Formulario de Inscripción

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2017, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

 

Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.

 

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.

 

1. Nombre de la buena práctica

Guía práctica sobre ña dinámica de las subastas judiciales

 

2. Nombre de la oficina, lugar número de teléfono.

Juzgado de Cobro y Civil de Menor Cuantía de Alajuela, 2437-0540 / 2437-0541.

 

3. Nombre de las servidoras responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.

Msc. Kenny Obaldía Salazar, Kattya Rivera  Hernández y Laura Arce Paniagua.

 

4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.

 

          Con la guía que se ha puesto en práctica, con independencia del técnico, juez o autoridad que la ejecute, se garantiza la uniformidad en su gestión, antes durante y después de la subasta; la seguridad en su tramitación tanto para efectos internos como externos y se disminuyen imprevistos que puedan afectar su validez y desarrollo efectivo.

 

          La iniciativa de confeccionar una guía para realizar remates, se origina con la rotación de personal, por la iniciativa de un técnico que por primera vez asume la función de rematador y requirió la instrucción y capacitación básica para el complemento de sus conocimientos en los aspectos dinámicos o prácticos que exige la diligencia de una subasta publica.

 

          La jefatura vio bondades en la iniciativa, valorando alcances mayores a un uso individual, como instrumento de dominio general del personal técnico; por lo que complementó la guía, perfeccionado su contenido y adicionando el fundamento legal que con ocasión de la actividad a cada aspecto correspondía.

 

          La Guía  para realizar remates se constituye no solo en una facilidad para el rematador, al momento de la subasta, sino que importa un filtro previo, amen de una guía para el seguimiento posterior; bajo un lineamiento uniformado, que esta en capacidad de ser desarrollado con seguridad por cualquier técnico del despacho, sea este experimentado o de nuevo ingreso, si sigue al pie de la letra las instrucciones de la guía, lo que impresiona una herramienta de gran valía para el despacho en particular, en provecho de el resto de oficinas con ejercicios o competencia similares.

 

5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta

 

          La buena practica que se propone se desarrolla en dos secciones: La (A) relativa a la Revisión previa al remate  y la (B) que corresponde  a la celebración del remate propiamente, que se subdivide a su vez en dos modalidades; Con Postores o Sin Postores.

 

          La etapa (A), se explica y detalla de la siguiente manera:

 

1. REVISIÓN PREVIA AL REMATE
2. Imprimir lista de remates de la Agenda Cronos, de los días lunes, días en que se realizan remates.*

 

2. Revisar los expedientes:

• Escritos pendientes por resolver, de solicitarse lo siguiente se procede así: 

• Suspensión, únicamente procede cuando lo solicita el acreedor o los acreedores ejecutantes apersonados (se ubica al técnico para resolver escrito), o se realice deposito por lo adeudado, si el monto no es suficiente el remate se debe  hacerse sujeto a la verificación de lo depositado (artículo 22 de la Ley de Cobro Judicial).
• Archivo (se ubica al técnico para resolver escrito).
• Oposición (se hace el remate sujeto a lo que se resuelva sobre la oposición, artículo 23 Ley de Cobro Judicial).

• Notificaciones: demandados, anotantes, poseedores y demás intervinientes en el proceso, deben ser positivas, a este respecto debe revisarse el contenido del acta de notificación lo siguiente: 1. Nombre de la persona notificada, 2. Lugar y forma en que se notifico, 3. Nombre de la persona que recibe, 4. Firma del Notificador, 5. La entrega de copias al notificando (artículo 6 Ley de Notificaciones Judiciales), 6. Si se trata de persona con discapacidad, deberá constar la entrega de documento  en formato accesible de audio, digital, electrónico, Braille  u otro (artículo 6 en relación al 5 de la Ley de Notificaciones Judiciales). Debe verificarse que entre la fecha de la notificación a todos los sujetos intervinientes, medien 8 días hábiles (aquí atención a los días feriados, artículo 146 del Código Procesal Civil), con respecto a la data en que se llevará a cabo el remate, el plazo debe contarse a partir del día siguiente del día en que se consigna en el acta se ejecutó la notificación  (art.23 Ley de Cobro Judicial). Ejemplo: Notificación 13-09-2016, cuenta plazo de 8 días hábiles a partir del 14-09-2016.
• AUSENCIA DE ACTA DE NOTIFICACIÓN: 1.  No existe acta de notificación, esta el edicto y no hay postores,  el remate se hace sujeto a la comprobación del acto de notificación; 2. No existe acta de notificación, esta el edicto y si hay postores, el remate se hace sujeto a la verificación de la notificación.

