Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2015, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.
- Nombre de la buena práctica. Protocolo de Remates de Excepción (casos especiales o de emergencia)
- Nombre, número de teléfono, lugar de la oficina y ubicación geográfica. Nombre: Juzgado de Cobro y Civil de Menor Cuantía de Alajuela, Números de Teléfonos: 24370540, 24370541, Lugar: Primer Circuito de Alajuela, Ubicación Geográfica: Provincia de Alajuela, Cantón central , Edificio de los Tribunales de Justicia, primer piso.
- Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta. Diseñador: Licenciado Luis Guillermo Ruiz Bravo ( Juez) Ejecutante: Jaime Barboza Mora ( Técnico encargado de Remates- Rematador 1) ) y todos los participantes del Protocolo el cual se adjuntará, como son los compañeros Karol Vargas Aguero ( Rematador 2), Tatiana Chavez Sánchez (rematador 3) , ( auxiliares de hipotecarios) Ivannia Abarca Carvajal (Coordinadora Judicial) , Lic. Juan Carlos Castro Villalobos ( Juez Coordinador encargado de Remates en modelo actual) y Paula Aguilar Barquero ( Cajera).
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar. La atención oportuna de los Remates Civiles y de Cobro para Remates de Excepción (casos especiales o de emergencia). Y lo que se busca es proteger al Despacho, Jueces y Auxiliares, mediante la prevención de situaciones imprevistas, que puedan ser capaces de complicar la realización y correcta actuación en un remate. Anticipar acontecimientos de riesgo, mediante un mecanismo de actuación pre-establecido, cuando de alguna forma se detecte que un remate pueda requerir una atención especial por parte del despacho. Identificar señales de alerta, previas a un remate, que permitan activar con eficacia las medidas especiales que el caso requiera.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta. Establecidas las señales de alerta, podríamos habernos anticipado a la circunstancia de que en un remate al salir a la puerta principal para el respectivo pregón, encontremos un escenario con:- Gran cantidad de oferentes. - Postores con un gran monto de deposito de participación. - Muchos interesados (público); cámaras y periodistas. Es de nuestro conocimiento que el remate hay que celebrarlo IN SITU conforme al artículo 24 de la LC. Ausencia del rematador. Para cualquiera de estos casos, el protocolo de excepción que se ejecutará es el siguiente:- Se establecen 4 equipos de trabajo, de reacción en cadena. El primero lo conforma el rematador titular. El segundo lo conforma el rematador titular en asocio del rematador 2. El tercero se conforma con la integración del rematador 3. El cuarto equipo se conforma al integrar a al Coordinadora Judicial; quien decidirá a partir de su participación la necesidad de que se integre a la cadena El Juez coordinador. Para todos los casos, se debe llevar listo: - El calculo con la proyección del monto al que asciende la totalidad de las pretensiones del actor, incluidas las costas; para el caso que el deudor se apersone a la subasta con la intención de suspender el remate depositando el adecuado, conforme lo posibilita el artículo 22 de la Ley de Cobro. - El monto al que asciende el capital mas el 50 por ciento, limite sobre el que se le permite al acreedor preferente pujar en el remate sin previo deposito; sin olvidar que hay que darle 3 días para depositar las diferencias como lo establece el artc 23 pfo 3° de la LC. PASO A PASO: El rematador titular cuando aprecie que son muchos los oferentes o mucho el dinero de los depósitos de participación que contar, iniciara el protocolo asociando al rematador 2, para que le colabore. Para el caso anterior, o cualquier otro que implique un atraso del primer grupo de trabajo; el rematador 3, debe asumir el remate que sigue en la agenda, mientras el rematador titular y rematador 2 estén ocupados. El rematador, 3 en caso de requerir asistencia, se asociara con la coordinadora judicial; para todo efecto, en el entendido que es esta funcionario(a) valorará la necesidad de integrar a la cadena al Juez encargado de remates (coordinador en modelo actual). En este mismo orden se activaran los equipos de trabajo, en caso de REMATE IN SITU (B) o AUSENCIA de rematadores (C)
- Impacto observado en la solución del problema. Se ha logrado proteger al Despacho, Jueces y Auxiliares, mediante la prevención de situaciones imprevistas, que pueden eventualmente complicar la realización y correcta actuación en un remate. Se ha logrado una mayor transparencia en la ejecución de los mismos, al ser grabados por medio de sistema de audio e incorporarlo en el expediente electrónico al cual tienen acceso todas las partes interesadas. Asimismo, con el uso de las señales de alerta, previas a un remate, se permite activar con eficacia las medidas especiales que el caso requiera, siempre en beneficio principal del usuario, y con un apoyo preestablecido de todo el grupo de trabajo del despacho. Con el uso de la Pizarra Blanca se le ha logrado brindar una información más clara y fidedigna al usuario interesado en los Remates. Asimismo, se ha logrado ejercer un mayor control en relación con los dineros y postores, lográndose individualizar responsabilidades en cada funcionario involucrado en el proceso de Remates. Se ha mejorado la coordinación por parte de los diferentes rematadores según las circunstancias que se vislumbran día con día en los remates a realizar, dándose incluso un control cruzado de apoyo entre ellos.
- Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla. Hacer un listado de variables que pueden sugerir, que en determinado caso puede darse una situación especial que llamaremos: Señales de Alerta, en el entendido que no es una lista cerrada, sino abierta y su eficiencia se alcanza justamente con el aporte de elementos a considerar, que todos los que estan involucrados en la actividad puedan incorporar. Por lo que se deben considerar y alertar en el despacho, por ejemplo - Cuando en razón del tramite de un asunto, en el despacho se reciban muchas y constantes llamadas de partes o interesados en un remate, que podrían calificarse de "mucho interes" o fuera de lo normal. (En estos casos, la coordinadora judicial, o técnicos que atienden teléfono, son los llamados a "dar la campanada" de alerta y poner en aviso al rematador, cuando la causa llegue a remate) -Cuando con ocasión del tramite de un asunto, es constante o reiterada la intención de paralizar la subasta, ya sea con recursos o incidentes. (o algunas gestiones evidentemente improcedentes). Ello es una señal de que exista por alguna parte un marcado interés en "atrasar" " evitar" o "enredar" un caso. (en este caso, es deber del técnico o juez encargado, que perciba estas circunstancias, de dar aviso al rematador para que, en la eventualidad que el asunto llegue a subasta, este preparado)- Cuando se trate de un bien con algún grado de "fama" como por ejemplo un estadio de fútbol de algún equipo reconocido; o están involucrados figuras públicas, que podrían atraer postores y medios de comunicación. (quien detecte esta posibilidad esta en el deber de informarlo al rematador.- Cuando se trate de un bien céntrico o conocido; que pueda ser muy atractivo para postores por su ubicación. (quien detecte esta posibilidad esta en el deber de informarlo. - En cualquier circunstancia que sobre el caso, haya existido interés de la prensa o la televisión; ya sea por el bien en si o por las personas involucradas. Me refiero a aspectos históricos, científicos, deportivos o político-sociales. etc. (quien se entere de esta circunstancia esta en el deber de informarlo) - Cuando un caso llame la atención, en razón de que su base es muy baja y sus dimensiones son grandes o el bien es relativamente nuevo. (en este caso, es deber del técnico o Juez encargado, que perciba estas circunstancias, de dar aviso al rematador para que, en la eventualidad que el asunto llegue a subasta, este preparado)- Cuando la eventual base para participar, por el valor de los bienes a rematar sean sumas muy altas. (en este caso, es deber del técnico o Juez encargado, que perciba estas circunstancias, de dar aviso al rematador para que, en la eventualidad que el asunto llegue a subasta, este preparado)- Cuando se trate de bienes concursales. En estos casos es previsible la concurrencia de socios o herederos a la subasta. Que en el área de manifestación se disponga un espacio para contar dinero con comodidad desde dentro del mostrador.- Una vez exista adjudicatario, cuando haya que contar dinero en efectivo, debe participarse a la cajera y al juez encargado de los remates, dejando las constancias respectivas. Que los demás documentos que no sean dinero en efectivo, sean escaneados por el rematador e incorporados al expediente electrónico; con la utilización de la caja fuerte y el servicio del remesero bancario como corresponde. -Tener una plantilla con la formula de legitimación de capitales, para que la llenen y firmen los oferentes en una computadora en el área de mampara.- Siendo un despacho electrónico; la facilidad de una computadora en el área de mampara, permite la aplicación de grabar el audio de los remates, para todo efecto de seguridad y transparencia. La coordinadora judicial a instancia del rematador, debe coordinar con el área de seguridad del edificio, para que ellos estén prevenidos de que se esta llevando a cabo un remate que podría complicarse y en ese tanto requerirse su presencia. Utilizar por parte del rematador, la pizarra blanca del despacho con una cuadrícula permanente, que informe sobre los remates de la semana, para lo cual utilizará una nomenclatura de letras y colores sencilla de entender para que todos en la oficina puedan estar enterados de si hay o no remate, si esta suspendido, o si es un asunto a tomar en cuenta para que todos estén prevenidos. etc. (para el mismo efecto de publicidad, esta pizarra puede agregar un adicional de las audiencias del día y el Juez encargado)
- Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen. Por los buenos resultados, que se han obtenido en la oficina, logrando hacer buen uso de los recursos institucionales en beneficio tanto del usuario como de los mismos funcionarios, dándole transparencia y mejor acceso a las partes por medio del sistema de gestión línea.
- Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta. Mediante el control de la Agenda Electrónica, y de los libros que llevan al efecto la Cajera , la constancia u Acta de Remate en cada expediente, y las grabaciones de audio de cada remate realizado.-
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia. Jurisdiccional en Derecho Público y Privado.
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva. 23 de enero del 2015
Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
Fecha límite de inscripción: del 6 de abril al 30 de junio de 2015
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1
1 “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006.