116-PLA-2018

Ref. SICE: 1546-17

 

 

20 de diciembre de 2017

 

Máster Patricia Bonilla Rodríguez

Directora a.i. Despacho de la Presidencia

 

Estimada señora:

En atención al oficio DP-647-2017 del 29 de setiembre del 2017, remitido por la máster Laura Chaves Lavagni, Directora del Despacho de la Presidencia, donde se solicita el resumen de los proyectos realizados durante el 2017 del Programa de Buenas Prácticas. De esta manera, se procede a dar a conocer el informe de labores del periodo 2017 de este programa.

El Programa de Buenas Prácticas desarrolló en el periodo 2017 una serie de actividades de fortalecimiento del programa y el Banco de Buenas Prácticas con el objetivo de proyectar institucionalmente los mejores modelos de gestión, generar e incentivar mayores espacios de participación e innovación.

Las actividades más destacadas para el periodo 2017 fueron las siguientes:

• VI Edición del Concurso de Buenas Prácticas 2017.
• Seguimiento de Iniciativas del Banco de Buenas Prácticas en las oficinas y despachos judiciales.
• Seguimiento PISAV.
• Divulgación de Buenas Prácticas.
• Programa FIAJ.

 

1. VI Edición del Concurso de Buenas Prácticas

Una de las actividades de mayor importancia realizadas por el Programa de Buenas Prácticas durante el 2017 fue la VI Edición del Concurso de Buenas Prácticas.

El proceso para llevar a cabo esta actividad inició en el mes de febrero anterior, con la inscripción de las buenas prácticas y concluyó en el mes de octubre de 2017, con la premiación de las buenas prácticas seleccionadas como ganadoras por parte del jurado.

Este concurso consta de siete etapas, las cuales se detallan en la siguiente figura:

Figura 1.

Etapas del Concurso Buenas Prácticas 2017

 

Fuente: Elaboración Propia

 

 

 

 

I Etapa. Divulgación.

 

Periodo: del 13 febrero al 30 de octubre de 2017.

 

En esta etapa se dio a conocer la importancia, los lineamientos generales y beneficios institucionales del Programa de Buenas Prácticas al personal judicial; por medio de cápsulas informativas y notas de prensa, en coordinación con el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional.

 

En la siguiente figura se muestra un ejemplo de una nota realizada en el Ministerio Público con el fin de divulgar el Concurso de Buenas Prácticas 2017.

 

Figura 2.

Nota de Divulgación del Concurso de Buenas Prácticas en el Ministerio Público

 

 

Fuente: Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional

 

 

II Etapa. Convocatoria e Inscripción.

 

Periodo: del 3 de abril al 30 de junio de 2017.

 

Durante esta etapa, se dio asesoría a las oficinas y despachos judiciales sobre las actividades o procesos de sus despachos u oficinas que pueden concursar. Como parte de esta etapa se realizaron visitas a diferentes Circuitos Judiciales, entre ellos están: el Circuito Judicial de Puntarenas y Segundo Circuito Judicial de Alajuela, realizadas por el Ing. Miguel Mc Calla Vaz y la Licda. Indira Alfaro Castillo.

 

En los lugares visitados se informaba sobre la importancia de participar en el concurso con iniciativas que generaran valor agregado al Poder Judicial. Para esta edición del concurso se inscribieron un total de 66 posibles buenas prácticas, el desglose por ámbito de trabajo se muestra en el Cuadro 1.

 

 

Cuadro 1

Desglose de Buenas Prácticas Concurso 2017 por Ámbito

Ámbitos	Cantidad	Porcentaje
Administrativo	10	15%
Auxiliar de Justicia	34	52%
·       OIJ	13
·       MP	7
·       DP	11
·       Escuela Judicial	3
Jurisdiccional	22	33%
·       Tribunales	3
·       Salas	1
·       Juzgados	18
Total	66	100%

Fuente: Elaboración Propia

 

 

 

Del cuadro anterior se desprende que el 52% de las iniciativas presentadas correspondían al Ámbito Auxiliar de Justicia, el 33% al Jurisdiccional y el 15% al Ámbito Administrativo. La siguiente figura permite visualizar la distribución porcentual de las posibles Buenas Prácticas presentadas.

