INFORME DE LABORES 2012
PROGRAMA BANCO DE BUENAS PRÁCTICAS
La implementación del banco de buenas prácticas de gestión judicial, es un proyecto novedoso en este Poder de la Republica, surgió con la finalidad de contar con una base de datos que incluya todas aquellas prácticas ejecutadas en las oficinas judiciales que impulsan el mejoramiento continuo, involucrando la participación activa de los servidores y las servidoras judiciales, para mejorar el servicio público y la atención que se brinda a la persona usuaria interna y externa de nuestra Institución, además se ha logrado mejorar y agilizar los procesos que se realizan en las oficinas del Poder Judicial. Su desarrollo y ejecución ha sido responsabilidad de la Unidad de Control Interno, no solo por su importancia institucional de promover el mejoramiento continuo de un servicio público de calidad, sino por su estrecha relación con los objetivos del Sistema de Control Interno, que se enfocan en garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones, como el logro de los objetivos institucionales.
Las buenas prácticas se obtienen por razón de un programa de recolección de las mismas de toda la institución, mediante la ejecución de un concurso denominado “Buenas Prácticas en las oficinas del Poder Judicial”, que se efectúa al menos de año por medio, todo esto aprobado y regulado por el “Comité de Buenas Prácticas del Poder Judicial”, por ser la máxima autoridad.
En esta misma línea la Unidad de Control Interno diseñó una página Web denominada banco de buenas prácticas con el fin mantener las buenas prácticas judiciales de toda la institución, de forma ordenada y de fácil acceso, además realizó un proceso de análisis, valoración y evaluación de las buenas prácticas que se encuentran acreditadas dentro del Banco, para recomendar su implementación en toda la institución.
Este Concurso de Buenas Prácticas, se desarrolla a partir del mes de febrero y concluye en el mes de octubre, este proceso está compuesto por las siguientes etapas: Divulgación, Convocatoria e Inscripción, Validación, Talleres, Resolución del jurado, y Premiación esta última se realiza en la celebración del Aniversario del Poder Judicial.
Durante los concursos realizados en el 2008 y en el 2009, hubo gran participación de las oficinas y despachos judiciales, las mismas con sus aportes trataron de rescatar aquellas buenas experiencias que contribuían a la mejora continua, generando un buen servicio a la persona usuaria del Poder Judicial.
En esta misma línea se logró contar con la participación de 91 despachos y oficinas judiciales, quienes propusieron un total de 136 buenas prácticas; provenientes de los tres ámbitos que componen este Poder.
La idea de este banco inicialmente fué la de que voluntariamente se debían replicar las buenas prácticas que se encontraban en él, pero al no contar con una réplica voluntaria, y considerando la cantidad y variedad de propuestas, el Comité de Buenas Prácticas decidió suspender el concurso en el 2010, por lo que para ese año la Unidad de Control Interno, desarrollo un plan de implementación de buenas prácticas que contemplo lo siguiente:
1. Recopilar la información sobre experiencias innovadoras e imaginativas en la gestión institucional con el propósito de darlas a conocer.
2. Proyectar institucional y públicamente, los mejores modelos de gestión en los distintos ámbitos del quehacer del Poder Judicial.
3. Mejorar los canales de comunicación, buscando una eficaz identificación de buenas prácticas que permitan una comunidad de la información exitosa que sirva eventualmente para la réplica ejemplarizante por medio del intercambio de experiencias.
4. Generar e incentivar mayores espacios de participación por medio de los distintos canales constituidos en la institución.
5. Darle el valor y el reconocimiento merecido a todas aquellas personas que a nivel institucional, reflejen una mística por sus aportes en la gestión y de cara a la excelencia del servicio judicial.
6. Generar de forma interactiva (video conferencias, reuniones con comités etc.), el intercambio de experiencias y reflexiones que sirvan de base para el desarrollo de nuevas políticas generales a nivel institucional.
7. La información recabada, se hizo a llegar al Programa de Normalización de la Gestión de Calidad y Eficiencia de los Despachos Judiciales, ya que estas buenas prácticas servirán como insumo muy importante al mismo.
