Buenas Prácticas - Informe Gerencial 2009

San José, 16 de noviembre de 2009

Licenciada

Milena Conejo Aguilar,

Coordinadora Comisión de Control Interno

Integrante Comisión de Buenas Prácticas

Poder Judicial

Estimada licenciada:

Como es de su conocimiento una de las actividades realizadas por la Oficina de Control Interno, fue el desarrollo del Proyecto: “Banco de Buenas Prácticas del Poder Judicial”. El equipo de trabajo de Control Interno, el Departamento de Artes Gráficas, el licenciado Hugo Vega Castro del Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional, el Despacho de la Presidencia y la Unidad de Protocolo, contribuyeron de manera constante, activa y eficiente para el éxito del mismo, en los talleres realizado y en el acto de premiación.

A continuación, nos permitimos remitirle el informe de las principales etapas que se dieron en la realización del Concurso denominado: “Buenas Prácticas en las oficinas del Poder Judicial”, responsabilidad de nuestra oficina.

Desarrollo de las actividades del Concurso

El Concurso de Buenas Prácticas se inició en el mes de febrero culminando con la celebración del aniversario del Poder Judicial. Las principales etapas desarrolladas durante este proceso fueron las siguientes:

I- Divulgación

Entre el primero de febrero y el treinta de junio, el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional y el equipo de trabajo de Control Interno, coordinaron la divulgación de la información necesaria con respecto al concurso, cuyo principal fin fue incentivar la participación de las oficinas y despachos judiciales. Además de dar a conocer los lineamientos generales del concurso y los fines del Banco de Buenas Prácticas.

II- Convocatoria e Inscripción

Del primero de abril al treinta de junio, se dio asesoría de forma telefónica, personalizada y vía correo electrónico a los funcionarios(as) de la institución sobre las actividades y procesos de sus despachos u oficinas para que pudieran participar.

III- Selección y Validación de propuestas

Entre el primero de mayo y hasta el treinta y uno de julio, el equipo de trabajo de Control Interno, realizó diferentes de visitas a los despachos y oficinas judiciales de todo el país, con el fin de valorar las Buenas Prácticas inscritas. Además de lo anterior, se realizaron actas de visitas de cada una de las buenas prácticas validadas, esto con el propósito de coadyuvar a los integrantes del jurado sobre el cumplimiento de los requisitos establecidos, la funcionalidad y los resultados observados de cada una de las buenas prácticas evaluadas.

IV- Talleres de Análisis de las Propuestas Seleccionadas.

Como parte de las actividades propias del concurso se realizaron tres talleres de trabajo, en el que se presentaron cincuenta y una “Buenas Prácticas”, a continuación, se detalla el desglose de las mismas:

Ámbitos	Cantidad presentadas
Auxiliar de Justicia Defensa Pública	Defensa Pública Defensa Pública
Ministerio Público	2
O.I.J.	7
Jurisdiccional
Juzgado	17
Salas	3
Tribunales	2
Total	51
Excluidas por no cumplir con el requisito (3)

En donde cada uno de los participantes tuvo la oportunidad de presentar su ponencia ante los cinco integrantes del jurado, los cuales seleccionaron las mejores veinticuatro “Buenas Prácticas”, de este año, clasificadas en Primer, Segundo lugar, Menciones Honoríficas y Reconocimientos por ámbito. También se hicieron presentes a dichos talleres integrantes de la Comisión de Buenas Prácticas, integrantes del Consejo Superior, invitados especiales y el equipo de trabajo de la Unidad de Control Interno.

V- Selección de las propuestas ganadoras.

En la semana del veintiuno al veinticinco de setiembre los integrantes del Jurado procedieron al análisis y deliberación de cada una de las buenas prácticas, para esto tuvieron el acompañamiento de los funcionarios de Control Interno, a fin de aclarar dudas que se presentaran.

El Jurado seleccionó las “Buenas Prácticas” ganadoras del primer y segundo lugar por ámbito que estimaron pertinente, además seleccionaron las oficinas o despachos distinguidos con “Menciones Honoríficas y Reconocimientos”

VI- Premiación.

La premiación se realizó el 15 de octubre de 2009, en el marco de la celebración del 183 Aniversario del Poder Judicial. Se efectuó la premiación de los primeros, segundo lugares por cada ámbito, así como la entrega de menciones honoríficas y reconocimientos de las mejores buenas prácticas inscritas.

