Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial” Formulario de Inscripción

 

1. Nombre y lugar de la oficina.

 

Defensa Pública

 

2. Nombre de la buena práctica y por qué considera que es aplicable.

 

Minimizando el uso del papel y maximizando el uso de herramientas tecnológicas, mediante el envío digital de los informes de Labores, Trimestrales, Privados de Libertad y de Casación.

 

Se considera que es una Buena Práctica porque se aprovecha de manera más eficiente el recurso humano y tecnológico con el que cuenta actualmente la Defensa Pública, además, con la implementación de esta Buena Práctica se espera en lo sucesivo ahorros significativos en el uso de papel bond utilizado en las distintas oficinas de la Defensa Pública a lo largo del territorio nacional para imprimir los informes de Labores, Trimestrales, Privados de Libertad y de Casación entre otros.

 

Como consecuencia de esta Buena Práctica se espera impactar en los siguientes años el Presupuestos en la subapartida destinada a la compra de papel de uso oficial. De igual manera consideramos que es una buena práctica que contribuye con la preservación del medio ambiente.

 

3. Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica.

 

La Dirección y la Unidad Administrativa de la Defensa Pública han sido los encargados de impulsar esta iniciativa, pero, la ejecución de la misma le compete a todos(as) defensores(as) públicos(as), así como al personal que le asiste en el envío de los informes (Auxiliares Administrativos y Secretarios(as)).

 

 

4. ¿Por qué es una buena práctica? Haga una descripción detallada de la misma.

 

Los defensores(as) públicos(as) de todas las oficinas de la Defensa Pública en el Territorio Nacional tienen el deber de presentar una serie de informes donde se resumen algunas de las tareas desempeñadas durante un periodo dado (meses, trimestres), algunos de estos informes son:

 

• Informes de Labores Mensuales.
• Informes Trimestrales de causas.
• Informes de Privados de Libertad.
• Informes de Recursos de Casación.
• Informes de Reos Presos.
• Informes de Visitas Carcelarias.

 

Anteriormente dichos informes eran remitidos a la Unidad Administrativa de la Defensa Pública mediante correo interno, correo certificado y/o fax, lo cual implicaba necesariamente, tener que imprimir los informes con sus respectivas copias de recibido. Dado que en los últimos años se ha instalado en la mayoría de las Oficinas de la Defensa Pública el sistema de Correo Electrónico, mecanismo que mediante el envío de documentos adjuntos permite de manera pronta y efectiva la recepción y remisión de distintos tipos de documentos digitales, surge la iniciativa de que los informes anteriormente citados sean enviados vía Correo Electrónico, sustituyendo así la impresión de documentos, que en otro momento era indispensable para presentar los informes requeridos, pero que actualmente resulta innecesario dado los avances tecnológicos con los que cuenta la Defensa Pública y la conveniencia de ahorrar recursos y disminuir el consumo de papel.

 

Como se demostrará a continuación con esta iniciativa de agilizan los procesos de envío, recepción, registro y procesamiento de la información contenida en los informes. Además se muestran datos referentes al ahorro de papel.

 

Descripción detallada del envío y recepción de Informes antes de la Buena Práctica:

 

Envío y Recibido de Informes impresos:

 

• Imprimir los informes que se van a enviar

 

•  Enviar los informes a la Unidad Administrativa de la Defensa Pública

 

• En la Unidad Administrativa, se reciben los documentos

 

• Poner sello de recibido y firma del que recibe

 

•  Clasificar los documentos originales y las copias de recibido

 

• Registrar e ingresar en el control digital y físico de acuerdo a la Oficina de la Defensa Pública y código de plaza del defensor.

 

• Empacar las copias con el recibido a las oficinas de origen.

 

• Separar los informes originales en carpetas rotuladas de acuerdo al tipo de informe:

 

                     Labores, Reos Presos y Visitas Carcelarias, Recurso de Casación.

 

• Archivar los informes de casación y labores en un archivo metálico

 

• Para el caso de la Defensa Pública de San José, los defensores entregaban los informes con la lista adjunta de las causas terminadas.