En conclusión, del total de las 136 buenas prácticas propuestas, se determinó replicar 36 buenas prácticas y además se desestimaron las siguientes:
• 65 por razones de costos, (formaban parte de las labores propias de las oficinas proponentes)
• 15 que ya se encontraban replicadas y por lo tanto no corresponde recomendar su réplica;
• 4 buenas prácticas que no se pueden replicar en otras oficinas, pero se recomienda su continuidad en su aplicación por parte de las oficinas proponentes.
• 16 que ya no se ejecutan por cambios en el entorno.
Los aspectos que resultaron de particular interés con respecto al análisis de las buenas prácticas, fueron los temas relacionados con la efectividad en la celebración de audiencias, la asignación y reorganización del trabajo en oficinas judiciales, el manejo de expedientes con vehículos decomisados, charlas en materia Penal Juvenil, atención adulto mayor; por su naturaleza e impacto en la labor que ejecuta este Poder de la República.
Además, se establecieron coordinaciones con las comisiones respectivas para que valoraran la idoneidad y la aplicación de las buenas prácticas propuestas relacionadas con temas como el Reciclaje, Oralidad y Cero papel, Accesibilidad, y programas institucionales, cumpliendo con el acuerdo de Consejo Superior aprobado en la sesión N°03-09 celebrada 13 de enero 2009, Articulo LXVI, que así lo indica.
Se logró, acuerdo tomado por el Consejo Superior en la sesión N° 22-11 celebrada el 10 de marzo del 2011, la ejecución de la Circular Nº 59-2011, en donde se menciona a los jefes de las oficinas y despachos judiciales del país, la Obligación de aplicar las buenas prácticas correspondientes como parte de la gestión del despacho y que se adapten al desarrollo o ejecución de sus funciones.
En conclusión, del total de las 136 buenas prácticas propuestas, se determinó replicar las siguientes 36 buenas prácticas, en las cuales la Unidad de Control Interno ayudo con el implementar las siguientes:
Resumen de buenas prácticas que se están replicando
|
Despacho Proponente |
Buena Práctica |
Objetivo de la Buena Práctica |
Seguimiento por parte de la Unidad de Control Interno
|
|
Juzgado de Menor Cuantía de San Carlos y Oficina de Recepción Denuncias
|
Carne de Atención a la persona adulta mayor.
Recepción De Denuncias Para Adultos Mayores
|
Ambas buenas prácticas persiguen, de conformidad con las políticas Institucionales de acceso a la justicia y la circular 18-DG-09, garantizar el adecuado acceso a la justicia de la población adulta mayor, otorgando un mejor trato a las personas en condición de vulnerabilidad.
|
Esta Unidad realizo coordinaciones con el Departamento de Artes Gráficas para el diseño e impresión del carne de Atención a la Persona Adulto Mayor. Además, se coordinó con el Departamento de Proveeduría para formalizar el uso de esta buena práctica, asignándole el código F715. Esta buena práctica ya se encuentra distribuida en todas las oficinas y despachos del Poder Judicial que así lo requieran.
En cuanto a la buena práctica que consiste en teñir de color terracota los sistemas de información utilizados por nuestra institución y además agregar un mensaje a los mismos indicando que se encuentra ante una persona adulta mayor por pantalla la misma se continúa realizando. Ya existen lineamientos institucionales que permiten el cumplimiento de esta buena práctica. Algunos de ellos son los emitidos por la Dirección General OIJ (Circular N 18-DG-2009 y Circular 22-DG-09) y por el Consejo Superior (En sesión N° 68-08 celebrada el 11 de noviembre último, artículo XXXVII). |
|
Defensa Pública de Hatillo
|
Información para usuarios(as) en situación de vulnerabilidad
|
Dotar de información a los y las usuarias en materia de pensiones alimentarias, respecto a algunas inquietudes que pueden surgir en torno a este tipo de procesos. |
La Unidad de Control Interno realizó coordinaciones con el Departamento de Artes Gráficas y la Defensa Pública se elaboró un diseño e impresión de un desplegable para dotar de información de interés a las Personas Usuarias de Pensión Alimentaria, este trabajo se encuentra en la siguiente bolsa de trabajo de Artes Gráficas (B 37004). Además se hizo entrega formal de 500 ejemplares para ser distribuidos por la Dirección de la Defensa Pública.