Al primer lugar de cada ámbito se les obsequió un premio por un valor de un millón de colones, consistente en activos para la oficina, según las necesidades manifestadas por los representantes de cada despacho ganador, tres lapiceros marca “cross”, grabado con el nombre “Buenas Práctica-PJ”, así como también un pin para cada uno de los ganadores con el logo de “Buenas Prácticas” y un certificado o diploma acreditativo. A la oficina ganadora se le otorgó la categoría de Oficina Modelo en la utilización de la Buena Práctica que implementó.

Seguidamente se presenta el detalle de los premios otorgados por el Jurado:

Oficina	Nombre de la Buena Práctica
1° Lugar Ámbito Administrativo
Registro Judicial y Departamento de Tecnología de Información	Rediseño y automatización de la Administración y Control Electrónico de Juzgamientos.
Menciones Honoríficas
Departamento de Financiero Contable	Sistema FINANGEST (Gestiones de Financiero Contable)
Administración Regional de Ciudad Judicial	“Implementación de Sistema para tramitar reportes de mantenimiento y capacitación a obreros especializados”
Reconocimientos
Escuela Judicial	"Una hora de música"
Consejo Administración Puntarenas	Modelo de gestión Administrativa
Servicio Médico para Empleados Segundo Circuito	"Tomas de muestras de laboratorio".
Departamento de Tecnología de la Información, Presidencia de la Corte. -	Sistema de sorteo de Magistrados Suplentes.
1° Lugar Ámbito Auxiliar de Justicia
Recepción de Denuncias del Organismo de Investigación Judicial	Identificación automática del Adulto Mayor.
2° Lugar Ámbito Auxiliar de Justicia
Dirección General Defensa Pública	Atención a las personas privadas de libertad, mediante el sistema de videoconferencia.

Menciones Honoríficas
Sub-Delegación del O.I.J. Turrialba	Sembrando por el futuro de la Naturaleza
Reconocimientos
Jefatura Departamental de Investigaciones Criminales del O.I.J	Campaña Promoción de Valores.
Fiscalía Adjunta, Tribunal de Juicio y Juzgado Penal, todos de San Ramón	Procedimiento de optimización del legajo de investigación.
Sección Delitos Económicos y Financieros O.I.J.	Implementación de guía de inducción.
Sección de Robo de Vehículos O.I.J.	Implementación de capacitación especializada.

1° Lugar Ámbito Jurisdiccional
Juzgado Penal Juvenil de Cartago "Red de apoyo institucional en el servicio a la comunidad".
2° Lugar Ámbito Jurisdiccional
Juzgado Pensiones de Heredia	Reducción de papel por medio del Sistema DESPANET.
Menciones Honoríficas
Juzgado Contencioso Administrativo y Civil Hacienda	Tramitación y resolución de los procesos en forma especializada.
Sala Constitucional, Centro Jurisprudencial Constitucional	Acceso a la información para personas con discapacidad.
Juzgado Penal Segundo Circuito Judicial.	Confección y uso de sello en sustitución de minutas.
RECONOCIMIENTO
Juzgado Civil Menor Cuantía Puntarenas	Atención especial al usuario interno y externo.
Juzg. Pensiones Alimentarias del Segundo Circuito S.J.	Implementación de manual inductivo.
Juzgado Penal de Heredia	Optimización de debates señalados.
Juzgado 5 Civil Mayor Cuantía	Capacitación especializada.
Oficina de Admisibilidad de Recursos de Amparo y Hábeas Corpus, Sala Constitucional	Implementación de manual inductivo para letrados.

Premios solicitados por cada oficina ganadora:

Oficina	Premio
1° Lugar Ámbito Administrativo
Registro Judicial y Departamento de Tecnología de Información	1. Video beam. 2. Computador portátil Monto máximo del premio ¢1,000,000.00
1° Lugar Ámbito Auxiliar de Justicia
Recepción de Denuncias del Organismo de Investigación Judicial	1. Pantalla plana de 42 para atención a usuario. Monto máximo del premio ¢1,000,000.00
2° Lugar Ámbito Auxiliar de Justicia
Dirección General Defensa Pública	Mesas, sillas confortables similares a la de las salas del tercer piso.
	Monto máximo del premio ¢500,000.00
1° Lugar Ámbito Jurisdiccional
Juzgado Penal Juvenil de Cartago	1.- Elaboración de un panfleto informativo del Instituto de la Suspensión de Proceso a Prueba. 2.- Compra de material didáctico para acondicionar la Sala Multiuso. 3.Televisor y DVD para uso de la Sala Multiuso. 4.- Adquirir los siguientes enseres, -algunos de ellos en diferentes tallas. Monto máximo del premio ¢1,000,000.00
2° Lugar Ámbito Jurisdiccional
Juzgado Pensiones de Heredia	Estantería, pintura para la oficina. Monto máximo del premio ¢500,000.00

