Concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011

 

  1. Nombre y lugar de la oficina.

 

La buena práctica se está realizando en la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia, abarca las actividades de todos los compañeros judiciales en esta oficina.

 

 

  1. Nombre de la buena práctica y porqué considera que es aplicable.

 

El nombre de la buena práctica es “Oficina Cero Papeles”.

 

Se considera que es aplicable ya que los cambios desarrollados en la Secretaría implicaron una mejora significativa en la atención al usuario externo e interno del Poder Judicial, así como disminución del tiempo en conocer y resolver los trámites que realiza esta oficina para lograr una gestión eficiente junto con una disminución en los costos que demanda la operación de la oficina.

 

Esta experiencia permitió contribuir positivamente a un cambio en la cultura de la oficina logrando un nuevo esquema de trabajo electrónico, donde la comunicación efectiva y la transparencia son valores que enaltecen la nueva forma de trabajo.

 

 

  1. Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica

 

 

Todos los empleados de la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia y los del Consejo Superior, participan en la realización de la buena práctica.

 

La buena práctica cuenta con el apoyo tecnológico:

 

El señor Rodolfo Valerio González, profesional en informática del Departamento de Tecnología quien a través de su proyecto de graduación creó el sistema informático al que se le dio el nombre Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica (SICE), herramienta que permitió realizar el cambio y aplicar la buena práctica en la oficina.

 

El señor Miguel Bonilla Villalobos, profesional en informática del Departamento de Tecnología, quien actualmente realiza el mantenimiento de las aplicaciones informáticas que apoyan la continuidad de la buena práctica.

 

 

  1. ¿Por qué es una buena práctica? Haga una descripción detallada de la misma.

 

 

Como parte de las actividades de la administración de la Secretaría, se iniciaron los cambios que permitieran a la oficina mejorar su gestión. Luego de analizar las variables en cuanto al volumen de documentos, los costos de distribución del trabajo, tiempos en la resolución de cada gestión, mecanismos de retroalimentación, costos para la ubicación de la información y procedimientos en las comunicaciones, se determinó que se requería una solución que permitiera:

 

Implantar una oficina “cero papel”. Crear una recepción electrónica.

Distribución y seguimiento de las gestiones.

 

Asignación de trabajo con control de prioridades. Control de pendientes.

 

Transparencia en el proceso y resolución de las gestiones. Comunicación efectiva.

 

Se considera que el trabajo realizado es una buena práctica porque logró a través de una solución integral alcanzar las metas antes citadas mejorando la gestión de la oficina con el aprovechamiento de la tecnología disponible en la institución.

 

El cambió se realizó a través de:

 

Cambio en los procedimientos de la oficina.

Creación del Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica (SICE)

 

A raíz de los cambios propuestos en los procedimientos de la Secretaría se definió la necesidad de crear un sistema que permitiera al personal llevar el control diario del trabajo asignado desarrollando una cultura de comunicación efectiva y transparencia en los trámites a través de un proceso sin papeles siguiendo la política institucional de “cero papel”.

 

Con esta herramienta se ha logrado una administración eficiente de la documentación que ingresa y egresa en la Secretaría de la Corte, con su correspondiente seguimiento y eficacia en la resolución a través de un proceso electrónico.

 

Entre las principales acciones que el sistema ha concedido al personal están:

 

Eliminar el papel en los trámites.

 

Rendir en cualquier momento y en forma inmediata lista de gestiones pendientes. Diferenciar los trámites de acuerdo a la prioridad asignada, logrando agilizar los de mayor prioridad.

 

A los coordinadores les permite evaluar y controlar las labores de los subalternos, así como estar al pendiente del cumplimiento de los plazos.

 

Trasladar en forma inmediata y electrónicamente las solicitudes a otros servidores para su debido proceso

 

Centralización de la información, aspecto esencial para poder orientar a cualquier persona del estado de una gestión.

Archivo electrónico.

 

La aplicación además provee una consulta pública en busca de transparencia en el proceso y resolución de las gestiones. A través de su acceso libre (no requiere autenticación) informa el avance y/o resolución de cualquier gestión que conozca el Consejo Superior y/o Corte Plena.

 

Esta herramienta le permite al servidor judicial y  público en general:

 

Saber en que fecha de sesión será conocido su trámite. Conocer el estado de la solicitud.