|
|
Defensa Pública, Área Penal Juvenil
Defensa Pública de Puntarenas
Departamento de Psicología y Trabajo Social
|
Proyección a comunidades estudiantiles, comprendidas entre los doce años y dieciocho años, sobre alcances e interpretación de la Ley de Justicia Penal Juvenil No. 7576 y Ley Ejecución de las Sanciones Penales Juveniles
Programa de Proyección Social de la Defensa Pública de Puntarenas.
La Atención Socio- Educativa Grupal de las Personas Menores de Edad que figuran como Ofendidas en Delitos Sexuales y otros tipos de Violencia. |
Mejorar la comprensión sobre la aplicación de la Ley de Justicia Penal Juvenil, mediante una labor preventiva-educativa en la población estudiantil; y mejorar la comprensión de la labor realizada por los Defensores Públicos Penales Juveniles y de la Defensa Pública en general. |
Se ha coordinado con cada una de las Administraciones para que en la medida de lo posible la Defensa Pública, Trabajo Social, OIJ, y el Ministerio Público en las charlas que realizan sobre Penal Juvenil no coindican en las diferentes zonas con este tipo de trabajo |
|
Defensa Pública de Puntarenas
|
Programa de depuración estadística de plazas |
Implantar una forma más efectiva de mantener los controles y hacerlos coincidir con el circulante real que cada profesional tiene asignado. |
La Dirección de la Defensa Pública, realiza un sistema de monitoreo de variables, para detectar oficinas que requieren depuración estadística de las plazas, a través de la Unidad Administrativa. En el periodo comprendido de setiembre a diciembre del 2011, se realizaron arqueos en las oficinas de: Cartago, Alajuela, II Circuito Judicial de Goicoechea, Limón y San Ramón. En esta misma línea en las giras que se realizan de supervisión, se ha llevado a cabo el seguimiento y verificación de los arqueos y se han promovido acciones correctivas para la depuración por parte de los defensores y defensoras, con la finalidad de obtener la información más exacta, al momento de rendir los informes estadísticos.
|
|
Defensa Pública de Puntarenas
|
Programa de depuración estadística de plazas |
Implantar una forma más efectiva de mantener los controles y hacerlos coincidir con el circulante real que cada profesional tiene asignado. |
La Dirección de la Defensa Pública, realiza un sistema de monitoreo de variables, para detectar oficinas que requieren depuración estadística de las plazas, a través de la Unidad Administrativa. En el periodo comprendido de setiembre a diciembre del 2011, se realizaron arqueos en las oficinas de: Cartago, Alajuela, II Circuito Judicial de Goicoechea, Limón y San Ramón. En esta misma línea en las giras que se realizan de supervisión, se ha llevado a cabo el seguimiento y verificación de los arqueos y se han promovido acciones correctivas para la depuración por parte de los defensores y defensoras, con la finalidad de obtener la información más exacta, al momento de rendir los informes estadísticos.
|
|
Juzgado De Violencia Domestica de Turno Extraordinario del Segundo Circuito Judicial de San José
|
Agregar en los documentos (en la solicitud de las medidas de protección) que se le entregan a las personas que son usuarias de este Despacho, las direcciones y números telefónicos de los diferentes Juzgados de San José |
Facilitar la comunicación y ubicación de los despachos, con la idea de tratar de evitar la deserción a las comparecencias. |
Se ha coordinado con las Administraciones del todo el país con el fin de que implementen esta buena práctica. |
|
Unidad Médico Legal de Liberia
Tribunal Superior de Cañas.
