San José, 9 de diciembre de 2008  

Licenciada

Milena Conejo Aguilar, 

Coordinadora Comisión de Control Interno

Integrante Comisión de Buenas Prácticas

Poder Judicial 

Estimada licenciada: 

Como es de su conocimiento parte de las actividades realizadas por la Unidad de Control Interno durante este año, incluyó la participación en el desarrollo del Proyecto del Banco de Buenas Prácticas del poder Judicial,  Por lo que nos permitimos remitirle de forma resumida las principales actividades realizadas en este tema. 

En las actividades necesarias para llevar a cabo este proyecto se contó con la colaboración y activa participación de todo el equipo de Control Interno. Además, contribuyeron con el éxito de este proyecto el Departamento de Artes Gráficas, el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional, en especial del licenciado Hugo Vega Castro; del Despacho de la Presidencia y la Unidad de Protocolo para la realización de los talleres y el acto de premiación. 

Nos permitimos remitirle el informe sobre el Proyecto “Banco de Buenas Prácticas Poder Judicial”, realizado durante el presente año, por la Unidad de Control Interno. 

  

I-          DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DEL CONCURSO: 

Como es de su conocimiento para el Concurso de Buenas Prácticas se había previsto realizar la actividad de premiación en la apertura del año Judicial, posteriormente se varió a que esta se realizaría en la celebración del aniversario del Poder Judicial, da ahí que fue necesario adelantar y acortar los plazos para las diferentes etapas del proceso. 

 

1.1      Validación 

Como parte del apoyo que la Unidad de Control Interno dio en todo el proyecto de buenas prácticas, se realizaron una serie de visitas a los diferentes despachos y oficinas judiciales para valoración de las Buenas Prácticas inscritas, durante el período comprendido entre el 16 de julio y el 14 de agosto de 2008.  Además, se prepararon informes de cada una de las buenas prácticas validadas, a fin de que el jurado tuviera un primer criterio sobre el cumplimiento de los requisitos establecidos, la funcionalidad de la buena práctica y los resultados observados.

 

1.2      Talleres de exposición 

Como parte de las actividades propias del concurso se realizaron dos talleres de trabajo, donde cada uno de los participantes tuvo la oportunidad de exponerle al jurado y a resto de los concursantes su buena práctica y los beneficios obtenidos.

 

a)        1 Taller realizado el 20 de agosto

Se realizó un primer taller en donde los participantes se dividieron en equipos de trabajo y cada uno de los cinco integrantes del jurado estuvo a cargo de uno de esos equipos. 

Por su parte, los treinta y cuatro despachos u oficinas que se presentaron se dividieron en cada uno de los equipos para exponer su Buena Práctica, acompañados también por integrantes de la Comisión de Buenas Prácticas, integrantes del Consejo Superior, invitados especiales y de la Unidad de Control Interno.

 

b)        2 Taller realizado el 12 de setiembre 

Para este segundo taller, se efectúo un proceso de precalificación y los cinco integrantes del jurado seleccionaron las mejores veintinueve mejores “Buenas Prácticas” , por lo que las respectivas oficinas y despachos judiciales tuvieron la oportunidad de presentar su ponencia ante el jurado en pleno. 

 

1.3      Premiación  

El 1 de octubre de 2008, en el marco de la celebración del 182 Aniversario del Poder Judicial. Se efectuó la premiación de los primeros lugares por cada ámbito, así como también las entregas de menciones honoríficas de las mejores buenas prácticas inscritas.

 

Al primer lugar de cada ámbito se les obsequió un lapicero de marca “cross”, grabado con el nombre “Buenas Práctica-PJ”, así como también un pin con el logo de “Buenas Prácticas” y además de un certificado o diploma acreditativo. A la oficina ganadora se le otorgó la categoría de Oficina Modelo en la utilización de la Buena Práctica que implementó. 

 