 

Figura 3

Desglose de Buenas Prácticas Concurso 2017

 

Fuente: Elaboración Propia

 

 

El desglose de las iniciativas presentadas en este concurso por Circuito Judicial se muestran a continuación:

 

Cuadro 2

Distribución de Buenas Prácticas presentadas por Circuito Judicial

Fuente: Elaboración Propia

 

De las 66 iniciativas presentadas como Buenas Prácticas se excluyeron dos por no cumplir con las normas establecidas para ser tomadas en el Concurso 2017. Estas dos iniciativas y los motivos por las que fueron excluidas se muestran a continuación:

 

Cuadro 3

Iniciativas excluidas del Concurso de Buenas Prácticas 2017

 

Fuente: Elaboración Propia

 

 

III Etapa. Selección y Validación de las Propuestas.

 

Periodo: del 2 de mayo al 31 de julio de 2017.

 

En esta etapa se realizaron visitas para la validación, donde se procede a verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento del Concurso de Buenas Prácticas. Entre los aspectos que se evalúan en esta etapa esta que las iniciativas deben ser innovadoras, efectivas, replicables y sostenibles. Es importante mencionar que para cada una de las validaciones efectuadas se hicieron actas de las mismas.

 

De las buenas prácticas inscritas por parte del Programa Buenas Prácticas, se realizaron visitas de validación en los despachos y oficinas, entre los lugares que se visitaron estuvieron al Primer Circuito Judicial de San José, y Segundo Circuito Judicial de Alajuela, Primer Circuito Judicial de Alajuela y las mismas fueron realizadas por el Ing. Miguel Mc Calla Vaz y la Licda. Indira Alfaro Castillo. Asimismo, hubo buenas prácticas validadas por medio telefónico y correo electrónico.

 

IV Etapa. Talleres de Análisis de las Propuestas Seleccionadas.

 

En esta etapa se presentaron las buenas prácticas inscritas ante las personas integrantes del jurado. Las personas titulares del jurado 2017 fueron los siguientes:

 

Cuadro 4

Personas Integrantes del Jurado del Concurso de Buenas Prácticas 2017

Fuente: Elaboración Propia

 

Las fechas de realización de cada uno de los talleres programados fueron los siguientes:

 

 

Figura 5

Integrantes del Jurado del Concurso de Buenas Prácticas 2017

 

 

V Etapa. Selección de la Propuestas Ganadoras.

 

Periodo: del 1 al 14 de setiembre de 2017.

 

En esta etapa las personas integrantes del jurado deliberaron en sesiones de trabajo posteriores a los talleres de exposición de las oficinas y despachos, donde a través de un formulario cada uno de los jueces y juezas dio una calificación a las iniciativas expuestas, basados en los lineamientos establecidos en las Reglas Generales del Concurso.

 

Las personas integrantes del jurado seleccionaron las “Buenas Prácticas” ganadoras y las oficinas o despachos distinguidos con “menciones honoríficas”, las cuales son iniciativas que aunque no son consideradas para obtener el primer o segundo lugar en el concurso si tienen algún elemento por el que el jurado considera importante realizar una distinción especial de las mismas.

 

Las Buenas Prácticas seleccionadas como ganadoras y menciones honoríficas para el concurso 2017 son las siguientes:

 

Cuadro 5

Buenas prácticas ganadoras y menciones honoríficas 2017

 

 

 

 

 

Fuente: Votación por parte de las personas integrantes del Jurado.

 

En esta ocasión se seleccionaron 5 menciones honorificas (usualmente en procesos anteriores, se han seleccionado un máximo de tres) en el ámbito Auxiliar de Justicia, esto debido al gran número y calidad de propuestas que participaron en el concurso.

 

VI Etapa. Premiación.

 

Se efectuó en el marco de la celebración del Aniversario del Poder Judicial, el 2° de octubre del 2017 en el Auditorio Miguel Blanco Quirós, del Organismo de Investigación Judicial.

  

Figura 6

Entrega de premiación VI Edición del Concurso de Buenas Prácticas 2017

 

VII Etapa. Entrega de Premios.