 

• Las Visitas Carcelarias y los Informes de Privados de Libertad se pasan a la Secretaria de la Subjefatura.

 

Envío y Recibido de Informes vía fax:

 

Esta forma de envío y recepción de informes, se daba para el caso de corrección de informes y otras situaciones específicas.

 

•  Imprimir el documento

 

•   Enviarlo por fax y esperar la confirmación de recibido

 

•    Verificar que el documento efectivamente fue recibido en la oficina correspondiente y dejar constancia de ello.

 

• Una vez confirmado, se imprimía dos copias más del documento original, para enviar a la oficina respectiva y así obtener un sello de recibido de la oficina a la que se remitió por fax.

 

•  En la Unidad Administrativa, se reciben los documentos

 

•  Poner sello de recibido y firma del que recibe

 

• Clasificar los documentos originales y las copias de recibido

 

•  Empacar las copias con el recibido y enviar a las oficinas de origen.

 

 

Pese a que los procedimientos anteriores eran realizados con sumo cuidado, la posibilidad de que alguno de estos documentos se extraviara era latente, ocasionando atrasos en el registro de la información y molestias entre los defensores(as), ya que en muchos casos argumentaban haber entregado los informes dentro del plazo, pero no se podía corroborar.

 

A continuación se realiza una descripción detallada de los pasos para el envío y recepción de Informes, utilizando la Buena Práctica:

 

Envío y Recibido de Informes Digitales:

 

•  El defensor(a) público(a) adjunta el informe que desea enviar y lo remite al encargado de recibirlo, con copia al Profesional 1 de la Unidad Administrativa en la oficina de San José.

 

• La persona encargada recibe el informe, posteriormente envía la confirmación de leído que ofrece el Outlook, en caso de estar activada, de no ser así, se contesta el correo indicando que fue recibido.

 

•   Una vez recibido el informe, se registra y se ingresa en el control digital, de acuerdo a la Oficina de la Defensa Pública y código de plaza del defensor que corresponde.

 

•   Se archiva digitalmente en carpetas de acuerdo a la Oficina de la Defensa Pública y código de plaza del defensor que corresponde.

 

•     Se realiza un respaldo electrónico y uno físico (solamente de los Informes Labores).

 

Desde que se puso en práctica este nuevo procedimiento y gracias al apoyo de la Dirección General y la Unidad Administrativa de la Defensa Pública, mediante la circular 14-2009, ha sido notario el cumplimiento en la entrega de los informes, ocasionando menos retraso en el procesamiento de la información.

 

Ahorro en el uso del papel.

 

Cabe mencionar que lo que se presenta es una estimación del ahorro esperado en el uso de papel, solamente para los casos específicos de los Informes de Labores y los Informes Trimestrales.

 

	Informes
	Labores	Trimestrales
Periodicidad	Mensual	Trimestral
*Promedio de Papel requerido
por defensor(a)	2	21
Promedio de Papel requerido
por defensor(a) por año	24	84
**Promedio de Papel
requerido por año	7080	24780
***Total papel requerido	31860 hojas

 

* Se incluye copia de recibido

 

• Se calcula con una base de 295 defensores y defensoras.

 

• Unidad de Medida: Una hoja

 

Como se observa se espera que se disminuya el consumo de papel en 31860 hojas, esto implica alrededor 64 de Resmas de 500 hojas por año. Sin embargo el ahorro generado debe ser mayor, dado que en el cuadro anterior solamente se muestra los casos de los Informes de Labores y los Informes Trimestrales, lo cual no agota los alcances de esta Buena Práctica.

 

 

5. Factores externos que pueden afectar la buena práctica.

 

1-  Problemas de conexión de red.

 

2-  Problemas con el equipo de cómputo.

 

3-   Capacidad de almacenamiento del correo electrónico de las personas encargadas de recibir los informes.

 

4-   Aspectos culturales de los defensores(as) asociados con la práctica de remitir los informes en forma impresa.