Oficinas con Mención Honorífica 

ÁMBITO ADMINISTRATIVO
OFICINA	BUENA PRÁCTICA
Administración Regional de San Carlos	Mecanismo de entrega provisional de vehículos decomisados
Depto. Personal GH- Capacitación	Oficina pionera en la ejecución de cursos con la modalidad e learning.
Registro Judicial	Trámite de entrega de hojas de delincuencia.
ÁMBITO AUXILIAR DE JUSTICIA
Oficina	Buena Práctica
Fiscalía Adjunta Penal Juvenil	Acceso a la justicia con rostro humano
Depto de Investigaciones Criminarles del O.I.J.	Campaña preventiva contra el robo de metales: “evitemos el vandalismo”
Unidad Médico Legal	Atención al usuario interno y externo
ÁMBITO JURISDICCIONAL
Oficina	Buena Práctica
Juzgado de Trabajo II Circuito Judicial de San José	Implementación de las nuevas tecnologías para la realización de la audiencia de conciliación y recepción de prueba de manera oral.
Juzgado de Tránsito II Circuito Judicial de San José	Once practicas diversas para el beneficio del usuario.
Juzgado Penal de Cañas- Sala Tercera	Aplicación de la Oralidad con celeridad.
Tribunal Agrario II Circuito Judicial San José	Sistema de control de prioritarios
Tribunal de Juicio de Pérez Zeledón	Organización del trabajo del personal auxiliar
Sala Constitucional	Instalación de un buscador: búsqueda en escritorio
Oficinas Ganadoras
ÁMBITO ADMINISTRATIVO
Oficina	Buena Práctica
Depto. de Tecnología e Información - Despacho de la Presidencia	Sistema de depósitos judiciales
ÁMBITO AUXILIAR DE JUSTICIA
Oficina	Buena Práctica
Defensa de Pococí	Designación de causas y solicitud de notificaciones por código de plaza de defensor.
ÁMBITO JURISDICCIONAL
Oficina	Buena Práctica
Juzgado Familia de Heredia	Tramitación de los expedientes por etapas"

 

2-        OTRAS ACTIVIDADES 

Posterior al proceso de premiación de las mejores Buenas Prácticas, la Unidad de Control Interno elaboró la página Web de Buenas Prácticas, con ello iniciamos una nueva etapa de este proyecto, que estará vinculada a la Pagina Web del Poder Judicial (interna y externa), Control Interno, Red Interinstitucional de Transparencia, etc.

 

La dirección para poder acceder esta página Web es la siguiente: http://Intranet/buenaspracticas/

 

Pese a la gran disposición que se observó en los servidores (as)  judiciales al proponer las excelentes “Buenas Prácticas” que se ejecutan en cada uno de los diferentes ámbitos (Administrativo, Auxiliar de Justicia, Jurisdiccional), para mejorar la atención a los usuarios y usuarias de los diversos servicios que se ofrecen en el Poder Judicial; se estima que estas buenas prácticas tendrían mayor trascendencia si se logra agruparlas, unificarlas y adaptarlas a diferentes despachos u oficinas, para que se practiquen a nivel general, en beneficio de las y los usuarios(as) y de la imagen institucional.

 

3-        CONCLUSIÓN 

Realizar este tipo de concurso cada año permite poder mantener una mejora sostenible, buscando brindar día con día un mejor trato a los usuarios y usuarias de los servicios que ofrece el Poder Judicial, bajo la idea de seguir elevando la imagen de nuestra Institución.

Considerando que: 

1. Que, en las diferentes oficinas administrativas y despachos judiciales, se llevan a cabo buenas prácticas que se relacionan.
2. Que en cada oficina administrativa o despacho judicial se pueda realizar una buena práctica, dirigida a: establecer, mantener y perfeccionar sistemas tendientes a obtener resultados positivos en el equilibrio de estas “Buenas Prácticas” institucionales.
3. No uniformar estas “Buenas Prácticas”, impediría el logro de resultados positivos en los objetivos institucionales y de una rendición de cuentas transparente compatible con los compromisos constitucionales transferidos al Poder Judicial.

 

Es que nos permitimos plantear la recomendación que se expondrá más adelante. 

 

4-        RECOMENDACIONES 

4.1 El equipo de trabajo de buenas Prácticas, estima necesaria que el Consejo Superior estudie la posibilidad de que un profesional competente o un grupo de ellos, analice y valore las diferentes propuestas del concurso: “Buenas Prácticas” desarrolladas por los diferentes despachos u oficinas del Poder Judicial, con el fin de establecer aquellas compatibles entre sí y eventualmente unificarlas, para que una vez analizadas y avaladas, se remitan al Consejo Superior, para que sus integrantes valoren la posibilidad de emitir una directriz que induzca a ejecutar las Buenas Prácticas de interés institucional en cada una de las oficinas y despachos judiciales, y con esto fortalecer el Sistemas de Control Interno y mejorar la gestión, permitiendo lograr los objetivos institucionales en beneficio de la sociedad costarricense.

4.2 Las Buenas Prácticas deben promoverse como algo positivo, para que sea utilizado en otros despachos judiciales.

4.3      Coordinar con las diferentes comisiones para valorar la idoneidad de la aplicación en otros despachos y programas institucionales.

4.4 Promover por medio del correo electrónico de la existencia de un banco de Buenas Prácticas y su permanencia como un programa de la institución.

              

Sin otro particular se suscriben; 

MBA Indira Alfaro Castillo  

Msc. Carlos A. Montero Zúñiga

Lic. Juan Carlos Sebiani Serrano 

Proyecto Capacitación e Investigación Unidad de Control Interno