 

3. Revisar la publicación del edicto.

• Boletín Judicial, deben realizarse 2 publicaciones (artículo 21,5 de la Ley de Cobro Judicial). Entre la fecha de la de la primera publicación a la data en que se realizará el remate deben mediar 8 días hábiles(aquí atención a los días feriados, artículo 146 del Código Procesal Civil), contados a partir del día siguiente  de la primera publicación. Ejemplo. Primera Publicación 13-09-2016, el plazo de ocho días hábiles se cuenta a partir del 14-09-2016. Esta revisión se realiza ingresando a Intranet. (Se adjunta anexo 1 para ilustración).   
• Debe incorporarse al expediente, constancia con la información de fechas en que se publicaron los edictos. Para tal efecto se captura la pantalla y se realiza en el Sistema Virtual la debida incorporación. 

• Si no se logra establecer la publicación del edicto, el remate no se puede realizar, a menos que la parte interesada compruebe en el acto la debida publicación, documentos que deberán scanearse y adjuntarse al expediente.  Si la documentación no se aporta en el acto, el remate igualmente podrá realizarse, empero, posteriormente el interesado deberá demostrar la efectiva publicación.  
• Si no se logra establecer la publicación del edicto, se realiza la constancia respectiva y el día del remate se sale a la puerta del despacho para corroborar si existen postores que quieran participar, de existir y no tener certeza de la publicación de edictos el remate se hace sujeto, caso contrario, de no existir postores se hace constancia de que se salió a la puerta se preguntó si existían postores y por la inexistencia de los mismos el resultado del remate lo fue sin posturas.
• Es importante que siempre conste en el expediente constancia de la razón por la cuál el remate no puede realizarse, esto se realiza con la revisión que se da al proceso y la constancia se adjunta antes del día en que debe celebrarse el remate.   

 

4. Si se cumple con los supuesto que permiten realizar el remate, se imprime el edicto, para dar lectura el día fijado y el expediente se ubica en tarea “ para remate”,pase al Técnico 2 (encargado de los remates). Otra sugerencia es la utilización de un machote de estudio que contendrá la información necesaria y básica que debe conocer el pregonero para poder llevar a cabo el remate con existo. (Ver Anexo número 2).

 

5. Caso contrario, por alguna razón no se puede ejecutar el remate, se ubica el expediente al Técnico 2 (encargado de los remates), tarea “para remate”, se espera al día señalado para celebrar el remate, con el fin de hacer la constancia, para tal efecto se busca:

• Machotes constancia remate no celebrado.
• Realiza el cambio de ubicación a donde corresponda.

 

6. Impreso los edictos, se anota en cada uno:

• El 50% de la base

• El monto del saldo del capital+50%, suma hasta la cual el actor puede hacer postura sin depositar (artículo 23 de Ley de Cobro Judicial) , excepto los procesos donde interviene el Banco Hipotecario la  Vivienda,  Mutuales por privilegio legal no necesitan depositar. (Artículo 38 de la Ley del Sistema Financiero para la Vivienda).
• Apoderados generales o especiales.
• Representantes de las sociedades.
• Nombre de los demás acreedores de rango inferior.
• Si el remate debe hacerse sujeto por alguna circunstancia.  

 

          La etapa (B) tiene el siguiente desarrollo

 

1. CELEBRACION DEL REMATE.
2. Al ser la hora exacta señalada para celebrar el remate y según lo indica el reloj de la oficina judicial, se sale a la puerta del Despacho con la documentación necesaria para dar la lectura al edicto, se pregunta si existe postores para el remate de las ….
3. Una vez identificadas las personas que van a participar, se agrupan al lado de la puerta, de manera que no se interrumpa el resto del servicio que se presta en ese momento en la oficina.

