Formulario de Inscripción

 

Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2017, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.

Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.

La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.


• Nombre de la buena práctica:

Modelo de acompañamiento a los juzgados del Servicio de Facilitadoras y Facilitadores Judiciales


• Nombre de la oficina, lugar número de teléfono:

Administración Regional de San Carlos, Teléfono 24010426


• Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta:

Alexander Matarrita Casanova
Ruth Murillo Berrocal


• Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar:

En el año 2013 el Poder Judicial, mediante acuerdo de Corte Plena y Consejo Superior, aprobó la implementación de una prueba piloto del Servicio Nacional de Facilitadoras y Facilitadores Judiciales en dos circuitos del país: el Segundo de Alajuela y el Segundo de Limón. Esta prueba piloto estaba orientada a identificar si el Servicio era bien acogido por las comunidades, así como para conocer cuáles eran los requerimientos institucionales para su ampliación a nivel nacional, en caso de ser aceptado por la ciudadanía.

La prueba piloto culminó con el visto bueno de las autoridades judiciales para la extensión del Servicio a nivel nacional de manera paulatina. Para facilitar su implementación por parte del personal judicial responsable, Conamaj, con el apoyo de otras instancias judiciales, desarrolló una serie de documentos en los que se detallan las responsabilidades de cada uno de los actores judiciales a cargo. Estos documentos son las Directrices Generales y los Manuales de Procedimientos.

Sin embargo, aunque estos documentos plantean rutas generales a seguir para las Administraciones Regionales, los juzgados contravencionales y las personas facilitadoras judiciales; identificamos que el papel de la Administración Regional debía ser más activo, no solo como apoyo a los juzgados, sino como coordinador permanente de todas las acciones que se realizan en el Circuito del Servicio.

Durante los primeros meses de implementación del Servicio se pudo identificar que la mayoría de los juzgados no cuenta con el tiempo, el personal y/o las herramientas administrativas para dar el seguimiento requerido a las personas facilitadoras judiciales, de manera que se mantengan motivadas, activas y en constante comunicación con el Poder Judicial y las comunidades que les eligieron como facilitadoras.

Por lo tanto, la Administración Regional de San Carlos, desarrolló una serie de procesos y canales de apoyo que se estandarizaron a nivel de la región, de manera que se garantice la participación de los juzgados correspondientes y las personas facilitadoras en las diferentes actividades programadas anualmente.

 

• Explicación detallada de la buena práctica propuesta.

La buena práctica que se plantea corresponde a un Modelo estandarizado del acompañamiento y apoyo que brinda la Administración Regional del Segundo Circuito Judicial de Alajuela a los juzgados del Circuito que tienen el Servicio Nacional de Facilitadoras y Facilitadores Judiciales, y las personas facilitadoras judiciales.

Las acciones que implementa esta Administración Regional para darle sostenibilidad y fortalecer los vínculos institucionales con el Servicio Nacional de facilitadoras y facilitadores judiciales son:

Se programa reunión en noviembre con cada uno de los juzgados correspondientes, para fijar fechas de las actividades ordinarias del SNFJ durante el año siguiente. En algunos casos el Juez encargado del Servicio solicita que la Administración agende y envíe para el visto bueno. Para esto utilizamos un machote de Programación y presupuesto. 

 

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1. La programación incluye lo siguiente: dos capacitaciones por año, dos visitas por año a cada facilitador, conversatorios Poder Judicial en su comunidad. La cantidad de días que se asignan para las visitas se determina según la cantidad de personas facilitadoras y las distancias en la zona de atracción de cada Juzgado Contravencional.

2. Una vez realizada la calendarización de las actividades ordinarias y obtenido el visto bueno de los juezas y jueces encargados del Servicio, se procede a cumplimentar las boletas de solicitud de vehículo y las solicitudes mediante correo electrónico de las juezas y jueces supernumerarios, para que las juezas y jueces contravencionales encargados del Servicio puedan asistir a las actividades programas. Si se requieren realizar cambios de fecha, éstas se consultan previamente a las juezas y jueces para su visto bueno. Una vez aprobados los vehículos y las sustituciones se incluye la información en el machote de programación y presupuesto y se le envía la programación ordinaria completa tanto a la jueza o juez encargado como a la técnica o técnico encargado del juzgado.


