I.-) DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN Y RECEPCIÓN DE PRUEBA DE MANERA ORAL.

 

Desde hace tres meses, quien suscribe esta nota, ha estado implementando la oralidad en la audiencia de conciliación y recepción de prueba.

 

Junto conmigo, los jueces Luis Porfirio Sánchez, Gabriela Bustamante y Adriana Chacón Catalán –que pronto se incluirán en esta forma de recepción-nos encontramos matriculados en la nueva modalidad de recepción de prueba en el Juzgado de Trabajo de Goicoechea.

 

Esta modalidad tuvo dos objetivos claros: la reducción de tiempo en la audiencia y la reducción de papel en el Juzgado. Los dos objetivos, de mi parte se han logrado a cabalidad. Se ha logrado comprobar que, una audiencia donde un testigo duraba aproximadamente una hora o cuarenta y cinco minutos, ahora dura un máximo de veinte minutos. Por otro lado, la reducción en papel es extraordinaria, pues los litigantes, advertidos de previo en la resolución donde se les indica la hora y fecha en que deben asistir, traen consigo CD en blando o “llaves maya” donde se graba la audiencia en su totalidad.

 

  • Cuál es la buena práctica: La implementación de medios informáticos para la recepción de la audiencia de conciliación y recepción de prueba oral.
  • Situación en que es aplicable: Se aplica tanto en las audiencias de conciliación y recepción de prueba como en las audiencias de confesional. Todos aquellos actos verbales en donde participe el Juez y las partes.
  • Resultados que se obtuvieron: Reducción de tiempo para todas las Reducción de gasto de papel. Seguridad Jurídica, ya que las partes están consientes de que todo lo dicho en la audiencia queda totalmente grabado.
  • Factores externos que lo pueden afectar: Uno de los factores externos que tenemos en contra aquellos que implementamos las buenas prácticas, son el poco espacio en nuestra oficina; el enorme ruido del entorno ya que la oficina da a los pasillos públicos donde es usual que otros testigos se reúnan y expedientes que se “arrastran” por lo que es imposible fallar pronto el asunto.
  • Factores de éxito que inciden en las buenas prácticas: No hay duda que incide en las buenas prácticas la mística en el trabajo, el compromiso por sacar adelante el juzgado de trabajo, el equipo que se nos dio para ello –aunque puede mejorarse-.
  • Condiciones claves para que pueda darse la Buena Práctica: Uno de los elementos básicos que requerimos es una mejor capacitación en el tema de la oralidad. No hay duda que una cosa es la teoría y otra la práctica. Opino por mi experiencia de tres meses que es necesaria esta capacitación. Aunado a ello, si se quiere que el asunto sea fallado con más prontitud es necesario desahogar aún más las oficinas de los jueces, esto es quitar las “presa” que se viene arrastrando. Es necesario ello, para poder fallar con prontitud. No es posible cumplir ambas condiciones, sea fallar asuntos antiguos y fallar asuntos nuevos. Sin embargo, se hace el esfuerzo. Otro de los aspectos necesarios, en mi opinión, es depurar el procedimiento aún más, eliminando las audiencias de cada documento que se presenta, hacer el proceso más oral todavía y aplicar la resolución alterna de conflicto con un éxito mayor.
  • Iniciativas y acciones importantes que deben tomarse para reproducirla –la buena práctica-: Es necesario aprovechar la experiencia y reproducir la buena práctica en los demás jueces del despacho. Esto, sin duda y es mi esperanza, servirá para bajar el tiempo en las audiencias de conciliación y recepción de prueba.

 

¿PORQUÉ ES UNA BUENA PRÁCTICA?: Sin duda la implementación de las nuevas tecnologías para la recepción de las audiencias orales es una buena práctica judicial no solo porque permite, como he mencionado reiteradamente, la celeridad en dicha diligencia judicial; sino porque también acarrea el beneficio de un ahorro de papel al Poder Judicial y le otorga una mayor seguridad jurídica a las partes intervinientes de que lo dicho en la audiencia ha quedado totalmente consignado de manera informática. Sea que quedo grabado.

