FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN

 

CONCURSO

"BUENAS PRACTICAS EN LAS OFICINAS DEL PODER JUDICIAL"

2015

 

 

  1. Nombre de la buena práctica:

 

Manual de Tramitación del Tribunal

de Apelación de Sentencia Penal

 

 

  1. Nombre, número de teléfono, lugar de la oficina y ubicación geográfica:

 

          Tribunal de Apelación de Apelación de Sentencia Penal del Segundo Circuito Judicial de San José; teléfonos 2247-9009, 2247-9011 y 2247-9012; Edificio Montelimar, frente a la Clínica Católica.

 

  1. Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta:

 

Diseño: Jueza coordinadora Sandra Zúñiga Morales, en conjunto con la sub coordinadora Ana Isabel Solìs Zamora, incorporàndose la totalidad del personal del Tribunal, pero de forma especial porque tuvo a cargo la redacción del Manual, el técnico Marco Vinicio Ulate.

 

 

  1. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.

 

         

Se requiere mejorar:  el proceso para la tramitación de todos los expedientes ingresados al Tribunal, en vista de que son seis distintas secciones se pretenden unificar procesos y ser más eficientes y rápidos.  Aunado a ello, se quería una herramienta para el entrenamiento del personal de recién ingreso, un manual detallado y muy gráfico de las tareas más importantes en la tramitación ordinaria.

 

El problema ha vencer:  fue la práctica de una tramitación confusa, dejada casi al criterio subjetivo de la persona que diera la explicación, por un formato uniforme.  Antes se tenian resoluciones de trámites diversas según la sección a cargo del expediente y otras prácticas particulares que se debían unificar (si eran de provecho o convenientes a la labor) o bien, erradicar (si resultan obsoletas o inapropiadas) .

Se quiere mejorar y unificar la tramitación para evitar resoluciones contradictorias, preparando tanto al personal de recién ingreso como el propietario en la buena dirección del proceso, con una tramitación uniforme. Además, se busca optimizar la tramitación para erradicar (en la medida de lo posible) errores que atrasan el proceso

  1. Explicación detallada de la buena práctica propuesta.

 

 

La jueza de trámite Marlene Solís había tenido la idea de ir realizando algunas notas para unificar los procesos en el Despacho, pero por mucho tiempo a eso se limitó esta valiosa iniciativa por mejorar el desempeño del Tribunal. Al asumir la coordinación la jueza Sandra Zúñiga a finales del año pasado, se encomendó al tècnico Marco Vinicio Ulate la confección de este manual, una vez preparado un primer borrador se pasó a los jueces y juezas para que expresaran su opinión y comentarios.  Como se quería un producto que todo el personal sintiera como propio, se dio permiso dentro de la jornada para que por parejas estudiaran el documento y le realizaran todas la adiciones, correcciones o comentarios que estimaras importantes; luego en una actividad que contó con el patrocinio del todo el personal, la Escuela Judicial y el permiso del Consejo Superior, se realizó un taller donde se discutió la totalidad del Manual atendiendo las observaciones del personal técnico del Tribunal, validándose el documento. Se incorporaron las recomendaciones y se dio la primera publicación del Manual, el cual adjuntamos pero cuyo índice comprende una serie de tópicos básicos, que por sí solo resulta explicativo de los aspectos comprendidos y la intención de unificar el trámite en general, con explicaciones que comprenden no solo los deberes específicos del cargo, sino la instrucción sobre acciones puntuales, como la elaboración de carpetas, tarjetas o separadores a los expedientes, y por supuesto, los pasos de registro dentro del sistema de gestión:

 

ÍNDICE

 

 

 

 

Presentación                                                                                                            

Una aproximación a las labores del Tribunal de Apelación de Sentencia Penal           

 

 

 

TEMA I.- Recepción de expedientes nuevos

  1. Formato de expedientes                                                                11
  2. Descripción de labores en la recepción de expedientes                      12

TEMA II.- Trámite de los expedientes nuevos

  1. Ingreso del expediente                                                                  15
    1. Funciones de la persona manifestadora                                 15
    2. Funciones de la Coordinación de técnicos del despacho           16
  2. Tramitación del expediente físico a cargo del técnico judicial tramitador 17
    1. Acciones de identificación y verificación de contenidos               17
    2. Acciones relativas al sistema de gestión                                    22
  3. Tramitación del expediente virtual a cargo del técnico judicial tramitador 24
    1. Aclaraciones previas                                                                24
    2. Confección del legajo                                                              25
  4. Otros trámites de inicio (enderezando procedimientos)                          31