Tribunal de Juicio de Corredores
Tribunal Superior de Pérez Zeledón
Juzgado Penal Juvenil y de Familia 1er Circuito Judicial de Limón
Juzgado Penal de Heredia.
|
Medidas para el Señalamiento y Realización Efectivo de Debates.
|
Lograr una realización efectiva de las audiencias ideando formas para evitar su suspensión. |
Se ha coordinado con las Administraciones del todo el país con el fin de que repliquen esta buena práctica. |
|
Administración Regional 2do Circuito Regional de Limón-Pococí. |
Manual de Procedimientos para la reparación de equipo de cómputo
|
Permitir una adecuada división de funciones y asignación de responsabilidades mejorando la supervisión en el servicio de mantenimiento de equipo informático, básicamente monitores, CPU e impresoras. |
Se ha promovido a todas las Administraciones Regionales para que implementen esta buena práctica en sus oficinas y con ello traten de estandarizar procedimientos. |
|
Juzgado de Familia y Penal Juvenil de Pérez Zeledón.
Tribunal de la Inspección Judicial.
Centro de Conciliación del Poder Judicial Sede Santa Cruz.
|
Decoración del Área de Atención Infantil.
Espera Pintando como función de apoyo.
Tarjetas en la Oficina.
|
Eliminar la tensión del ambiente judicial en los niños que deben esperar a que sus padres sean atendidos.
Eliminar la tensión de los padres al tener que controlar a sus hijos mientras realizan el trámite judicial correspondiente.
Eliminar la tensión en los funcionarios judiciales al verse inmersos en la tensión que generaba el niño en sus padres.
|
La Unidad de Control Interno realizo coordinaciones con el Departamento de Artes Gráficas con el fin de diseñar e imprimir rompecabezas que se utilizaran para la Atención a la población infantil que nos visitan, en los diferentes despachos del país. |
|
Tribunal de Juicio del Segundo Circuito Judicial de la Zona Sur, Sede Corredores
|
Disminución de término de resolución de apelaciones |
Resolución inmediata de los recursos de apelación de medidas cautelares. |
Se ha promovido mediante solicitud de informe de seguimiento, a las Administraciones Regionales, la implementación de esta buena práctica en cada uno de los circuitos judiciales y sus periferias. |
|
Juzgado Penal de Heredia
|
Excelencia en nuestro servicio al usuario
|
Implementación de controles electrónicos. |
Se ha promovido mediante solicitud de informe de seguimiento, a las Administraciones Regionales, la implementación de esta buena práctica, a fin de fortalecer el uso de controles electrónicos en cada uno de los circuitos judiciales y sus periferias.
|
|
Juzgado Penal del Segundo Circuito Judicial de San José |
Confección de sello |
Disminución de uso de papel y reducción de tiempo de los auxiliares judiciales |
Solo se requiere su utilización en los casos en donde aún no existe el sistema de Gestión
|
|
Fiscalía Adjunta de San Ramón |
Eliminar el agregado de documentos que no constituyen prueba |
Reducción de documentos en expedientes penales |
Se ha promovido a través de las Administraciones Regionales, la utilización de esta buena práctica en las Fiscalías.
|
|
Sección de Fraudes del O.I.J. |
Libro electrónico |
Mayor orden y fácil ubicación de expedientes. |
Esta buena práctica se implementó en las oficinas del OIJ de todo el país a partir de marzo de 2011, por medio de Circular 11-DG-11. Además la ampliación de dicha circular se incorporó en los Controles Administrativos Institucionalizados, según lineamientos emitidos por la Dirección General.
|
|
Juzgado de Ejecución de la Pena de Cartago |
Audiencias por medio de video conferencia |
Reducción de costos, aumento de efectividad y colaboración al usuario en la realización de audiencias. |
Se continúa su utilización y además ya existen circulares institucionales que fortalecen este tema.
|
|
Juzgado de Trabajo del Segundo Circuito Judicial de la Zona Atlántica-Pococí |
Giro inmediato del depósito ingresado
|
Mejorar la entrega a las personas beneficiarias del dinero depositado a su favor. |
Se ha promovido a las Administraciones Regionales, la implementación de esta buena práctica en cada uno de los circuitos judiciales y sus periferias, en el caso de que se requiera.
|
|
Juzgado Contravencional de Bagaces, Guanacaste |
Promoción de la conciliación entre las partes sin señalamiento de audiencia en agenda.
|
Promover la conciliación entre las partes cuando en los procesos con trámite gratuito se acercan al Despacho a iniciar (denuncia o demanda) un proceso (contravenciones, pensiones alimentarias, transito, laboral) |
Se sigue promoviendo esta buena práctica en coordinación con las Administraciones Regional en cada uno de los circuitos judiciales y sus periferias, ya se cuenta con lineamientos institucionales que fortalecen este tema.
|
|
Sala Constitucional |
Control Electrónico
|
Reducción de tiempo en la ubicación de expedientes |
Por disposiciones institucionales no se continua n la ejecución de esta buena práctica.
