Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
- Nombre de la buena práctica:
Módulo para solicitar y realizar el estudio del Pago de Zonaje.
- Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica.
Sección Administración Salarial, Departamento de Personal, 3er piso del Organismo de Investigación Judicial.
- Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.
Ronald Calvo Coto
Rosibel Brenes Alvarado
Henry Padilla Fuentes
Allan Castro Fallas
Gabriela Fonseca Rojas
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar. Proceso solicitud y tramitación del pago de zonaje.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta
El 09 de diciembre de 2010, se publica en el Boletín Judicial el nuevo Reglamento, el cual regula el pago de zonaje en el Poder Judicial. Este Reglamento cambió porcentajes y zonas en las que se puede otorgar el beneficio de zonaje.
También varió la forma en la que se gestionaban las solicitudes pues en el nuevo Reglamento se indica literalmente en el artículo 5:
“El interesado debe presentar solicitud indicando, bajo juramento, su domicilio real, domicilio accidental y demás información solicitada por el Departamento de Gestión Humana, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha del inicio de su nombramiento en la zona que genera el beneficio, para su debido trámite.” Situación que con el anterior Reglamento debían realizar una vez al año.
Asimismo la Política de Cero Papel vino a cambiar el procedimiento para el reconocimiento de zonaje, misma que promovió el cambio en la forma en que anteriormente se tramitaba el pago, el cual se hacía llenando un formulario que era solicitud y declaración jurada, además debían adjuntar recibo de algún servicio público y justificación del mismo (en caso de que fuera necesario) y el recibo del pago de alquiler que realizaban en la zona en que estaban solicitando el pago del zonaje. Estás solicitudes se recibían vía fax, vía correo interno o en la recepción del Departamento de Personal, lo cual significaba unas 3 a 4 hojas de papel por gestión.
Por lo anterior es que se empieza a planear el diseño de una interfase en la página de Gestión Humana que sirviera para que las personas pudieran realizar su solicitud en línea, mientras se creaba, diseñaba y se inventaba la herramienta, se implementó un formulario digital (Word) en el que se solicitaba toda la información que se requería para realizar el trámite, el cual debían remitir vía correo electrónico.
A inicios de marzo del año en curso se implementó el uso de la interfase que se había estado diseñando, misma que ha sido de gran utilidad al usuario y también al análisis de las gestiones.
- Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta.
Aunado a esto, el proceso se ha vuelto más eficiente y debido a que es una interfase “amigable” y muy fácil de utilizar, las personas se han sentido cómodas al realizar sus gestiones.
- continuación se presenta un resumen de la buena práctica propuesta. Introducción
Es un sistema electrónico el cual permite realizar el trámite de las solicitudes de pago de zonaje desde cualquier lugar del país dado que se encuentra en la Intranet e Internet, donde se realiza un control cruzado por seguridad y por normas de control interno, al momento de efectuar el análisis de la información.
Objetivos General
Manejar y controlar de una manera electrónica el trámite y proceso para el reconocimiento del zonaje, brindándole al servidor una información más precisa y adecuada del transcurso de su gestión, bien sea que corresponda el pago o no, dado que la interfase permite que el interesado conozca el estado de su solicitud. Brinda la oportunidad de indicarle al usuario la quincena en que se efectuará el pago, igualmente señalarle el motivo por el cual no resulta procedente la retribución económica.
Objetivos Específicos
Hacer más expedito el proceso de pago tanto en la forma de realizar el análisis de la información, como en el tiempo de respuesta para hacer efectivo el reconocimiento salarial.
Normalmente se recibían unas 2000 hojas de papel bond al mes, lo cual equivale a 48 resmas al año. Dado que en la actualidad al tratarse de registros electrónicos, la reducción en el consumo del papel es de un 100%.
Es imprescindible señalar que para el desarrollo de este sistema no fue necesario incurrir en un gasto adicional para el Poder Judicial. Lo anterior por cuanto se efectuó con la tecnología existente en la institución y con la disposición de algunos compañeros de la Sección de Capacitación y de Administración Salarial del Departamento de Gestión Humana, quienes realizaron el proyecto en sus tiempos libres dado que no se gestionó permiso con goce de sueldo y tampoco el cobró de horas extra por la participación en el mismo. Si bien es cierto, el aumento en la carga de trabajo resultó significativo para los colaboradores, siempre hubo disposición para coadyuvar en la creación de la interfase, gracias a la entrega y compromiso para con la Institución.
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo).
Ámbito Administrativo.
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.
- de marzo 2011.