3. Una vez definidas todas las fechas se asignan los días de visita y capacitación a cada facilitador para incluirlos en un calendario de actividades de las personas facilitadoras que se imprime y se pega en la Agenda que CONAMAJ nos provee cada año para cada facilitador.

 

4. La Administración confecciona el PAO del SNFJ de todos los despachos del Circuito y lo envía a CONAMAJ.

5. La Administración diseñó las herramientas para realizar la planificación anual del SNFJ, para formular el presupuesto anual correspondiente que incluya el pago de ayudas económicas a las y los facilitadores judiciales según las actividades programadas, y el Manual de procedimientos para completar dichas solicitudes.

 


Manual de Procedimientos solicitud de ayuda para personas facilitadoras.

 

 

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Solicitud de anticipo

 

 

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Devolución de anticipo

 

 

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Factura de pago por concepto de ayuda económica a personas facilitadoras judiciales
Planilla

 

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6. Monitorea el envío de las solicitudes de fondos para el pago de viáticos previo a las capacitaciones. Lo anterior para que el trámite esté listo en el momento preciso y no se den atrasos.

7. Hace los enlaces con el personal judicial que imparte charlas y colabora con la capacitación de las personas facilitadoras.

8. La Administración realiza las gestiones necesarias para que los conversatorios que se realizan en las diferentes comunidades sean exitosas, provee el material y equipo necesariosolicita la colaboración de los jueces de las diferentes materias que la comunidad ha mostrado interés, confecciona invitaciones y las hace llegar al facilitador judicial por medio de la OCJ para su distribución y provee el material.

9. Para las charlas de atención escolar hace la solicitud a Relaciones Públicas y Protocolo del material de apoyo. Todas estas charlas son dirigidas por el facilitador o la facilitadora judicial, con el apoyo logístico de la Administración.


10. Mantiene comunicación directa con las personas facilitadoras, lo anterior para facilitar la función del facilitador en su comunidad (entrega de material para impartir charlas, información a usuarios). Se coordina con la OCJ para el traslado del material.

11. Realiza visitas preliminares a las personas facilitadoras judiciales, previo acuerdo juezas y jueces encargados.

12. Colabora con la recolección de los informes mensuales, enviando mensajes de texto y WhatsApp, recibe los informes mensuales de cada juzgado y remite un informe trimestral consolidado a Conamaj y a la Sección de Estadística de la Dirección de Planificación.

13. Coordina con otras instituciones públicas .

 


• Impacto observado en la solución del problema.

El apoyo, seguimiento y coordinación que se brinda desde la Administración Regional a los juzgados y a las personas facilitadoras judiciales, ha permitido que el alcance del Servicio se expanda a un número importante de personas beneficiarias en las comunidades.

La programación anual que realiza la administración y el seguimiento pormenorizado de su cumplimiento, garantiza que se realicen todas las actividades que los juzgados deben realizar según lo estipulado en las Directrices del Servicio, pero además se realizan otras actividades que no están incluidas como parte de las acciones regulares del servicio y que su alcance a la población es mucho mayor, como por ejemplo las ferias “El Poder Judicial en su comunidad” o las visitas de la “Migra-movil”.

Siendo que el público meta de estas actividades es más amplio que el de las charlas o las asesorías que brindan las personas facilitadoras, se puede decir que el alcance es aún más amplio, lo que a mediano plazo podría incidir en la construcción de comunidades más pacíficas y empoderadas.

Por otro lado, se observa que la mayoría de los juzgados cumplen a cabalidad con la programación establecida, pero además la motivación del personal encargado de la implementación del Servicio aumenta, ya que no lo ven como una sobre carga, sino como una acción más que deben realizar y que tienen el apoyo local para hacerlo.

