Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2017, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.
- Nombre de la buena práctica:
Como parte de la Categoría: “Mejoras en la Gestión del Despacho”, se plantean:
Comisiones de Trabajo por Materias
- Nombre de la oficina, lugar número de teléfono:
- Oficina Regional de Trabajo Social y Psicología II Circuito Judicial de la Zona Atlántica
- Equipo Psicosocial de Pisav- Siquirres
- Equipos Psicosociales Programa Justicia Restaurativa
Teléfono: 2713-6082
- Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta:
- Marian Calvo Reyes
- Keilyn Cervantes Torres
- Karla Quirós Robles
- Marta Rivera Jiménez
- Félix Valenciano Corrales
- María Enid Méndez Sánchez
- Auria Zárate Montero
- Lourdes Rojas Varela
- Ivannia Quesada Díaz
- Floribeth Anchía Agüero
- Carlos González Arguedas
- Maribel Vargas Chaves
- Grethel Ramírez Hernández
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar:
No forma parte de las labores propias del personal profesional y administrativo, el desarrollo o implementación de comisiones de trabajo.
- Problema:
Las labores técnicas que desarrollamos en ocasiones resultan poco claras para los despachos, lo cual incide en la emisión de solicitudes erróneas o confusas constantemente; generando atrasos en el ingreso y trámite de los casos.
- Mejoras:
El desarrollo y puesta en práctica de esta propuesta ha consolidado el trabajo en equipo, basándose en la orientación de las labores en oficina en función de objetivos, focalizada en el crecimiento personal y profesional y el compromiso de un esfuerzo conjunto que apuesta por la iniciativa, creatividad y desempeño máximo.
La organización efectiva sugiere la necesidad de involucramiento total y preciso del personal de la oficina, de forma que aliviane la carga laboral que se experimenta y el aumento de expectativas en ocasiones difíciles de puntualizar en lo cotidiano y en medio de múltiples tareas.
El trabajo en equipo sugiere una mayor y mejor preparación para brindar una integra atención a la persona usuaria interna y externa.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta:
Objetivo General: Llevar a cabo un enlace efectivo para el trabajo conjunto entre despachos, conociendo las necesidades y alcances de cada uno, clarificando metodologías y procesos de trabajo mediante actividades en los temas de la pregunta judicial y las atenciones inmediatas
En función de las principales demandas instituciones la coordinación de oficina debe desarrollar estrategias de trabajo por objetivos, y a su vez promover la participación asertiva y eficiente del personal que colabora en los distintos procesos, de esta manera se hace parte y protagonista de toma de decisiones y del proceso de mejora continua.
Esta práctica se instaura como estrategia para el mejoramiento en la comunicación y en las solicitudes de la autoridad judicial; la conformación de comisiones por materia están integradas por las y los profesionales de la Oficina, quienes al inicio de año construyen un Plan de Trabajo donde se planifican actividades tales como reuniones, capacitaciones y talleres, abarcando los temas de interés tanto para la Oficina de Trabajo Social y Psicología como para los despachos a quienes damos respuesta.
Dichos temas son debidamente seleccionados de acuerdo a las limitaciones o debilidades identificadas desde nuestra labor.
De esta manera, se conforman comisiones por materias a lo interno de la oficina
- Comisión interna para seguimiento técnico en Materia de Familia:
- 1. Revisar las guías de la elaboración de dictámenes por disciplina para identificar elementos de común abordaje.
- Analizar a nivel de Oficina pericias psicológicas y sociales para identificar aspectos reiterativos por ambas disciplinas.
- Determinar los elementos que inciden en la cantidad de solicitudes de valoración remitidas por la autoridad judicial.
- Explorar desde el criterio de la autoridad judicial los elementos de interés así como inquietudes de las valoraciones que se solicitan según la especificidad del proceso judicial.
- Elaborar una actividad con la autoridad judicial para el abordaje del tema de la pregunta judicial desde la especificidad de ambas disciplinas que permita brindar una respuesta eficaz y eficiente por parte de la Oficina.