Cabe mencionar que los premios solicitados por cada una de las oficinas ya se encuentran en trámite de acuerdo con los primeros lugares que eran los que se encontraban dentro de la planificación de este año, para el próximo año se podrá cumplir con los premios de los segundos lugares.

Otras actividades

Posterior al proceso de premiación de las mejores Buenas Prácticas, la Unidad de Control Interno en conjunto con el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional, divulgó la premiación de todas las buenas prácticas ganadoras, así como también la elaboración de un plan de divulgación de las buenas prácticas que se encuentran en este momento en la página Web.

Se actualizó la página Web de Buenas Prácticas, vinculada a la Pagina Web del Poder Judicial (interna y externa), Control Interno.

De acuerdo con la gran disposición que se observó en los servidores (as) judiciales al proponer las excelentes “Buenas Prácticas” que se ejecutan en cada uno de los diferentes ámbitos (Administrativo, Auxiliar de Justicia, Jurisdiccional), para mejorar la atención a los usuarios y usuarias de los diversos servicios que se ofrecen en el Poder Judicial.

Conclusiones

El concurso de Buenas Prácticas ha permitido mantener el estímulo para una mejora sostenible de las oficinas y despachos judiciales, en procura de un mejor servicio público dirigido a los usuarios y usuarias del Poder Judicial, bajo la idea de una administración de justicia de calidad y de esta forma seguir mejorando la imagen de este poder de la República.

Recomendaciones

1. Se estima que estas buenas prácticas tendrían mayor trascendencia si se logra agruparlas, unificarlas y adaptarlas a diferentes despachos u oficinas, para que se implementen a nivel general, en beneficio de las y los usuarios(as); así como de la imagen institucional

2. Que, en las diferentes oficinas administrativas y despachos judiciales, se llevan a cabo buenas prácticas similares y otras que se relacionan entre sí, para lograr una estandarización en cuanto a procesos.

3. Que en cada oficina administrativa o despacho judicial se pueda realizar una buena práctica, dirigida a: establecer, mantener y perfeccionar sistemas tendientes a obtener resultados positivos en el equilibrio de estas “Buenas Prácticas” institucionales.

4. No uniformar estas “Buenas Prácticas”, impediría el logro de resultados positivos en los objetivos institucionales y de una rendición de cuentas transparente compatible con los compromisos constitucionales transferidos al Poder Judicial.

5. Que la normativa de control interno establece como una obligación de la administración activa el mejoramiento continuo y la procura de eficiencia y eficacia de las operaciones, así como el compromiso institucional con la calidad.

6. Que el Consejo Superior estudie la posibilidad de que un profesional competente o un grupo de ellos, analice y valore las diferentes propuestas del concurso: “Buenas Prácticas” desarrolladas por los diferentes despachos u oficinas del Poder Judicial, con el fin de establecer aquellas compatibles entre si y eventualmente unificarlas, para que una vez analizadas y avaladas, se remitan al Consejo Superior, para que sus integrantes, si así lo estiman, emitan una directriz que induzca a ejecutar las Buenas Prácticas de interés institucional en cada una de las oficinas y despachos judiciales, y con esto fortalecer el Sistemas de Control Interno y mejorar la gestión, permitiendo lograr los objetivos institucionales en beneficio de la sociedad costarricense.

7. Concientizar a las jefaturas sobre la importancia de utilizar las Buenas Prácticas que se encuentran en el banco.

8. Coordinar con las diferentes comisiones para valorar la idoneidad de la aplicación en otros despachos y programas institucionales.

9. Que por medio del correo electrónico activo se promuevan la existencia de un banco de Buenas Prácticas y su permanencia como un programa de la institución.

Sin otro particular se suscribe;

MBA Indira Alfaro Castillo

Proyecto Banco de Buenas Prácticas Unidad de Control Interno

Informe Gerencial 2009