 

Durante el año 2018 se realizarán las compras de los premios solicitados por las oficinas ganadoras, para lo cual se llevarán a cabo las coordinaciones que corresponden con la Dirección Ejecutiva, las Administraciones Regionales y el Departamento de Proveeduría. Posteriormente, se realizará un acto entrega de los premios.  

 

2. Seguimiento de Iniciativas en el Banco de Buenas Prácticas en las oficinas y despachos judiciales

 

En el 2017 como parte de los procesos de mejora continua del Programa de Buenas Prácticas se realizó un proceso de seguimiento y evaluación siguientes iniciativas que se encuentran en el Banco de Buenas Prácticas:

 

Figura 7

Buenas Prácticas Evaluadas

 

Fuente: Elaboración Propia

 

Este proceso tiene como objetivo identificar la sostenibilidad de las buenas prácticas incorporadas en el programa, a través del seguimiento y evaluación de las iniciativas con los despachos y oficinas judiciales. Esta actividad se realiza mediante la remisión del formulario de seguimiento, a las personas monitoras de los circuitos judiciales, quienes recopilaron en los diferentes despachos y oficinas información sobre las iniciativas que fueron evaluadas.

En el siguiente cuadro se muestra los diferentes circuitos judiciales que fueron evaluados utilizando el formulario anteriormente mencionado.

Cuadro 6

Circuitos Judiciales Evaluados

Fuente: Elaboración Propia

 

Asimismo, en la siguiente figura se observa el porcentaje de Administraciones Regionales que a través de las personas monitoras entregaron el formulario de seguimiento y evaluación, remitido del Programa de Buenas Prácticas. Del mismo se observa que el 62% del total de Administraciones Regionales participaron en este proceso de seguimiento y evaluación, mientras que un 38% de las mismas no pudieron ser evaluadas, debido a que las personas monitoras asignadas a las mismas no enviaron la información respectiva.

 

 

 

Figura 8

Fuente: Elaboración Propia

 

4. Seguimiento PISAV

Las buenas prácticas propuestas por el PISAV de Pavas y aprobadas por Consejo Superior denominadas “Protocolo aprobado para el funcionamiento de PISAV y el Manual de Atención a la Persona Usuaria”, actualmente se ejecutan no solo en Pavas si no también se implementó su uso en el PISAV de La Unión y en el de San Joaquín, por lo que al igual que con las oficinas y despachos judiciales se realizó un proceso de seguimiento y evaluación con el objetivo de garantizar la sostenibilidad de las mismas en la Plataformas integrales de Atención y Protección a la Victima (PISAV).

Las iniciativas que fueron evaluadas en los diferentes PISAV se muestran a continuación

  

Figura 9

Buenas Prácticas Evaluadas en las Plataforma Integral de Atención y Protección a la Victima (PISAV)

Fuente: Elaboración Propia

 

 

5. Divulgación de Buenas Prácticas.

Se llevaron a cabo en el 2017 en coordinación con el Departamento de Prensa y Comunicación una serie de notas de prensa y capsulas informativas, con el objetivo de divulgar, promover y fortalecer el Programa de Buenas Prácticas. Además, con motivo de la realización del Concurso de Buenas Prácticas, el proceso de realización del mismo (talleres y premiación) se divulgo, en búsqueda del mejoramiento de la Administración de Justicia.

 

Figura 10

Capsula Informativa de la VI Edición del Concurso de Buenas Prácticas 2017

  

 

6. Programa FIAJ

Se brindó dos charlas y capacitación a las personas aspirantes en el programa FIAJ (32 personas).

Posteriormente se realizó una capacitación y asesoramiento técnico al personal docente del Programa FIAJ, además en esta reunión se les entregó un documento base sobre aspectos generales del Programa Buenas Prácticas.

Así mismo se efectuó un acompañamiento a los aspirantes del programa FIAJ en el que se le aclaro dudas y una validación de las propuestas de Buenas Prácticas que se plantearon.

Atentamente,

 

Máster Luis Guillermo Rivas

Coordinador Programa de Buenas Prácticas

Licenciada Nacira Valverde Bermúdez

Directora de Planificación

 

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