Formulario de Inscripción
- Nombre y lugar de la oficina.
Administración Regional II Circuito Judicial de la Zona Atlántica, Pococí.
- Nombre de la buena práctica y por qué consideraque es aplicable. Manual de Procedimientos para la reparación de equipo de cómputo.
- Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica.
Luis Solís Jiménez. Randy Solís Arguedas. Norma Paniagua Rodríguez. Wagner Boza Méndez.
- ¿Por qué es una buena práctica? Haga una descripción detallada de la misma.
Esta Administración cuenta con un contrato para reparación de equipo de cómputo (número 14-01-08). Para su correcta ejecución es necesaria una labor en conjunto de:
- Administración (seguimiento de contratos y pago de facturas).
- Encargada de reparaciones y Proveeduría del edificio.
- Unidad de Informática
La idea de este manual es organizar todo el procedimiento de reparación en una secuencia de pasos, estableciendo claramente los responsables por cada uno de ellos (ver anexo 1).
- Factores externos que pueden afectar la buena práctica.
Únicamente observamos como un factor que puede afec tar el normal desarrollo del proceso: Incumplimiento del taller. Sin embargo, con el apoyo de la Sección de Verificación y Ejecución Contractual del Departamento de Proveeduría se puede subsanar ese inconveniente.
- Factores de éxito que inciden en la buena práctica.
- Fácil de comprender y aplicar.
- Se establecen claramente las actividades, paso a paso, y los responsables de cada una de ellas.
- Está orientado a cumplir a cabalidad con el contra to.
- El personal está consciente de la importancia de i mplementarlo.
- Puede ser objeto de revisiones y mejoras.
- Impacto observado en la solución del problema.
Esta iniciativa se comenzó a aplicar a partir del 09 de junio anterior, por lo que es muy reciente para medir su impacto. No obstante pretendemos obtener los siguientes resultados:
- Delimitar responsabilidades.
- Reducir el tiempo de respuesta, tanto del taller a nosotros, como de nosotros a los despachos judiciales.
- Obtener información que permita verificar la correcta ejecución del contrato.
- Evitar pagar por servicios (repuestos) que no fueron autorizados.
- Detectar fallas de procedimiento que puedan ser corregidas.
- Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.
Esta Administración cuenta con la siguiente estructura para poner en práctica el manual:
- Una encargada de reparaciones (mobiliario y equipo).
- Un Profesional de la Unidad de Informática del IIC JZA.
- Un encargado de dar seguimiento a los contratos, quien es el que en última instancia verifica que se hayan cumplido con todos los procedimientos.
Recomendamos tomarla en cuenta a la hora de implementar este manual.
- Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.
- Es importante contar con manuales, instrumentos que nos orienten en nuestras labores diarias.
- Como ya lo indicamos anteriormente, este manual es fácil de comprender y aplicar.
- Es una forma práctica de ejecutar el contrato.
- Mecanismo o instrumento de medición del éxito d e la práctica propuesta.
Consideramos que la puesta en práctica nos permitir á determinar el nivel de funcionalidad de este manual. Establecemos un término de tres meses para la primera revisión. La ventaja es que el procedimiento en sí admite mejoras y ajustes.
- Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional (Derech o privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).
Ámbito Administrativo.
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva, siempre y cuando se esté aplicando.
Se estableció como procedimiento de esta Administración en fecha 09 de junio de 2009, mediante circular 25-ARIICJZA-09 (anexo 2). Actualmente estamos en la fase inicial de su aplicación.
ANEXO 1.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REPARACIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO.
CONTRATO 14-01-08
Las personas involucradas en la recepción, revisión y envío de equipo de cómputo a reparar; deberán seguir los siguientes pasos.
VER TABLA EN DOCUMENTO ADJUNTO
Otras consideraciones:
Para las impresoras que pertenezcan a la Defensa Pú blica, se deberá coordinar con la Administración de esa dependencia para la adquisición de los Kit de mantenimiento, los cuales serán cambiados por Informátic a. Lo anterior conforme a lo indicado por la Licda. Lilliana Saborío Saborío, Administradora de la Defensa Pública, e n correo electrónico de las 03:48 p.m. del 19 de Mayo de 2009.
La contratista cuenta con tres días hábiles para ef ectuar la reparación, desde el momento en que se deja el activo en el taller, hasta que se nos comunica que está listo pa ra ser retirado.
No se tramitará ninguna factura que no Administrativo (encargada de reparaciones)
cuente de pr evio con el visto bueno. Es responsabilidad del Auxiliar verificar que no se den reparaciones que no estén autorizadas.
Lic. Luis A. Solís Jiménez
Administrador Regional a.í.
ANEXO 2.
CIRCULAR
25-ARIICJZA-09
DE: Administración Regional del II Circuito Judicial de la Zona Atlántica
PARA: Norma Paniagua Rodríguez.
Wagner Boza Méndez.
Marcela Montero Flores.
Randy Alb. Solís Arguedas.
ASUNTO: Protocolo para reparación de equipo de cómputo.
FECHA: 03 de junio del 2009.
Con el fin de sistematizar el procedimiento de reparación de equipos de cómputo, a cargo de la contratista Central de Servicios PC; esta Administración elaboró un protocolo para tal efecto, el cual se anexa para su conocimiento y aplicación inmediata.
Además, se les recuerda el contenido de las cláusulas: segunda, quinta y sétima del contrato 14-01-08 "Servicios de Mantenimiento Correctivo de Equipo de
Cómputo".