 

¿PORQUÉ   RECOMENDARÍA  A    OTROS   JUZGADOS QUE   TOMEN   EN CUENTA ESTA BUENA PRÁCTICA JUDICIAL Y LA REPLIQUEN?. Son incontables sus ventajas. Trataré de mencionar algunas de ellas, que en mi práctica me he dado cuenta. Primero, el Juez o Jueza puede estar más atento a la diligencia. Esto es porque ya no tiene que digitar las respuestas a sus preguntas o a las de las partes. Ello permite además una mayor concentración al fondo del asunto, que a su vez acarrea una mayor claridad en la posible resolución del caso. Segundo: Las partes quedan más satisfechas ya que no tienen que pasar horas en el Despacho del Juez o Jueza, ya que la diligencia se hace más expedita y por otro lado saben que todo quedo debidamente grabado. Tercero: Una vez concluida la diligencia, simplemente se copia ésta en un CD en blanco o en una “llave maya”. Cuarta: Hay posibilidad para el Juez de escuchar posteriormente a los testigos lo que hace recordar su voz, si estaba nervioso o no. Quinto: Se elimina de la sentencia las trascripciones literales de los testimonios de los deponentes, haciéndola más concisa.

 

ÁMBITO AL QUE PERTENECE LA BUENA PRÁCTICA: Jurisdiccional.

 

 

MECANISMO DE MEDICIÓN: Se utilizó un mecanismo deductivo, haciendo un análisis comparativo del tiempo que se duraba con la forma anterior de tomarla y la nueva forma, sea la oral.

 

 

II.-) DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS PARA LA GRABACIÓN DEL EXPEDIENTE EN FORMA DIGITAL AL USUARIO.

 

Desde comienzos de este año, dos mil ocho, el Juzgado de Trabajo trata de grabar a los usuarios todos los documentos, cuando así lo solicitan, de manera digital.

 

Esta práctica tuvo un objetivo claro: la reducción del tiempo de espera del usuario y la reducción del papel del Poder Judicial.

 

Los dos objetivos, desde mi punto de vista también se han logrado a cabalidad.

 

Por un lado, se ha logrado la reducción del tiempo de atención al usuario de una hora y media a cuarenta minutos. Por otro lado, se ha logrado la reducción de papel. Veamos.

 

Desde el pasado mes de setiembre de dos mil siete, en el Juzgado de Trabajo, se comenzó un plan piloto, con la intención de entrar de lleno a la "nueva era de la información".

 

Se escogió un grupo de 384 expedientes, en lo cuales la prueba era la misma para todos. Por ello, por economía, celeridad procesal y haciendo uso de la tecnología, se escaneó la prueba documental que constaba de 52 folios; se incorporó como un documento digital en el sistema de gestión y se otorgó audiencia a las partes. En la resolución que así se dispuso, se advirtió que la misma era accesible en la página de Internet del Poder Judicial, en el link de consulta de expedientes.

 

En estos casos, por tratarse de una demanda contra el Estado, y dado que la ley nos obliga a suministrarle la copia de todo documento que se le otorgue audiencia a costo del Poder Judicial, se dispuso entregarle una sola copia digital por medio de C.D., la cual sirvió para todos los procesos, dejándose constancia en cada uno de ellos de dicho acto.

 

Sólo en ese acto (digitalizar la prueba y entregar la información), vamos a tener una gran economía (52 copias a certificar por cada expedientes 384 =19968 fotocopias X ¢10 cada una= ¢199.680. (Lo anterior dado el caso corriente que se hubiese hecho una certificación para cada expediente).

 

A pesar de lo anterior, si otorgamos la audiencia de los documentos, con el método tradicional implicaría que por cada expedientes tendríamos que hacerle entrega de fotocopias de la certificación al Estado, o sea de los 52 documentos certificados por 384 asuntos= 19968 copias X ¢10= ¢199.380.

