CONCURSO:
"Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial"
PROPUESTA NUMERO 1:
Oficina: Juzgado de Familia, Violencia Doméstica y Penal Juvenil del III Circuito Judicial de Alajuela (San Ramón).
Servidores que ejecutan la buena práctica: María Mora Rojas, Mauricio Vargas García,
Adrián Cascante Araya, Ana Lorena Villalobos Zamora, Marco Méndez Sánchez
Nombre de la buena práctica: "Introducción a las labores del Juzgado"
Descripción:
Para un eficiente desarrollo del trabajo en la oficina, nos hemos propuesto hacer una "Introducción a las labores del Juzgado" para los empleados nuevos del Despacho (en adelante meritorios), con la finalidad de que manejen la mayor parte de los procedimientos de cada puesto; antes de que tengan que asumir la responsabilidad de cualquiera de ellos.
Para esto, a continuación se detallan las actividades a realizar con cada uno de los meritorios una vez que ingresan a la oficina a prestar su servicio.
Introducción:
Se debe iniciar haciendo del conocimiento del meritorio la importancia de la confidencialidad de la información que se maneja en el despacho (en los expedientes judiciales), así como la importancia que tiene el custodiar un expediente cuando se lleva a sacar fotocopias.
Debe ponerse en conocimiento de que los expedientes judiciales los pueden ver únicamente las partes, los abogados debidamente identificados o personas autorizadas mediante escrito autenticado por un abogado. En el caso de los expedientes penales juveniles, solamente el abogado que lleva el proceso, las partes y los padres del menor de edad, si consta en el expediente que lo son. En caso de duda mejor preguntar al auxiliar penal juvenil, pues es una materia muy delicada.
También debe saber que tiene las mismas responsabilidades que un funcionario en propiedad o interino. Que la atención a los usuarios es lo primero, por lo que no se puede dejar esperar a las personas mientras hacemos "otras cosas" o porque no estamos con la atención al público ese día.
Dar a conocer la importancia de la ubicación de los expedientes tanto física como electrónicamente, y por ende la importancia de poner los expedientes en el mismo lugar donde se encontraban. Mostrar el orden de la bodega y el deber de ubicar los expedientes en
su grupo respectivo.
Fase1: Conocimiento del Sistema de Gestión:
Se iniciará explicando que en este Despacho se tramitan tres tipos de materias: Familia, Violencia Doméstica y Penal Juvenil y que el color de las carátulas de los expedientes va de acuerdo a cada una de ellas. Una vez realizada una breve explicación sobre que consiste cada materia, se continuará con el manejo del Sistema, que incluye:
- Como ingresar al sistema.
- Como cambiar de contexto para hacer consultas adecuadamente.
- Como buscar expedientes por número de sumaria.
- Como buscar expedientes por nombre de la parte, número de cédula o tipo de proceso, fecha de entrada, etc.
- Como crear expedientes nuevos, incluyendo crear intervinientes, datos personales, domicilio de notificación.
- Como cambiar los datos generales del expediente electrónico.
- Hacer ubicaciones masivas de los expedientes y explicar la importancia de ello.
- Manejo del historial procesal, incluso para la ubicación de un expediente.
- Búsqueda de resoluciones por orden de fecha.
- Conocimiento de cada uno de los buzones (ingresar documentos, ingresar NUE, recibir/enviar notificaciones), y en que consisten.
- Aceptar expedientes del buzón, repartir en el rol de auxiliares y juezas, ponerlos en trámite, actualizar intervinientes y ubicar con el auxiliar que corresponde
Fase 2: Conocimiento de las funciones del Auxiliar de Servicios Generales 2.
Las labores son:
Limpieza general de la oficina.
Acompañar a los usuarios a sacar fotocopias.
Agregar al expediente físico correspondiente, todos los documentos que ingresen dentro del los 3 días siguiente a su recepción en la oficina. Y la importancia de cada documento.
Revisar que el escrito que se agregue al expediente, corresponda tanto en número único como en partes.
Enviar y recibir correo. Incluye tener conocimiento de dónde se encuentran los códigos postales y dónde se archiva cada tipo de oficio.
Agregar en el libro de comisiones, la fecha de salida y entrada de las mismas.
Recibir los expedientes que ingresan en segunda instancia, anotarlos en el libro y pasarlo al auxiliar que corresponda.
Enviar expedientes a otros despachos (Tribunal de Familia de San José, Juzgado de Ejecución de las Sanciones Penales Juveniles o incompetencias). Incluye ubicarlos en el sistema electrónico, anotarlos en el libro correspondiente y hacer el respectivo oficio de ser necesario.