 

CON POSTORES:

 

Se realiza una breve explicación a los participantes de la dinámica de la audiencia y las reglas a seguir en la diligencia, para que está transcurra de forma ordenada y sin interrupciones o inconvenientes.

DINAMICA y REGLAS::

1. Se solicita el deposito de garantía del 50 por ciento de la base para participar (artículo 23 de la Ley de Cobro Judicial). Los postores pueden entregar: 1. Efectivo, el cuál debe contabilizarse de forma manual, si se trata de cantidades pequeñas de dinero, en caso de tratarse de mucha cantidad de billetes, el Despacho cuenta con la máquina contadora de billetes la cuál deberá ubicarse en la puerta en donde se realiza la diligencia. Lo anterior en razón de que el dinero debe ser contabilizado siempre en presencia del dueño del mismo. Si se trata de moneda extranjera, la conversión a colones debe hacerse de acuerdo al tipo de cambio del día según la compra que establezca el Banco Central de Costa Rica ; 2. Entero Bancario a la orden del juzgado, emitido por un Banco costarricense. *; 3.Cheque certificado(Es una garantía de existencia o reserva de fondos en el banco, para su pago. Por solicitud del girador el banco certifica que la cantidad girada esta depositada en cuenta corriente) o de Gerencia(Documento mediante el cuál se solicita a un banco el pago de cierta cantidad de dinero. Es una orden de pago que el banco realiza para que sea cobrada ahí mismo o en su caso para que su importe sea depositado en la cuenta bancaria que el beneficiario tenga en la institución bancaria. ) emitido por un Banco costarricense (Ver al efecto el artículo 70 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica).* (en los anexos se muestra ejemplos de estos tipos de cheques y los requisitos que deben revisarse anexo 3) . Es importante que el pregonero mantenga el orden, si se trata de muchos postores, lo ideal, es colocar en un sobre, ya sea el dinero, deposito o cheque, junto con la cédula que identifica al postor dueño del dinero, deposito o cheque. Debe siempre procurarse contabilizar el dinero delante de la persona dueña del dinero.
2. 2. Aunado a ello se solicita la cédula de identidad a cada postor y si actúan como abogados deberán entregar el Carné que los acredita como tales.  Si son apoderados y no consta en el expediente, se pide documento en donde conste la representación. Si el postor se apersona en representación de un tercero deberá demostrar en el acto, con documento idóneo esa representación.  Aquí es importante  tener claro lo que al efecto establece el numeral 1068 del Código Civil, en cuanto a quiénes no pueden participar en un remate.  También debe tomarse en cuenta lo que al efecto establece el numeral 92 de la Ley del Tribunal de Elecciones, en cuanto a la no presentación de la cédula de identidad.          

 

