor y Rubro
Objetivo: Brindar información oportuna para apoyar el proceso de control y seguimiento de la ejecución presupuestaria, ayudando en la toma de decisiones, la optimización de tiempo y recursos.
Consiste: En desarrollar dos reportes gerenciales con base en información histórica que se guarde del “Sistema integrado de gestión administrativa del Poder Judicial” todos los días, para esto se desarrollan una serie de mecanismo para extraer y almacenar la información, esto le permite consultarla en cualquier momento sin afectar el sistema transaccional.
El primer reporte consiste en un tablero dinámico que muestra el presupuesto global, detallando cómo quedó en un principio el presupuesto, cuánto monto se rebaja de los contratos, cuánto monto hay en requisiciones, solicitudes de pedido, pedidos, facturas en trámite y canceladas. Esto me permite mediante gráficos ver de forma oportuna la situación del presupuesto incluyendo centro gestor y los rubros.
El segundo reporte analiza cuántos documentos hay en trámite para poder gestionar el presupuesto que se encuentra es pendiente de ejecutar, además con más de veinte mil documentos realiza un entrenamiento de Machine Learning con un modelo de regresión lineal para estimar la fecha en que los documentos van a terminar de ser tramitados y con esto tener una visión de cuáles documentos no van a poder ser terminados a tiempo, esto permite tomar decisiones sobre cuales documentos se pueden caducar para utilizar ese contenido presupuestario para subsanar otra necesidad.
Logro o beneficios obtenidos:
El proceso de control y seguimiento de la ejecución presupuestaria se fortalece con incorporación de dos reportes que ayudan a llevar el pulso de este proceso, brindando información oportuna para apoyar el proceso de toma de decisiones, antes una persona dedicada tiempo completo tardaba más de tres días recopilando la información para crear estos informes, hoy esa misma persona tarda al menos 3 horas analizando los datos para tomar decisiones, esto representa un ahorro de aproximadamente 20 horas cada vez que utilicen el reporte.
Se podría replicar:
Se puede replicar en otros ámbitos del Poder Judicial: Se ahorra más de 20 millones de colones al mes, por la disminución del tiempo que genera el uso de los reportes.
Contactos:
Despacho u oficina: Dirección de Tecnologías de Información, Unidad de Inteligencia de la Información.
Dirección: Edificio del OIJ, Poder Judicial de CR.
Número telefónico: 2295-4773, 8714-8312
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Responsables: Carlos Morales Castro
Elaborado por: Leda Arias Jiménez