 

En síntesis, si se hubiese utilizado el método convencional, hubiéramos tenido que fotocopiar y certificar 384 juegos para incorporarlo a cada expediente judicial. De cada uno, tendríamos que fotocopiar un juego de cada certificación para entregarlo al Estado, junto con la respectiva audiencia. Con el sistema que estamos utilizando de digitalizar la prueba (escáner), incorporarla al sistema de gestión y hacerla de conocimiento de las partes por medio de Internet, previa resolución al respecto, vamos a tener un ahorro para el Poder Judicial (cuando estén listos todos los expedientes), sólo de fotocopias de casi cuatrocientos mil colones, más el desperdicio de papel con documentos repetidos. De estos expedientes, ya hay un grupo en los cuales ya se ha dictado sentencia, con lo cual avanzamos incluso en la tramitación. Lo anterior puede verse en la página Web del Poder Judicial, para lo cual debe ingresarse a consulta de expedientes, luego a Segundo Circuito Judicial de San José. Dentro de los expedientes que se han incorporado a dicho plan piloto se encuentra el número 06-001382-0166-LA. La certificación digital y la resolución están incorporadas desde el 03-10-2007. Con darle link donde dice ver documentos, se podrá encontrar en cada uno de los documentos la certificación y la resolución, siendo de esta lo más importante es su parte final.

 

Finalmente, en la sentencia que se dictó a ese efecto, en los diferentes asuntos, se incorporó un considerando de procedimiento donde se indica tal situación y la incorporación del "documento electrónico" a las pruebas del expediente.

 

Por otro lado, con el afán de poder ahorrarle tiempo al usuario en fotocopias del expediente y dar un mejor servicio que enaltezca a la institución; el Juzgado de Trabajo se ha propuesto entregar de manera electrónica las resoluciones, incluyendo la sentencia, que requieran las partes.

 

Para ello, actualmente, se le solicita el usuario un "artefacto de almacenamiento masivo" o "llave maya" para grabarle la información que requiera y que se encuentre en el Sistema de Gestión de los Despachos Judiciales.

 

Pese a la carencia de recursos que en la actualidad tenemos y que el "tribunal sin papel" aún no ha visto la luz. El juzgado ya ha comenzado a realizar las gestiones administrativas para que a partir de enero del año próximo, se pueda otorgar ese servicio a los usuarios, ampliando la entrega de información por medio de C.D.

 

  • Cuál es la buena práctica: La implementación de medios informáticos para la entrega digital al usuario de documentos del expediente.

 

  • Situación en que es aplicable: Se aplica en todos aquellos casos actuales en donde el usuario solicite este servicio. Pronto se estará poniendo un cartel informativo en el juzgado para que todos los usuarios y usuarias tengan la información respectiva.

 

  • Resultados que se obtuvieron: Reducción de tiempo para todas las Reducción de gasto de papel.
  • Factores externos que lo pueden afectar: Deficiencia en el equipo de cómputo, carencia de CPU –unidades de almacenamiento de energía-, o en algunos casos que el sistema no funcione.
  • Factores de éxito que inciden en las buenas prácticas: Reitero la mística en el trabajo, el compromiso por sacar adelante el juzgado de trabajo, el equipo que se nos dio para ello –aunque puede mejorarse-
  • Condiciones claves para que pueda darse la Buena Práctica: Requerimos una mejora en el Sistema de Gestión.
  • Iniciativas y acciones importantes que deben tomarse para reproducirla –la buena práctica-: Es necesario aprovechar la experiencia y reproducir la buena práctica en los despachos judiciales; ya que la práctica indica que el grueso de los usuarios de están matriculando a la nueva tecnología.

 

PORQUÉ ES UNA BUENA PRÁCTICA?: Sin duda es una buena práctica porque permite al usuario una rápida consulta al expediente judicial. Amén de que tampoco debe estar haciendo interminables colas en las fotocopiadoras del edificio que no dan abasto a tanto usuario. Del mismo modo, se puede atender a un mayor volumen de usuarios.

 

¿PORQUÉ RECOMENDARÍA A OTROS JUZGADOS QUE TOMEN EN CUENTA ERSTA BUENA PRÁCTICA JUDICIAL Y LA REPLIQUEN?. Por lo antes indicado.

 

ÁMBITO AL QUE PERTENECE LA BUENA PRÁCTICA: Jurisdiccional (ya que el Juez también entrega información de manera digital) y Auxiliar de Justicia.

 

MECANISMO DE MEDICIÓN: Se utilizó un mecanismo deductivo, haciendo un análisis comparativo del tiempo que se duraba brindando la información y la nueva forma, sea de manera digital.

 

 

 

 

III.-) SOBRE EL AUMENTO DE LA PRODUCCIÓN REFLEJADO EN LAS NOTIFICACIONES REALIZADAS.