Se comunicó mediante correo electrónico emitido por la licenciada Ana Virginia Madrigal qua aparitir del 2011 …”la Sala Constitucional inició con expediente electrónicos y entonces es posible que pronto se deje de utilizar dado que a los usuarios ya se les da la información directamente en un dispositivo, disco o DVD. Pese a ello tambien nos indica “…Es importante indicar que su utilidad radica en el control del tiempo de atención al usuario lo cual nos permite monitorear el servicio que damos. También podemos saber cuáles manifestadores son más efectivos que otros dada la cantidad de expedientes que localizaban, y quienes eran los responsables de localizar y devolver los expedientes, en despachos en donde aún se trabaje con expedientes físicos me parece que puede ser muy útil. |
|
Juzgado de Tránsito II Circuito de San José. |
Implementación del “check de control de ejecución de gravamen en rojo” en la carátula |
El check de gravamen consiste en asegurar que el encargado de tales acciones indique mediante un check que se realizo el gravamen en el expediente. |
Se ha promovido mediante a la solicitud de un informe de seguimiento a las Administraciones Regionales, la implementación de esta buena práctica para que sea utilizada en los despachos de Tránsito, ademas ya existen lineamientos de la Comisión de Tránsito para que se ejecute la misma. |
|
Juzgado de Tránsito II Circuito de San José. |
Elaboración del manual de tramitación para el personal de nuevo ingreso. |
Consiste en un manual revisado y ajustado a los cambios de la Ley, para el conocimiento del personal no solo auxiliar sino profesional en materia de Tránsito.
|
Se ha promovido mediante a la solicitud de un informe de seguimiento a las Administraciones Regionales, la implementación de esta buena práctica. |
|
Defensa Pública de Pococí |
Asignación de causas y notificaciones por Código de plaza |
Solucionar el problema que se presenta en todas las oficinas de la Defensa Pública del país con la rotación de los defensores(as). |
Se continua con esta labor, es reforzada mediante la CIRCULAR 38-2009 con respecto a que progresivamente las oficinas de la Defensa Pública fueran coordinando con sus contrapartes (fiscalías, juzgados, tribunales, etc) la estandarización en las notificaciones con el número de código de plaza. Es un proceso complejo que se ha venido realizando paulatinamente.
|
|
Consejo de Administración de Puntarenas
|
Conformación de subcomisiones y trabajo en equipo.
|
Integrar un equipo de trabajo a fin de maximizar los recursos financieros y humanos del Circuito, con la dirección del Consejo de Administración. |
Se continúa con esta labor. Además se ha promovido mediante a la solicitud de un informe de seguimiento a las Administraciones Regionales, la implementación de esta buena práctica. |
|
Administración Regional Ciudad Judicial |
Capacitación a obreros especializados |
Capacitar al personal de manera puntual en aquellas áreas de real necesidad institucional. |
Se continúa con esta labor. Además se ha promovido mediante a la solicitud de un informe de seguimiento a las Administraciones Regionales, la implementación de esta buena práctica. |
|
Dirección General de la Defensa Pública
|
Atención a las personas usuarias privadas de libertad, mediante el sistema de videoconferencia
|
Brindar un mayor acceso a la justicia por medio de un servicio con rostro humano, ofreciendo la oportunidad a esta población para que den a conocer sus principales necesidades por medio de una comunicación más fluida y directa |
Se continúa con esta labor. La Jefatura de la Defensa Pública ha continuado con la ejecución sistemática de esta buena práctica. Durante el año 2011 se llevaron a cabo videoconferencias con el CAI de la Reforma, el Buen Pastor, La Leticia, Perez Zeledón y CFJ Zurquí. |
|
Sección Delitos contra la propiedad
Departamento Investigaciones criminales
|
Campaña preventiva contra el robo de metales: "Evitemos el vandalismo".
