Concurso Buenas Prácticas – 2009

 

 

  1. Nombre y lugar de la oficina:

 

Administración Regional de la Ciudad Judicial, San Joaquín de Flores, Heredia.

 

  1. Nombre de la buena práctica:

 

Programa para tramitar reportes por mantenimiento.

 

Haciendo uso de un programa instaurado por el Departamento de Informática, la Administración de la Ciudad Judicial generó un programa para recibir y canalizar todos los reportes del área de mantenimiento de edificios.

 

Este programa se instaló a cada una de las Secretarias o encargados de Sección y por medio de él cada despacho envía los reportes que por mantenimiento tienen necesidad. El programa automáticamente les indica un número de reporte que usarán ellos como referencia para cualquier consulta o seguimiento, así como la fecha y hora de emisión. En el reporte ellos indican el área donde se requiere los servicios (electricidad, fontanería, telefonía, redes, maderas, mobiliario, cerrajería, etc). Existe un administrador del programa ubicado en el Area de Mantenimiento donde se recibe en forma inmediata el reporte y ahí el administrador del sistema asigna el reporte a uno de los operarios. Así mismo se entrega un reporte impreso que el operario sellará y firmará en cada uno de los despachos una vez concluido el trabajo. Luego el administrador hace el cierre en el programa donde en forma automática se consigna la fecha y hora del cierre.

 

El programa entrega informes mensuales de trabajo, informes por Despacho, informes por operarios y permite generar otros reportes a necesidad del usuario.

 

El reporte de trabajo queda grabado en el programa y se tiene además el respaldo físico con el sello y firma del despacho que recibió el servicio.

 

  1. Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica:

 

Francisco Monge Fonseca, encargado del Área de Mantenimiento y Administrador del Programa.

 

Olman Arroyo García, Wilbert Oviedo Alfaro, Marvin Fonseca Acuña Obreros Especializados de la Ciudad Judicial.

 

Todas las Secciones y Despachos de la Ciudad Judicial San Joaquín.

 

  1. Por qué es una buena práctica?

 

Es una buena práctica porque se centralizó la canalización de reportes por mantenimiento, permite un control sobre los trabajos solicitados a la Unidad de Mantenimiento y a su vez respalda los inventarios de bodega y el control de gastos.

 

Este programa ha permitido hacer estudios para la formulación presupuestaria de la Administración, así como establecer los tiempos efectivos de trabajo y llevar el control de gastos por Despacho.

 

Al instalarse el programa en las Áreas Administrativas, cada jefe o jefa de despacho puede tener un control sobre los trabajos y los gastos que estos generen, así mismo se minimizó el índice de reportes por trabajos que no eran una necesidad propia del despacho – todos aquellos de interés individual – maximizando así el recurso humano y material utilizado en la atención de situaciones propias del mantenimiento de edificios.

 

También ha permitido tener un mejor control de los recursos, esto en congruencia con la Ley de Control Interno.

 

Normalmente la prioridad es el Cliente externo y se deja de lado la atención al Cliente interno. En la medida que el Cliente Interno reciba un buen servicio, en esa misma medida se presentaría una mejoría en el servicio con el lógico beneficio a mejorar la imagen institucional y cumplir con la Misión propia de la Institución.

 

El costo de implementar este programa es mínimo, toda vez que ya existe la plataforma tecnológica para llevarla a cabo.

 

  1. Factores externos que pueden afectar la buena práctica:

 

Un problema que afectaría parcialmente este servicio sería que la red deje de funcionar, pero existe la alternativa que se tramitan los reportes vía telefónica, lo que solventaría el problema momentáneamente. De hecho algunas emergencias se realizan vía telefónica y luego se tramita el reporte una vez valorado el daño.

 

  1. Factores de éxito que inciden en la buena práctica:

 

La maximización de recursos y sobre todo el control sobre los inventarios de material y sobre los gastos generados con los trabajos en todas las áreas de mantenimiento es la mayor virtud que brinda esta Buena Costumbre.

 

Se ha trabajado y pensado siempre en el cliente externo pero pocas veces en el cliente interno. Al dar una introspección se palpa una mejoría en el servicio con el lógico beneficio a mejorar la imagen institucional y cumplir con la misión propia de la Institución.

 

  1. Impacto observado en la solución del problema:

 

Se ha podido generar una cultura de orden y control en todos los funcionarios judiciales a través de este programa. También se ha tenido un control sobre inventarios y recursos, además se ha ido depurando la formulación presupuestaria en estas áreas de trabajo, promoviendo la planificación y organización de las labores por ejecutar.

 

  1. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirlas:

 

En coordinación con el Departamento de Informática y los Informáticos Regionales instalar el programa en cada despacho judicial y que las Administraciones Regionales y el Departamento de Servicios Generales sean los administradores del programa para una mejor canalización de los servicios.

 

 

  1. Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen:

 

En todas las Administraciones Regionales, así como en el Departamento de Servicios Generales ayudaría a canalizar de la mejor manera todo lo relacionado a los trabajos por ejecutar, por lo que en coordinación con el Dpto de Informática se puede generar una red interconectada que permita dar un buen servicio al usuario sobre todo al cliente interno. Las oficinas y juzgados se verían beneficiados en que sean atendidas sus necesidades de forma eficaz y eficiente para así cumplir con los objetivos tanto de su área de trabajo como con los objetivos institucionales en un menor tiempo.

 

Así mismo, el Departamento de Planificación y el Departamento de Personal tendrían herramientas importantes a la mano para poder dar un diagnóstico del estado de las dependencias que se encargan de brindar atención al usuario o Cliente interno, para mejorar los informes y estadísticas que se generan a partir de su función.

 

  1. Mecanismos o instrumentos de medición del éxito de la práctica propuesta:

 

El hecho de disminuir los pasivos (órdenes sin ejecutar) y disminuir los tiempos de solución de los problemas reportados es el mejor indicativo de éxito.

 

Cada operario realiza un cierre de reportes en forma diaria de sus trabajos ejecutados o bien de las dificultades para efectuarlos, facilitando la supervisión y control en todos los aspectos.

 

El programa emite informes según la necesidad del administrador o bien del usuario.

 

 

  1. Ámbito al que pertenece:

 

Administrativo

 

 

  1. Fecha desde la cual se ejecuta la buen práctica:

 

Se empezó a implementar como plan piloto desde febrero del 2008 y se logro instaurar en todos los despachos judiciales de la Ciudad Judicial desde el 08 de enero del 2009.

 

 

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