3. Una vez que se constata lo anterior, se explica e informa, que se le dará lectura al edicto, finalizada la misma se preguntará si existen posturas. Claramente se le indica a los postores que después de cada posturas se contará hasta tres y que si al decir una postura se a contabilizado hasta tres, sin que se escuche una mejor oferta, el remate se dará por cerrado. Es por ello, que también es importante dejarle claro a los postores que deben hablar con voz alta y clara.
4. Se indicará en voz clara y alta, que el remate será gravado en sistema de audio. Para ello, previo a la hora del remate debe constatarse que el sistema de audio este funcionando, probarlo y estar siempre listo y preparado para su uso, de manera que, en casos en que deba darse uso, se utilice el tiempo menos posible para su conexión. También puede proceder que, en el momento en que se cerciore la cantidad de postores que participarán, se dirige al interior del Despacho y le solicita la colaboración con el audio a los técnico 05 o 06 los cuales se turnan cada dos semanas. Es importante en este momento ya conocer sobre el protocolo de remates que tiene el Despacho en cuanto el trabajo asignado a cada técnico cuando se necesite colaboración inmediata, este protocolo se encuentra en la carpeta “equipo”, en la unidad “común-jcm”.
5. Debe indicarse a los postores, que él que de ellos se adjudique el bien, si no paga en el acto la totalidad, cuenta con tres días para pagar el precio total (Artículo 23 de la Ley de Cobro Judicial). Excepto si se trata de un remate donde el acreedor es la Mutual, Banco Hipotecario o las instituciones o entes público y privados autorizados por dicho Banco para operar dentro del sistema, en estos casos el pregonero debe dejar claro que de los postores que se adjudique el bien, al final debe pagar la totalidad de lo ofrecido(artículo 153 bis de la Ley del Sistema Financiero para la Vivienda y Creación del BANVHI). Por ejemplo: La base en que se venderá el bien lo es por VEINTE MILLONES DE COLONES, el 50 por ciento de esa suma es DIEZ MILLONES DE COLONES, ese monto deposita el postor, en el acto, para participar. Pensemos que se elevaron las posturas a TREINTA MILLONES DE COLONES, el que ofreció esa suma y con ella se adjudica el bien, al final debe en el acto, entregar la restante cantidad que complete lo que ofreció, es decir la suma de VEINTE MILLONES DE COLONES. Esto debe quedarle claro a los postores que participen en remates donde intervengan estas entidades.
6. Si del expediente electrónico se desprende o alguna parte previo al remate presenta un escrito, el remate debe hacerse sujeto, por ello debe indicarse a los participantes lo siguiente: “El remate se hará sujeto al escrito presentado en fecha ... por …” y explicar lo que ello quiere decir, sea que, el bien objeto de la venta no se adjudicará a la persona que lo compre en la venta judicial, hasta tanto , se resuelva y quede firme el fondo de lo contenido en los escritos presentados.      
7. En el momento que esta grabando el audio para el remate, y previo a la lectura del cartel, se debe de indicar quienes se encuentran presentes, sea apoderados, partes del proceso y si hay postores se indica el nombre completo, así como, especificar con que participa y con que monto lo hace. A manera de ejemplo: se va a realizar un remate con la base CINCO MILLONES, el cincuenta por ciento para participar es de DOS MILLONES QUINIENTOS MIL COLONES, estando con la grabación lista se inicia: ¨previo a la lectura del edicto, se indica que se encuentran presentes el Lic. Oscar Rodriguez Sanchez, en su condición de Apoderado General Judicial de la parte actora, y los postores: la señora María XY representante legal de TRES PATITOS S.A. la cual aporta para participar el monto de DOS MILLONES SETECIENTOS MIL COLONES en dinero en efectivo y, el señor Juan XY aporta un cheque de gerencia del Banco XX número ......por un monto de SIETE MIL DOLARES, de igual forma, se le indica a los presentes que el remate se hace sujeto a la ..........y luego se lee el edicto.

Eso es con el fin de darle una mayor transparencia al acto y además de la formalidad de que los postores conozcan que el cheque que han entregado para participar no se puede cambiar por otros de mayor monto o viceversa (como ya nos ha pasado, con ocasión al cheque que un postor destruyó de forma altanera en estrados judiciales).

 

8. Se procederá a dar lectura al edicto en voz alta.
9. Finalizada la lectura, se indica: “Se escuchan ofertas..”. Los postores empezarán a ofrecer. El pregonero debe siempre estar atento a las ofertas, cuando escuche la última, indicará el monto ofrecido y luego a la una, nuevamente el monto ofrecido y a la dos y nuevamente el monto ofrecido y a las tres (artículo 23 de la Ley de Cobro Judicial). A manera de ejemplo el siguiente: “TREINTA MILLONES DE COLONES a la una, TREINTA MILLONES DE COLONES, a las dos y TREINTA MILLONES DE COLONES a las tres”. Inmediatamente indica el nombre de la persona que se adjudica el bien... “Se adjudica a … por la base en abono a su crédito o por la suma de …, se da por terminada la diligencia”, se queda únicamente con el interesado.