- Establecer una propuesta acerca de las valoraciones periciales en materia de Familia, de acuerdo a los insumos obtenidos, para exponerla a la Comisión de Familia del Departamento.
- Comisión interna para seguimiento técnico en Materia Penal:
- Fortalecer las buenas prácticas en la toma de denuncia en las Fiscalías de Pococí y Siquirres para el primer semestre del año 2017.
- Determinar el alcance de las pericias psicosociales, psicológicas y sociales, en los procesos de acusación, mediante espacios de devolución con las y los fiscales del II Circuito Judicial de la Zona Atlántica, durante el II semestre 2017.
- Realizar una sistematización de las principales hallazgos del proceso de retroalimentación desarrollado durante el año 2017, con las y los funcionarios del Ministerio Público.
- Establecer comunicación asertiva con los despachos que remiten solicitudes a la oficina (Juzgado de Pensiones y Violencia Doméstica y Fiscalía de Siquirres).
- Comisión interna para seguimiento técnico en Materia Penal Juvenil:
- Establecer espacios de retroalimentación con el Juzgado Penal Juvenil, que permitan identificar aspectos por mejorar desde cada disciplina -Trabajo Social y Psicología-.
- Impacto observado en la solución del problema:
A partir del trabajo constante con cada uno de los despachos a los que se enfoca esta Buena Práctica, se han podido identificar las áreas de acción que dificultaban la comunicación y la labor entre Fiscalía, Juzgado de Familia y Juzgado Penal Juvenil con la Oficina de Trabajo Social y Psicología; de manera que a la fecha y posterior a las reuniones
y capacitaciones que se han facilitado a los empleados judiciales, se ha podido visualizar mejoras en:
- La recepción de solicitudes, con preguntas judiciales claras y delimitadas.
- La comunicación constante entre los despachos, para la coordinación de valoraciones sociales, psicológicas o psicosociales.
- La aplicación de técnicas en la toma de denuncia por parte del personal del Ministerio Público en las atenciones inmediatas; a partir de la identificación de las buenas y malas prácticas empleadas en esta diligencia.
- La solicitud de pericias de acuerdo a la disciplina, identificando las categorías de análisis de cada una.
Si bien se han identificado resultados positivos que inciden en el desempeño de esta Oficina, se rescata que las Comisiones por Materia es una labor que requiere de continuidad en el tiempo.
- Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla:
Cantidad de personal.
Cantidad de programas a cargo.
Periodicidad de reuniones debe ser programada para no generar mayor recargo de labores.
Apertura al diálogo.
Capacidad de empatía y comprensión de los roles y funciones.
Seguimiento al plan de trabajo.
Anuente a la rendición de cuentas.
- Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.
- De esta manera se registran y focalizan las principales necesidades a atender.
- La realimentación beneficia la toma de decisiones más pronta y orientada a un proceso de mejora continua.
- Facilita la interacción entre despachos.
- Favorece la toma de decisiones precisas y acordes con lo requerido por la autoridad judicial.
- Invita a la realimentación periódica.
- Sostiene acuerdos en el tiempo, los cuales establecen parámetros a pesar de la rotación de personal.
- Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.
Minutas y revisión de acuerdos.
Evaluación de las capacitaciones.
Reuniones con despachos, rendición de cuentas.
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).
Ámbito Administrativo.
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.
Dicha práctica se instaura en la Oficina de Trabajo Social y Psicología de Pococí, desde el año 2013 aproximadamente, sin embargo, se establece como labor más clara y constante, desde el año 2016.
- Anuencia y disposición de que la buena práctica pueda ser compartida con otras instancias nacionales e internacionales.
Total anuencia y disposición, en razón de los resultados obtenidos por esta Oficina.
Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
La fecha límite de inscripción del 3° de abril al 30 de junio de 2017
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".[1]
[1]
“Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006