Revisar las Gacetas y llevar el control del libro de publicación de edictos.
Archivar documentación varia (lista de carátulas, lista de escritos recibidos, correo certificado, oficio de expedientes enviados o recibidos)
Uso del libro de conocimientos.
Hacer ejecutorias y certificaciones.
Buscar los expedientes con señalamiento para la semana siguiente los días jueves o viernes
Fase 3: Conocimiento de las funciones del Auxiliar de Violencia Doméstica.
Lo primero que se debe hacer es que el meritorio lea la Ley contra la Violencia Doméstica, para que tenga conocimiento de los alcances de la misma. Luego iniciaría con las labores del puesto.
El auxiliar de violencia doméstica es el encargado de la recepción de denuncias y la tramitación de los expedientes, sus funciones básicas son:
Como función prioritaria, la recepción de las denuncias. Incluye explicar cuáles son los machotes que debe utilizar para la entrevista y para el traslado de la demanda y cuántas copias debe imprimir de cada machote para confeccionar el expediente judicial, la comisión y el oficio de protección.
Tramitación básica de la materia. Incluye recepción de manifestaciones, resolver en cuanto a ellas, citar a las partes, señalar nuevas fechas para llevar a cabo la comparecencia, pedir estudios sociales y llevar control de dichas solicitudes, hacer testimonios de piezas, hacer auto sentencias.
También es el encargado de la atención al público una vez a la semana. Incluye explicar que es el encargado también de anotar en las agendas el resultado de los señalamientos del día.
Fase 4: Conocimiento de las funciones de los Auxiliares de Familia.
El auxiliar de familia se encarga de tramitar únicamente los expedientes de familia y además la atención al público según el rol, sin embargo puede realizar cualquier otra función que sea necesaria como recepción de denuncias, etc.
- Se debe explicar con detenimiento cada tipo de proceso (ordinarios, abreviados, abandonos, sumarios, actividad judicial no contenciosa, filiación y procesos especiales) y su tramitación básica:
1- Actividad judicial no contenciosa: Explicación de la tramitación básica, por qué se llama no contencioso, etc. (Art 819 C.P.C.) Tipos de procesos:
Divorcios por mutuo consentimiento: Que tipo de documentación se debe aportar y cuáles requisitos se deben cumplir para aprobarlo. ( Art. 839 del C.P.C.)
Diligencias de utilidad y necesidad: Por qué se presenta, para qué se presenta, quién la puede presentar, Que tipo de documentación se debe aportar. (Art. 48 C.F.)
Reconocimiento de hijo de mujer casada: Formas en que se puede presentar, quien lo puede presentar, requisitos que se deben cumplir y que tipo de documentación se debe aportar. (Art. 85 C.F.)
Insania: Quien la presenta, con qué finalidad se presenta, qué tipo de documentación se debe aportar. (Art. 847 C.P. C.)
Adopción: Quien puede ser adoptado, requisitos, clases de adopción, que tipo de documentación se debe aportar, etc. (Art. 100 y sgts C.F.).
2- Filiación: Explicación de los requisitos de la demanda Artículo 98 bis del C.F. Tipos de procesos:
Investigación de paternidad: Quienes pueden presentar la demanda, que documentación se debe aportar, cuales requisitos se deben cumplir. (Art. 91 y sgts del C.F.)
Impugnación de paternidad: Quién la puede presentar, cuándo se puede presentar, que tipo de documentación se debe aportar. (Art. 72 C.F:)
Impugnación de reconocimiento: Cuando se puede presentar, quien la puede presentar, que tipo de documentación se debe aportar. (Art. 86 C.F.)
Declaratoria de hijo extramatrimonial: Quién lo puede presentar y que tipo de documentación se debe aportar. (Art. 75 C.F.)
3- Abreviados: Explicación de la tramitación básica. Requisitos de la demanda Artículo
290 del C.P.C..
Abreviado de divorcio: Cuales son las causales y quien puede solicitarlo. Que tipo de documentación se debe aportar. (Art. 48 C.F.)
Separación judicial: Cuales son las causales y cuál cónyuge está legitimado para presentarla. Que tipo de documentación se debe aportar. (Art. 58 C.F.)
Modificación de Guarda Crianza y Educación: Cuándo se puede presentar, quien lo puede presentar. Que tipo de documentación se debe aportar. (Art. 420 inc 4 C.P.C.)