10.Entregará los demás depósitos pertenecientes a los postores que participaron y no se adjudicaron el bien, con sus respectivas cédulas. Esto lo indicará en voz alta para que quede gravado todo aquello que realiza en la diligencia de remate. En relación con lo anterior y para efecto de de llevar un orden, sería bueno y prudente  individualizar  e identificar cada deposito (puede hacerse uso de sobres blancos se introduce el dinero y  el documento de identificación como se supra citó), para que así al momento de entregar los depósitos a los postores que no resultaron adjudicatarios, se tenga el dato para el uso fácil y ágil;  y se  indique de viva voz que se devuelve el deposito. A modo de ejemplo: Son cuatro los postores, a uno se adjudica el bien, a los otros tres debe devolverse el dinero que presentaron como deposito de participación. Se dice: “ Se devuelve CUATRO MILLOES DE COLONES en dinero en efectivo a Juan Pérez, un cheque por CUATRO MILLONES DE COLONES a María Sánchez y OCHO MIL DOLARES en efectivo a  Joaquín Fernández...”De modo que esto queda grabado y es constancia de la devolución de los dineros a sus respectivos dueños. Con esto el pregonero y el despacho se libera de responsabilidades relacionadas con esos dineros.

11. Se traslada a la ubicación física donde se ubica la Cajera, en este momento es Paula Aguilar quién ejerce dicha función, en caso de existir dinero en efectivo, de lo contrario, al final se entrega el cheque con el acta de remate (ya firmada). Tratándose de dinero en efectivo Paula Aguilar debe emitir el formulario F406, el cuál consiste en un recibo de dinero que deberá entregarse al adjudicatario, dueño del dinero, como comprobante de que su dinero fue recibido en este Despacho. (Ver al efecto Anexo 4 y 5).    
12. De ser un tercero el adjudicatario, se debe de preguntar el medio para recibir notificaciones, así como, informarle que debe de firmar una declaración de Fe bajo juramento relacionada a la procedencia del dinero de la postura final. También debe indicarse en el acta el estado civil, lo anterior debido a que el Registro Público lo solicita, suponemos que para efectos de bienes gananciales.

13.Realización del acta, la cual se ubica en:   Machotes / Remate:

• Acta postura actor
• Acta remate - comprador cancela totalidad. En caso de adjudicación de un tercero, persona física debe indicarse el estado civil de la persona. Esto en razón de que el Registro Público así lo requiere, pensamos que muy posiblemente por un tema de gananciales.

14. Las partes e interesados firman el acta.
15. Pasa a firmar el acta.
16. Pasa al acta a terminado.
17. Realiza el cambio de ubicación “Para aprobar remate / Adjudicado por ...”

18.Actualización de la Agenda Cronos

• Realizado

Adjudicado 1° remate

 

SIN POSTORES:

 

1. Al ser la hora exacta señalada para celebrar el remate y según lo indica el reloj de la oficina judicial, se sale a la puerta del Despacho con la documentación necesaria para dar la lectura al edicto, se pregunta si existe postores para el remate de las ….

 

2.Se procederá a dar lectura al edicto.

3. Finalizada la lectura se indica lo siguiente: “En vista de que no existe postores, se pasará al segundo o tercer remate (según el caso) y se da por terminada la diligencia”.
4. Realiza del acta, que lo ubica en / Machotes Acta sin postores.
5. Se realiza el pase del expediente al estado: “para resolver escrito” o “casilla”.
6. Actualización de la Agenda Cronos

• Suspendido

• Petición de partes.

• No realizado

• Archivado
• Edicto no publicado

• Realizado

• Adjudicado 1° remate

 

Observaciones:

Ver documento adjunto, guía con anexos.

 

6. Impacto observado en la solución del problema.

 

          Se desarrolla una guia segura y un procedimiento uniforme que técnicos y el rematadores deben seguir para la eficacia de la diligencia. Orden y estructura única en la elaboración de ventas judiciales.

 

7. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

Coversatorios magistrales; Reuniones, mediciones, prácticas y valoraciones.

 

8. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

 

Porque de esta forma se facilita una propuesta en el ejercicio de remates bajo una dinámica unificada que de ponerse en practica a nivel general dentro del Poder Judicial, implicaría un beneficio, interno y también para el usuario, sin necesidad de incurrir en costo alguno para su efectiva ejecución.

 

9. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

Agilidad de la subasta sin contratiempos, no quejas en contraloría y no reclamos de usuarios.

 

10. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).

Jurisdiccional

 

11. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.

Diciembre de 2016

Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.)  o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 

 

La fecha límite de inscripción del 3° de abril al 30 de junio de 2017

“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1

 

 

^{[1]                  1}“Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006

 

 

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