 

Al aumentar la producción en resoluciones judiciales, otra área que incrementó sus números fue la Oficina de Notificaciones.

 

Para una mejor ilustración, realizando un cuadro comparativo de la producción generada por el Despacho para el año 2006, respecto al presente, nos dio como resultado que al mes de agosto de 2007, se hayan notificado

2358 asuntos de más.

 

 Lo anterior refleja, sin duda alguna, tres aspectos primordiales:

 

 1. Se ha aumentado la producción; y,

 

 2. El usuario recibe con una mayor prontitud una respuesta de su asunto. Sea hay una mayor celeridad en los procesos.

 

 3. Que el sistema implementado está dando resultados satisfactorios.

 

A continuación se realiza un cuadro comparativo entre 2006 y 2007.

 

 

Expedientes notificados en el Juzgado de Trabajo enero a agosto años 2006 y 2007

 

Año/mes Enero     Febrero  Marzo  Abril    Mayo Junio

Julio

Agosto

Total

Año

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2006

1290

2356

2840

1979

2817

2737

2365

3986

20370

Año

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2007

2120

3090

3688

2185

3393

2909

2357

2986

22728

 

 

 

ÁMBITO AL QUE PERTENECE LA BUENA PRÁCTICA: Auxiliar de Justicia.

 

 

CONCLUSIONES.

 

Como he querido establecer las buenas prácticas que se han implementado en el Juzgado de Trabajo, han permitido aumentar la credibilidad de los usuarios y usuarias en este Despacho.

 

He querido comenzar mi conclusión con esta afirmación, ya que en tiempos anteriores no es oculto para nadie que el Juzgado de Trabajo se encontraba sumido en un letargo poco común; que desmotivaba incluso a las altas autoridades de nuestro Poder Judicial.

 

Poco a poco, con el esfuerzo de todos, se ha ido transformando en un Juzgado eficiente, cuyo principal objetivo es brindar un servicio eficiente, rápido y de calidad.

 

Por ello, las buenas prácticas judiciales implementadas han coadyuvado sin duda a este enorme esfuerzo que se ha hecho. Y el resultado es visible, como puede apreciarse en el cuadro 1, si comparamos los meses de marzo de 2006, 2007 y 2008, podemos percatarnos que el circulante del despacho ha bajado en 1236 asuntos; ello sin contar el aumento en las notificaciones; lo que comprueba el trabajo que se viene haciendo. El número es mayor –de reducción-, ya que actualmente se toman en cuenta las ejecuciones de sentencia, lo que antes no se hacía:

 

CuadroNo. 1

 

Circulantes al inicio año2006, 2007y 2008. y casos entrados en los años 2006-2007.

 

Juzgado de Trabajo II Circuito Judicial de San José.

 

Al 15 deabril 2008

 

 

 

 

 

 

 

Período/expedientes

I Trim06

I Trim07

I Trim08

 

 

 

 

 

 

Circulante 31 marzo

10091

9064

8855*

 

Entrada años 2006-2007-

3777

3771

853**

2008

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fuente: Informe de estadístico del Juzgado de Trabajo.

 

  • Se debe aclarar que incluye las ejecuciones de sentencia, aspecto que no fue tomado en consideración en los años anteriores por que no eran parte del circulante.

 

  • * Solamente lo ingresado al primer trimestre año 2008. Los años anteriores incluyen la entrada de todo el año.

 

 

Creo firmemente que el Juzgado de Trabajo del Segundo Circuito Judicial de San José, ha implementado buenas prácticas judiciales que han acarreado enormes beneficios al Despacho y que han aumentado su respeto hacia terceros. Del mismo modo, debe señalarse que estas prácticas no han sido impuestas por la Corte, sino que han sido solicitadas por el propio Despacho que se ha percatado que es importante adentrarse en la nueva era de la información y de la tecnología.

 

 

Por todas estas razones, solicito de manera respetuosa al Tribunal de Reconocimiento que considere al Juzgado de Trabajo como candidato y eventual acreedor al "RECONOCIMIENTO A LA EXCELENCIA JUDICIAL O BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN JUDICIAL".

 

De Ustedes, atentamente,

 

 

Lic. Armando Elizondo Almeida

Juez

 

 

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