En lo que respecta a las personas facilitadoras, se puede mencionar que gracias al apoyo que le brinda la administración a los juzgados y a las mismas personas facilitadoras, éstas se mantienen motivadas a realizar sus funciones y de manera proactiva identifican necesidades de información por parte de sus comunidades, que es solventada con ayuda de la Administración Regional.

A manera de resumen, se puede decir que con el acompañamiento cercano que brinda la Administración, los juzgados tienen mayor anuencia al desarrollo del Servicio, las personas facilitadoras mantienen su motivación y, gracias a esto, las comunidades aprenden a resolver sus propios conflictos y a hacer valer sus derechos.

 

• Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

Para que todas las Administraciones Regionales de los Circuitos Judiciales que cuentan con el SNFJ reproduzcan este Modelo, es necesario realizar un documento en el que se sistematice y estandarice el modelo o un manual de procedimientos, que detalle paso por paso las acciones que debe realizar la administración.

Además, es necesario que una persona de la Administración tenga a cargo el seguimiento del servicio, bajo la supervisión del Administrador o la Administradora Regional. Igualmente debe haber disposición por parte de la Administración para asignar supernumerarios en las fechas de las actividades programadas, antes de que el titular del puesto lo solicite; disposición para reservar vehículos para las diferentes actividades programadas, antes de que el titular lo solicite, y el compromiso de mantenerlo según la programación.

Por otro lado, debe existir motivación, interés y disposición por parte de todo el personal del Circuito para colaborar en las coordinaciones y apoyos que se soliciten por parte de la Administración. Por ejemplo, que quienes integran el Consejo de Administración de Circuito se ofrezcan voluntariamente a brindar charlas, acompañar en ferias o brindar el material que se requiera según lo que se le solicite a este órgano judicial; que el personal del Departamento de Trabajo Social y Psicología tenga la apertura para orientar o acompañar a las personas facilitadoras judiciales que lo soliciten, ampliar.

Finalmente, la Administración debe reconocer que el éxito del Servicio depende de su dedicación y acompañamiento a los juzgados. De su interés porque el Servicio prospere, pero sobre todo de la capacidad que tenga de sensibilizar y motivar al personal judicial de su Circuito sobre el impacto que puede tener el Servicio a nivel las comunidades para la construcción de una cultura de paz, y a nivel de los estrados judiciales para la disminución del ingreso de nuevos casos.


• Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

El Servicio Nacional de Facilitadoras y Facilitadores Judiciales es un servicio más que brinda el Poder Judicial y las Administraciones y juzgados responsables de su implementación en las diferentes zonas del país tienen la responsabilidad institucional de cumplir con lo que se establece en las Directrices Generales. A nivel regional le corresponde a la Administración rendir cuentas sobre el avance del Servicio, por lo que debe crear los medios para asegurar que se cumpla el compromiso institucional.


• Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

El éxito de la práctica propuesta se estima a partir de los datos presentados en los informes mensuales de los juzgados en los que se reportan las actividades realizadas por las personas facilitadoras judiciales.

Al comparar de las actividades realizadas a nivel del Circuito con los datos presentados por el resto del país, se puede observar que la diferencia es considerable. Los datos presentados en el 2015 evidencian como durante este periodo en el IICJA se beneficiaron más personas que en el resto del país (ver tabla 1).

 

 

 

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• Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).

Esta práctica está inserta en el Ámbito Administrativo.


• Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.

Desde el año 2014.


• Anuencia y disposición de que la buena práctica pueda ser compartida con otras instancias nacionales e internacionales.

La Administración Regional de San Carlos tiene el interés de que esta práctica sea replicada por las demás Administraciones que tienen a cargo el seguimiento del SNFJ en sus regiones. Además, tiene la disposición y la anuencia de colaborar en el diseño de los materiales que se requieran, así como a dar el acompañamiento a quien así lo solicite.


Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.

 


La fecha límite de inscripción del 3° de abril al 30 de junio de 2017
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".

 

 

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buenaspracticas@poder-judicial.go.cr
Barrio González Lahman,San José,Costa Rica
2295-4457 / 2295-3462
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