Reconocimiento de Unión de Hecho: Qué finalidad tiene, cuando se puede presentar, quien lo puede presentar. Qué tipo de documentación se debe aportar. (Art. 242 C.F.)
Extinción de patria potestad: Quién puede presentarla, cuando se puede presentar. Si se puede recobrar y en cuales términos. Que tipo de documentación se debe aportar. (Art. 152 y sgts C.F. y 420 inc 4 C.P.C.)
4- Sumarios: Explicación de la tramitación básica (Art. 432 y sgts del C.P.C.)
1- Regimen de Visitas: Quién lo puede presentar y que tipo de documentación se debe aportar.
2- Autorización de salida del país: Quién y en que situaciones lo puede presentar y que tipo de documentación se debe aportar.
5- Declaratoria de Abandono: A quién le compete conocer el asunto, quien puede solicitar la declaración de abandono, requisitos de la solicitud, que tipo de documentación se debe aportar. (Art. 115 y sgts C.F.)
6- Ordinarios: Explicación básica de la tramitación, cuando puede presentarse, en que condiciones, que tipos de procesos, etc. (Art 287 C.P.C.)
Fase 5: Conocimiento de las funciones del Auxiliar Penal Juvenil.
El auxiliar penal juvenil es el encargado de la tramitación de todos los expedientes penales juveniles, que incluye los asuntos de tránsito. Sus funciones son:
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Impacto observado: |
La tramitación básica de dichos expedientes.
Recepción de manifestaciones, indagatorias, entrega de vehículos detenidos, los requisitos y pasos para la entrega, confección de órdenes de libertad, tener a la orden y remisión de detenidos.
Revisión de las Gacetas.
Atención al público una vez a la semana.
Fase 6: Notificaciones
El auxiliar encargado de las notificaciones del despacho es el responsable de enviar a la Oficina Centralizada de Notificaciones (O.C.N.) las resoluciones pendientes de notificar, una vez que las mismas sean firmadas por la juez. Incluye explicar cómo se envía, dónde se encuentran los expedientes para enviar y dónde se deben colocar una vez enviados.
También debe agregar las actas de notificación y cancelarlas del buzón de notificaciones. Incluye explicar cómo se cancelan las actas del buzón, donde se encuentran los expedientes esperando actas y donde deben ser colocados cuando tengan TODAS las actas agregadas.
Por último, también es el encargado de archivar la lista de notificaciones a distribuir. Incluye explicar en cuál ampo y el orden respectivo.
Fase7: Funciones del manifestador:
- Buscar los expedientes a los usuarios.
- Colocar el expediente en el lugar donde se encontraba.
- Si se entregan ejecutorias o certificaciones, ubicar el expediente donde corresponda.
- Cuando recibe asuntos nuevos provenientes de Recepción de Documentos debe: Sacarlos del buzón de nuevos, ubicarlos según rol de jueces y auxiliares, dejarlos electrónicamente en trámite y ubicarlos electrónicamente con el auxiliar que corresponde.
- Llevar el control de las audiencias del día en ambas agendas y el resultado de las mismas. (Si se realizaron o no y porque)
- Entregar edictos, ejecutorias, certificaciones, mandamientos y llenar los datos de entrega de cada uno de ellos y los controles de las boletas de seguridad.
*Indicar que todos los escritos deben venir autenticados para que tengan validez y cuales procesos no necesitan patrocinio de abogado*
Los nuevos compañeros logran familiarizarse con las materias rápidamente y comprender lo que se tramita en esta oficina, esto facilita a los mismo entre otras cosas; dar pronta respuesta a las consultas a los usuarios, así como la revisión de un expediente para ubicar la información que se requiere. Además el conocimiento planificado que van adquiriendo se da de una forma más ordenada y progresiva, lo cuál beneficia su enseñanza y a la vez al Despacho.
Mecanismo de medición del éxito de la buena práctica: Evaluación por parte del auxiliar encargado de impartir la capacitación al nuevo compañero, del desempeño del mismo de acuerdo a la información suministrada. Esto por medio del método de la observación, de la labor que se le asigna realizar. Además se supervisa mediante la copia suministrada al nuevo compañero, cuál fue la ultima capacitación que se le dio y se continúa a partir de esa. Esto es solo a modo de inducción para el meritorio ya que a lo largo del tiempo las labores se enseñan mucho más detenidamente, pero ellos cuentan ya con bases de conocimiento.-
Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional
Fecha desde la cuál se ejecuta la práctica: Junio 2007.