SEGUNDA: Condiciones específicas del servicio:
Para efectos de este contrato se entenderá por CPU: unidad central de proceso
con sus elementos, tales como: disco duro, unidades de lectura escrita de disco flexible, fuente de poder y tarjetas de expansión de varias funciones.
El servicio de corrección de equipo consistirá en la reparación de los equipos, que incluye:
Mano de obra técnica altamente calificada para la reparación de los equipos.
Diagnóstico de la falla.
Reparación de la falla.
Reemplazo de las partes dañadas.
En cuanto aplicable, calibración de partes no móviles pero desajustables.
Lubricación y ajuste de otras partes móviles, cuando sea necesario.
Prueba y operación a satisfacción.
Los repuestos no se incluyen como parte del costo del servicio, porque se facturarán en el momento oportuno, cuando se efectúe el mantenimiento correctivo (con el respectivo detalle por separado del concepto de la mano de obra y tendrán el costo normal de mercado al momento de la reparación). No obstante, cuando un equipo requiera repuestos que sumen un costo superior a un veinte por ciento del valor de mercado a ese momento del equipo, la reparación deberá ser aprobada en forma previa a su ejecución por el Departamento de Tecnología de Información o por los especialistas en informática que laboran en cada Unidad Administrativa Regional, según corresponda.
En el caso de duda respecto del valor de mercado del equipo, éste lo definirá el Departamento de Tecnología de Información.
La contratista, una vez recibidos los equipos, contará máximo con tres días hábiles para repararlos. Una vez reparados los equipos, la contratista lo hará saber al Departamento de Tecnología de Información o a la Unidad Administrativa correspondiente.
Cada equipo reparado deberá etiquetarse tipo calcomanía, visible, limpiable con la información básica siguiente: fecha de inicio del período de garantía del servicio prestado, fecha de expiración, teléfono para reporte de averías y número de serie. El hecho de que la etiqueta se desprenda, no releva de responsabilidad al adjudicatario.
A efecto de llevar un control de las reparaciones realizadas, la contratista deberá, por cada equipo, llevar un prontuario, bitácora o tarjeta, o programa, en la cual registrará al menos los siguientes datos:
Tipo del equipo, marca, modelo y número de patrimonio del Poder Judicial. Casillas para el valor del equipo y fecha del avalúo (el cual debe actualizarse mínimo cada seis meses).Casillas para consignar el mantenimiento correctivo prestado, en las cuales se dejará al menos constancia del tipo de falla encontrada y la fecha de reparación, repuestos o partes incorporadas y nombre del técnico que efectúo la reparación, costo final de la reparación, y valor acumulado de las reparaciones practicadas.
De previo a prestar mantenimiento correctivo a cualquier equipo, debe corroborarse si este presenta alguna etiqueta (sticker) que indique si el equipo se encuentra en garantía técnica del vendedor; en estas circunstancias, antes de proceder, se deberá consultar con el Departamento de Tecnología de Información o con los técnicos en Informática de la respectiva Unidad Administrativa Regional para obtener aprobación. De otra forma, se incurrirá en responsabilidad por la perdida de la garantía del fabricante que pueda ocurrir.
Toda reparación se hará con repuestos, tarjetas, módulos, etc., totalmente nuevos, la reparación de un sector no es autorizada, salvo que ésta sea una manera efectiva y no se amerite cambiar el grupo de circuitos correspondientes. Se autorizarán reparaciones de este tipo o el uso de repuestos usados, cuando se solicite o se apruebe por excepción por el Departamento de Tecnología de la Información.
El plazo de reparación se contará a partir del momento en que el Poder Judicial deje los equipos en las instalaciones de la contratista y hasta que ésta última informe vía telefónica, por fax, o por correo electrónico, que los equipos están reparados. Se autorizará prórroga por escrito por parte del Departamento de Tecnología de la Información cuando haya ausencia de repuestos, siempre y cuando se acredite documental y debidamente.
El Poder Judicial podrá aportar repuestos nuevos o usados y la contratista estará obligada a utilizarlos. La garantía correspondería entonces únicamente a la mano de obra, pues no operaría sobre aquellos repuestos que aporte el Poder Judicial para incorporarlos al equipo. Todos los repuestos cambiados deberán ser devueltos al Poder Judicial, a través de las distintas Unidades Administrativas Regionales o al Departamento de Tecnología de Información, detallando la máquina a la cual pertenecía y el problema que presentaron.
Las cantidades, marcas y modelos de los equipos indicados por región pueden sufrir modificaciones tales como aumentos o disminuciones. Operarán sin previo aviso por parte del Poder Judicial.
QUINTA: Para garantizar que la Institución verá satisfecha su necesidad y sus recursos serán utilizados de manera eficaz y eficiente, durante la vigencia del contrato se verificará el óptimo funcionamiento de los equipos reparados durante la vigencia de la garantía de reparación requerido para cada tipo de equipo, mediante la verificación directa con los usuarios a los cuales se les haya asignado equipo de cómputo.
SÉTIMA: El precio de los servicios de mantenimiento correctivo, los cuales se
aplican para todas las zonas que lo requieran, se fijan de la siguiente forma:
VER TABLA EN DOCUMENTO ADJUNTO
*Tipo de cambio de ¢501.42 del 18/12/2007 día de la apertura.
Lic. Luis Alb. Solís Jiménez
Administrador Regional a.í.