San José, 24 de setiembre de 2010
Licenciada
Milena Conejo Aguilar,
Coordinadora Comisión de Control Interno
Integrante Comisión de Buenas Prácticas
Poder Judicial
Estimada licenciada:
Como es de su conocimiento una de las actividades realizadas por la Oficina de Control Interno durante este año, ha sido la implementación de las buenas prácticas que se encuentran dentro del “Banco de Buenas Prácticas de la Gestión Judicial.
En su condición de Coordinadora de la Comisión de Control Interno y además como integrante de la Comisión del Banco de Buenas Prácticas del Poder Judicial, nos permitimos rendirle los principales resultados del proyecto de Buenas Prácticas desarrollado por la Oficina de Control Interno.
El proyecto Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial surgió con el fin de implementar una base de datos de aquellas actividades ejecutadas en las oficinas judiciales que impulsan el mejoramiento continuo de un servicio público de calidad, involucrando la participación activa de los servidores judiciales.
Para lograrlo, se organizaron dos concursos durante los años 2008 y 2009 denominados: “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, estos concursos pretendieron rescatar aquellas buenas prácticas que planteaban mejoras sostenibles en las oficinas y despachos judiciales, en procura de un mejor servicio público dirigido a los usuarios y usuarias del Poder Judicial y contribuye a mejorar la imagen de este Poder de la República.
Entre ambos concursos se logró la participación de noventa y un despachos judiciales, tal como se aprecia en el siguiente gráfico:
Fuente: Matriz sobre las buenas prácticas presentadas por año, ámbito y Circuito Judicial.
Las oficinas concursantes propusieron un total de ciento treinta y seis buenas prácticas; provenientes de los tres ámbitos que componen el Poder Judicial, con una distribución anual de propuestas que se muestra en la siguiente información.
Con respecto al 2008.
Fuente: Matriz sobre las buenas prácticas presentadas por año, ámbito y Circuito Judicial.
Para el 2009.
Fuente: Matriz sobre las buenas prácticas presentadas por año, ámbito y Circuito Judicial.
Obteniendo en forma consolidada para los dos años, los siguientes porcentajes de participación en cada ámbito.
Fuente: Matriz sobre las buenas prácticas presentadas por año, ámbito y Circuito Judicial.
En razón de la cantidad y variedad de propuestas, y tomando en cuenta que no se estaba logrando una réplica voluntaria de ellas, la Comisión de Buenas Prácticas consideró prudente suspender durante el año 2010 la realización del tercer concurso, y dedicarse a analizar y ordenar de una manera eficiente las buenas prácticas presentadas, procurando generar su réplica mediante la consulta de las ya existentes en oficinas ajenas a aquellas que originalmente las plantearon, y una vez analizada, motivar en forma general, mediante las decisiones pertinentes, su utilización generalizada.
Para efectos de análisis, se identificó e integró por temas comunes las buenas prácticas presentadas relacionadas con los siguientes asuntos: Atención a adulto mayor, cero papel, reciclaje, inducción, atención de niños que se presentan a despachos judiciales, efectividad en la celebración de audiencias, manejo de expedientes con vehículos decomisados, visita carcelaria, asignación y reorganización del trabajo en oficinas judiciales, oralidad, charlas en materia de penal juvenil, atención al usuario (a), participación ciudadana y proceso de suspensión a prueba.
Entre los aspectos que resultaron de particular interés para el equipo de trabajo del proyecto de Buenas Prácticas, fueron los temas relacionados con la efectividad en la celebración de audiencias, la asignación y reorganización del trabajo en oficinas judiciales, el manejo de expedientes con vehículos decomisados, charlas en materia Penal Juvenil, atención adulto mayor; dado que por su naturaleza e impacto puedan tener importantes repercusiones en la labor que ejecuta este Poder de la República.
En el caso de las buenas prácticas relacionadas con Reciclaje, Oralidad y Cero papeles, se establecieron coordinaciones con las comisiones respectivas para que valoraran la idoneidad y la aplicación de esas propuestas en otros despachos y programas institucionales, cumpliendo con el acuerdo de Consejo Superior aprobado en la sesión N° 03-09 celebrada 13 de enero 2009, Articulo LXVI.
Del total de buenas practicas presentadas que fueron 136, se desestimaron 52 por razones de costos, porque constituían labores propias de las oficinas proponentes o porque resultaban poco prácticas o de poca utilidad; se identificaron 5 que ya se encontraban replicadas y por lo tanto no ameritó su análisis; 8 que pese a que no se pueden replicar en otras oficinas, son prácticas que generan resultados positivos, por lo que se recomienda continuidad en su aplicación por parte de las oficinas proponentes; 27 que podrían ser replicadas mediante el acuerdo correspondiente por parte del Consejo Superior y 43 pendientes de respuesta.
Sin otro particular se suscriben;
MBA Indira Alfaro Castillo
Lic. Carlos Castro Hernández
Proyecto Banco de Buenas Prácticas
Unidad de Control Interno