 

 

 

6. Factores de éxito que inciden en la buena práctica.

1-   Apoyo de la Dirección General y la Unidad Administrativa de la Defensa Pública.

 

2-   Crear conciencia en el uso del correo electrónico como medio oficial para la remitir y recibir información.

 

3-   Crear confianza en el uso del correo electrónico como medio de divulgación de información.

 

4-   Fortalecer los mecanismos para garantizar el funcionamiento correcto del correo electrónico en las Oficinas de la Defensa Pública.

 

5-   Capacitar a los usuarios del correo electrónico para que aprovechen las facilidades que Microsoft Office Outlook ofrece, como por ejemplo las confirmaciones automáticas de Enviado y Recibido.

 

 

7. Impacto observado en la solución del problema.

 

1-   Disminución del tiempo en el procesamiento de la información.

 

2-   Disminución del tiempo en la entrega de los informes.

 

3-   Mejoría en el cumplimiento de los plazos de entrega de los informes.

 

4-   Disminución del tiempo en la confección, envío y recepción de los informes.

 

5-   Mejor uso de los recursos tecnológicos que ofrece el Poder Judicial.

 

6-   Mayor control en la recepción de informes.

 

7-   No se extravían informes.

 

8-   Disminución significativa en el uso de papel requerido para presentar los respectivos informes y todo lo que implica la impresión de los mismos.

 

9-   El responsable de enviar los informes puede enterarse de manera inmediata cuando se presenta algún problema o error.

 

 

8. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

 

Como apoyo a esta iniciativa el lunes 13 de abril del corriente se envió a todas las Oficinas de la Defensa Pública la Circular 14-2009 denominada Uso Racional del Papel (Ver Anexo 1).

 

Actualmente, constantemente se reitera dicha circular a todos(as) los defensores(as) públicos(as) que aun envían sus informes impresos, a fin de que poner en conocimiento la iniciativa.

 

Además en sesión de Coordinadores(as) de la Defensa Pública celebrada el día lunes 4 de mayo del corriente, la Licda. Lilliana Saborío Saborío, Jefa de la Unidad Administrativa de esta dependencia, informó a los participantes acerca del cambio en el procedimiento para presentar los informes, dado que a partir del momento en que se emitió la Circular 14-2009, la Unidad Administrativa recibirá solamente aquellos informes que se presenten vía correo electrónico, sustituyendo así de manera definitiva la impresión de los mismos.

 

Otra de las iniciativas y acciones importantes que se deben tomar es crear conciencia acerca de las facilidades y beneficios que trae consigo utilizar el correo electrónico como medio oficial para presentar la información requerida. Al respecto Corte Plena ha girado directrices en sus Políticas de Restricción Presupuestaria, donde expresamente se dice:

 

“Con el propósito de disminuir el consumo de papel, se deberá potenciar el uso de los medios electrónicos de comunicación, tal y como lo autoriza el artículo 6 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial, al efecto se establecerán políticas de uso restringido del papel tanto en la tramitación judicial cuanto en la administrativa, incentivándose prácticas de cero papel y un uso intensivo de las bases de datos con que se cuenta y del correo electrónico institucional”.¹

 

También se necesita impulsar un cambio cultural, dado que los defensores(as) requieren un respaldo físico para constatar y comprobar que los informes fueron efectivamente entregados a la persona encargada. Para lograr este cambio se debe capacitar a los usuarios del correo electrónico para que utilicen algunas de las aplicaciones que Microsoft Office Outlook ofrece, de manera tal que se tenga la plena de seguridad del resultado del envío.

 

Adicional a esta Buena Práctica, pero bajo la misma premisa de disminuir el consumo de papel y aprovechar mejor los recursos tecnológicos, la Unidad Administrativa de la Defensa Pública ha tomado otras acciones. Al respecto, se ha solicitado a las Unidades Administrativas Regionales, que remitan vía correo electrónico a la Administración de la Defensa Pública las solicitudes de gastos, pago de viáticos y las autorizaciones para contratación de servicios (Ver Anexo 2). Anteriormente, esta documentación era remitida de forma impresa, lo cual consumía una cantidad considerable de papel.