TEMA III.- Confección de una resolución de trámite                                        33

  1. Mediante machotes                                                                           34
  2. Mediante plantilla                                                                             36
  3. Firma de resolución                                                                          38

TEMA IV.- Tramitación de votos (resoluciones de fondo y de trámite)              38

  1. Emisión del voto 38
  2. Acciones a cargo del técnico judicial después de la emisión del voto 40

TEMA V.- Confección del voto para ser comunicado                                  47

  1. Tipos de formato de los votos 47
  2. Revisión final y firmas del voto 51

TEMA VI.- Notificación de las resoluciones                                                 47

  1. Medios de notificación 47
  2. Notificaciones en el sistema de gestión 54
  3. Notificación de votos 68
  4. Procedimiento para generar las actas de notificación 74

TEMA VII.- La tramitación de los “escritos”                                                  81

TEMA VIII.- Procedimiento para la realización de una vista oral                     83

  1. Ofrecen prueba y solicitan se señale vista 83
  2. Solicita vista                83

TEMA IX.- Tramitación de una solicitud de prisión preventiva                         85

TEMA X.-  Cuando se decreta la libertad de una persona                               87

  1. Emisión de orden de libertad 87
  2. Orden de libertad a cargo del Tribunal de juicio 88

TEMA XI.- Trámites especiales                                                                  88

  1. Referencia general 88
  2. Diligencias de extradición                                                               89

TEMA XII.- Cierre definitivo del expediente y envío                                     90

  1. Constancia final                90
  2. Preparación del expediente para su envío 91

 

ANEXOS                                                                                       

 

 

Hoy se está aplicando por la totalidad de los funcionarios del despacho y ha mostrado ser de suma utilidad en el programa de personas de recién ingreso a nuestro Tribunal, herramienta que está dispone en la Unidad V, para acceso de todo el personal.   Se adjunta el Manual.

 

  1. Impacto observado en la solución del problema.

 

Muy positiva, pues su implementación empezó en mayo de este año, mostrando una mejoría en problemas de tramitación que ameritaban se devolviera el expediente al técnico para correcciones; el sistema de notificación se ha mejorado y ha mostrado ser muy útil en la capacitación del nuevo personal.

 

 

  1. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

 

  1. Tomar la decisión de unificar los procesos en los despachos.
  2. Seleccionar las áreas que comprenderán la unificación de trámites.
  3. Designar un encargado de la redacción, que conozca el proceso y se destaque por su eficiencia en el trabajo, tenga facilidad de redactar y de recibir críticas constructivas a su labor.
  4. Ponen en conocimiento e idear actividades para que todos los del grupo estudien y hagan una lectura crítica del instrumento.
  5. Buscar el espacio o actividad para provocar la discusión de la totalidad del instrumento, para incorporar las ideas de los otros miembros del grupo.
  6. Poner fechas para cada actividad.
  7. Implementarlo y dar seguimiento, para posibles mejorías.

 

  1. ¿Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen?.

 

  1. Uniforma la tramitación de los procesos, con independencia de la sección del Tribunal donde se trabaje, lo que aporta mayor orden y seguridad.
  2. Al unificarse el proceso, se mejora la comunicación y se hace más eficiente el trámite.
  3. Se obtiene un instrumento muy valioso para el personal de recién ingreso, una guía escrita y gráfica sobre algunos de los pasos del proceso y las responsabilidades del personal técnico.

 

  1. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

 

Tenemos el informe de la jueza de trámite quien nos ha reportado una disminución sensible de asuntos devueltos al personal técnico para corrección de expedientes; sin embargo, a partir del mes de julio ya se pensó en establecer un control por escrito donde consten los problemas de trámite, no solo para tabular el uso del manual, sino para percibir los obstáculos y tomar medidas hacia una tramitación más eficiente.

 

  1. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia.

 

      Ámbito Jurisdiccional.

 

 

  1. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.

 

       Desde febrero de 2015, hasta el día 18 de mayo de 2015.

 

 

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