Campaña preventiva sobre el uso de armas de fuego: “Deshágase de algo que nadie quiere”
|
Abordar a la población infantil y a sus tutores con un mensaje de prevención y divulgación de las consecuencias de mantener armas de fuego en su poder, motivándoles a hacer entrega de las mismas.
Concienciar a los empresarios de chatarreras a fin de que no reciban metales robados por el perjuicio que se provoca al Estado y al ciudadano; motivándoseles para que promuevan la divulgación de no trabajar con metales prohibidos. |
Se continúa con esta labor. En el 2011 se logró realizar charlas tanto al Ministerio Público como otros sectores de interés.
Se continua brindando charlas en centros educativos y comunidades que lo solicitan se complementa con charlas sobre el trabajo de la canina del oij para informar sobre la labor que realiza esta unidad. |
Además es importante mencionar que esta Unidad se encuentra realiza seguimiento de la buenas prácticas con el fin de garantizar que las oficinas implementen las mismas, se aprovechara las visitas que se puedan realizar a las oficinas para verificar los Procesos de Control Interno.
Para el periodo 2011, se realizó el tercer concurso de “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, con una participación de 79 buenas prácticas de las cuales quedaron excluidas 10 por no cumplir con los requisitos establecidos en las reglas generales del concurso.
A continuación se detalla el desglose por ámbito de las buenas prácticas inscritas:
|
Ámbitos |
Cantidad |
|
Administrativo |
19 |
|
Auxiliar de Justicia |
25 |
|
Jurisdiccional |
25 |
|
Excluidas |
10 |
|
Total |
69 |
Como parte de las actividades del concurso se realizaron cinco talleres de trabajo, en los cuales cada uno de los participantes tuvo la oportunidad de exponer su ponencia ante los cinco integrantes del jurado y otros invitados especiales. Para este año se logró realizar un taller en la zona de San Carlos por ser el lugar con mayor cantidad de buenas prácticas presentadas.
Los integrantes del Jurado en esta oportunidad indicaron literalmente lo siguiente:
“Debido a la variedad de los esfuerzos presentados que se realizan en el Poder Judicial, en algunos casos se premiaron el primer y segundo lugar. Sin embargo, es importante destacar, que aunque se consideró que la escogencia fue justa, no demerita en ninguna medida el esfuerzo de muchas buenas prácticas expuestas, que aunque ahora no hayan sido distinguidas constituyen aportes muy valiosos. Entendemos que los mismos coadyuvan a una mejora constante de forma cualitativa y cuantitativa en la función judicial.”
Por lo anterior para este año se entregaron primer y segundo lugar en los ámbitos Jurisdiccional y Auxiliar de Justicia y en el Administrativo solo se premió al primero lugar.
Se ha programado que para el 2013, se realice el cuarto concurso de “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, con la finalidad de continuar almacenando las buenas prácticas en el banco y así poder analizar y valorar los esfuerzos que día a día se ejecutan en las oficinas judiciales, los cuales impulsan el mejoramiento continuo de la atención a la persona usuaria con la valiosa participación activa de los servidores judiciales. En este concurso se valorará especialmente que las propuestas consideren Las prácticas propuestas deben abarcar alguno de los siguientes temas de interés institucional: Procedimientos en oralidad, Mayor aprovechamiento de la tecnología disponible, Mejoras en la Gestión del Despacho, con el fin de que se implementen los temas transversales que se han definido en el Poder Judicial.
Actualmente esta Unidad se encuentra dando seguimiento a las siguientes buenas prácticas que no se encuentran en el acuerdo, para que sean replicadas:
• Despanet en coordinación DTI y con la comisión de Familia.
• Red de Apoyo Institucional en Penal Juvenil, en coordinación con la Comisión Penal Juvenil coordinada por la Magistrada Doris Arias, para que se pueda implementar dentro del proyecto de Justicia Restaurativa.