 

 

9. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

 

Por el ahorro sustancial en el uso de papel, la flexibilidad y seguridad que ofrece el correo electrónico y además se aprovecha el equipo electrónico a disposición.

 

 

10. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

 

Cantidad de informes que son presentados en formato digital utilizando como medio el

 

 

• SESION CORTE PLENA N° 16-09 DEL 11-05-09 ARTICULO XXI, Medida para la contención del gasto N 16.

Correo Electrónico.

 

11. Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social),Administrativo o Auxiliar de Justicia).

 

Ámbito Auxiliar de Justicia

 

 

ANEXO 1. Circular 14-2009.

 

CIRCULAR 14-2009

 

DE:                    DIRECCIÓN Y UNIDAD ADMINISTRATIVA DEFENSA PÚBLICA

 

PARA:              PERSONAL DE LA DEFENSA PÚBLICA DE TODO EL PAÍS

 

FECHA:            MARTES 03 DE MARZO DEL 2009

 

 

• USO RACIONAL DEL PAPEL

 

 

 

Se les reitera la circular No. 33-2006 del Consejo Superior fechada 28 de febrero del 2006, para que en adelante, racionalicen el uso del papel de oficio, disminuyendo la impresión y utilizando los recursos informáticos con que se cuentan.

 

Como parte de la aplicación de esta directriz, se solicita que se remita vía correo electrónico a la compañera Jessica Alejandra Valladares Vásquez con copia a Esteban Arguedas Madrigal todos los informes de labores mensuales, informes trimestrales, informes de penalización, informes de audiencias y cualquier otro tipo de informe estadístico que haya sido solicitado por la Dirección de la Defensa Pública.

 

Lo que corresponde a solicitudes de vacaciones, permisos sin goce de salario y toda la documentación que sea factible remitir por correo

 

electrónico, enviarlo según corresponda, con el fin de reducir el uso de papel.

 

De igual forma se solicita que la correspondencia que sea remitida tanto a la Dirección como a las diferentes Unidades de la Defensa Pública se envíen por correo electrónico al encargado de la Unidad, cuando la documentación así lo permita.

 

 

 

 

 

 

 

Licda. Marta Iris Muñoz Cascante.

 

Directora Defensa Pública

 

 

 

 

 

 

Licda. Lilliana Saborío Saborío. M.B.A.

Jefa Unidad Administrativa Defensa Pública

 

ANEXO 2. Correo Electrónico Remitido a las Unidad Administrativas.

 

Buenas tardes compañeros y compañeras:

 

Con el fin de aplicar las medidas de restricción del uso de papel, se solicita que las autorizaciones de gastos sean remitidas vía correo electrónico a la cuenta a mi nombre.

 

De igual forma, se solicita en lo que respecta a la solicitud de autorizaciones para el pago de viáticos, que no se remita vía fax la documentación que respalda esa solicitud, sea el formulario de liquidación y demás documentos que respalden la realización de la gira, por su parte, ustedes deben conservar en su poder dicha documentación, revisar que efectivamente el cobro proceda en lo que a horas y montos se refiere y nosotros confiaremos en ustedes que la solicitud efectivamente se haya presentado con la documentación requerida.

 

De las liquidaciones, es indispensable que nos indiquen en la solicitud que remitan por correo, el nombre del funcionario, motivo de la diligencia y fecha en que se llevó a cabo.

 

Sobre la solicitud de autorizaciones para la contratación de servicios, igualmente confiaremos en ustedes de que el servicio fue prestado a la Defensa Pública, por lo tanto, no tendrán que remitir las facturas que acrediten la prestación del mismo.

 

Por nuestra parte, la autorización respectiva será remitida vía correo electrónico de la cuenta a nombre del señor Diego Cascante Sibaja.

 

Gracias por su atención, que estén bien

 

Licda. Lilliana Saborío Saborío. M.B.A.

Administradora Defensa Pública

Tel. 211-98-41 Ext. 9841

 

 

 

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