 

Ver los documentos asociados a su solicitud: Anexos, oficios, estudios, resoluciones, etc.

Ver el historial de anotaciones u observaciones.

 

Conocer la decisión tomada a través de un resumen del acuerdo con el número de acta y artículo.

 

Tener a su alcance la información actualizada, conforme se registra en el SICE, se dispone automáticamente en la Consulta de Correspondencia.

 

 

Esta herramienta permite que la información relevante sea de acceso al público sin restricción de horarios de oficina, se mantiene las 24 horas del día los 365 días del año, brindando los datos actualizados conforme se actualizan.

 

 

  1. Factores externos que pueden afectar la buena práctica.

 

  • La buena práctica expuesta incluye el apoyo tecnológico a través de los servicios que dispone la institución (red de comunicación, servicio de correo electrónico, intranet, servicio de Internet, etc.), así como de las herramientas creadas para la implantación de esta buena práctica (SICE y Consulta Correspondencia). Cualquier interrupción en los servicios tecnológicos es un factor externo que puede afectar la buena práctica.

 

  • Debido a  que  la  buena  práctica  implica  cambios  en  las  actividades  y

 

procedimientos llevados a cabo en la oficina, la factibilidad de realizarlos depende de si operativamente se puede efectuar y que no exista normativa que limite su ejecución.

 

 

  1. Factores de éxito que inciden en la buena práctica.

 

  • La buena práctica cambia la forma de trabajar, de un ambiente donde las actividades se realizan en papel hacia un ambiente totalmente electrónico. Como factor de éxito para la aplicación de esta práctica está un cambio de cultura que requiere la colaboración de todos los involucrados.

 

  • Los sistemas que apoyan la ejecución de esta práctica tiene características indispensables:

 

o  Fácil de utilizar.

o  Seguridad de ingreso. 

o Administración por perfiles que permite diferenciar las funcionalidades que cada usuario puede ejecutar.

 

  • Ambiente Web, permitiendo la accesibilidad a la aplicación a través de la Intranet.

 

  • Generador de Reportes para evaluación y control.

 

 

  1. Impacto observado en la solución del problema.

 

 

  • Aprovechamiento de la plataforma tecnológica con la que cuenta la institución.

 

  • Información actualizada en un único sistema que permite buscar con facilidad los datos de cualquier trámite.

 

  • Generación de Informes y estadísticas relevantes para el despacho.

 

  • Fácil adaptación e implantación en otras oficinas.

 

  • Mejora en los controles operativos del despacho.

 

 

  1. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.

 

En el año 2010 se realizaron varias charlas sobre los beneficios que conlleva la utilización del sistema SICE, al personal del Consejo Superior, y de los Departamentos de Personal, Planificación y Financiero Contable, Auditoría Judicial, Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia, Administración de Tribunales, y del Programa Hacia Cero Papel. Esta labor se ha continuado en el año 2011 para lo cual se han impartido charlas en la Defensa Pública y en el Departamento de Tecnología de la Información.

 

El Comité Gerencial de Informática, en sesión Nº 4-10 celebrada el 11 de octubre del 2010, dispuso acoger la propuesta del Programa Hacia Cero Papel y extender el Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica del Poder Judicial (SICE) para que sea utilizado en forma general en el Poder Judicial, de acuerdo al cronograma de implantación que realizará el Departamento de Tecnología de la Información.

 

 

  1. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.

 

Se recomienda aplicar esta buena práctica por los beneficios obtenidos:

 

  1. Para promover la reducción del uso del papel.

 

  1. Mejorar los controles operativos de la documentación electrónica que ingresa en los despachos.

 

  1. Consulta en línea que brinda información al Público en General, las 24 horas todos los días.

 

  1. Dar seguimiento a los asuntos administrativos pendientes del despacho.

 

  1. Mejor aprovechamiento del espacio físico por cuanto no se necesita mobiliario para archivar la documentación.

 

  1. Búsqueda centralizada de la Información que permite ubicar con facilidad los datos que interesan, sin necesidad de desplazamiento físico ni intermediarios.

 

 

  1. Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.

 

 

  • Disminución en la cantidad de papel utilizado

 

  • Cantidad de oficinas que utilizan el SICE.

 

 

  1. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).

 

La Secretaría General de la Corte es parte del ámbito Administrativo.

 

 

  1. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva, siempre y cuando se esté aplicando.

 

Se inició en Enero del 2010.

 

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