Poder Judicial

 

Formulario de Inscripción

 

Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”

 

Las oficinas interesadas en participar en el concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, pueden presentar todas las buenas prácticas que consideren oportunas, indicando con cuales de ellas concursan.

 

Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:

 

1. Nombre de la oficina y lugar.

 

Administración Regional II Circuito Judicial de la Zona Atlántica.

 

 

1. Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica.

 

Randy Solís Arguedas.

Luis A. Solís Jiménez.

Lic. Gilbert Alfaro Zúñiga.

Asistente Judicial de la Fiscalía, Juzgado Penal, Tribunal Penal de Pococí.

 

1. Nombre de la buena práctica.

 

Protocolo para seguimiento de expedientes con motocicletas y vehículos decomisados.

 

1. Descripción detallada de la buena práctica.

 

Antecedentes:

 

La Administración del II Circuito Judicial de la Zona Atlántica inició desde el mes de junio del año 2003, un proceso tendiente a descongestionar el patio del OIJ de Pococí, de vehículos y motocicletas decomisados en causas penales tramitadas en la Fiscalía Adjunta de Pococí, Juzgado Penal de Pococí y Tribunal Penal del II Circuito Judicial de la Zona Atlántica. Dicha labor inició con el levantamiento de un inventario; con base en los registros de la Delegación Regional se identificó cada bien decomisado con su respectivo número de expediente, posteriormente se visitó cada despacho e informó sobre los bienes que tenía a su orden, haciéndoles la petición de que resolvieran a la mayor brevedad lo que correspondiera.

 

 

En el mes de abril del año 2006 se actualizó el registro hecho en el 2003, y se determina en ese entonces la existencia en el patio del OIJ de Pococí de 25 vehículos y 40 motocicletas; en los casos en los cuales ha sido posible establecer el número de expediente, se conversó con el Fiscal (a), Juez (a), a cargo, solicitando la colaboración para resolver de forma su situación legal.

 

No obstante, pese a todos los esfuerzos realizados, en la actualidad quedan aún pendientes de resolver 14 motocicletas plenamente identificadas, mientras que otras 11 no aparecen registradas bajo número de caso alguno, así como 03 vehículos. A esto debemos sumarle 09 motocicletas aparcadas en el garaje de la Fiscalía de Pococí, cuyo destino aún no ha sido resuelto.

 

Problema:

 

Existen una serie de mecanismos claramente definidos y comunicados a los despachos

 

judiciales para el tratamiento de bienes decomisados, sin embargo fallamos en el seguimiento.

 

Propuesta:

 

Por lo anterior, esta Administración propone como plan piloto crear un protocolo compuesto de dos fases, con los siguientes pasos:

 

1. Identificar expedientes con vehículos y motocicletas decomisados.

 

Para los existentes:

 

1. Ubicar en los despachos expedientes pendientes de resolver con una motocicleta o vehículo decomisado.

 

1. Colocar en la parte superior como inferior una etiqueta color naranja (que abarque todo el ancho de la carátula).
2. En la etiqueta superior indicar el bien decomisado (Ej: Vehículo placas 123456).

 

1. Informar y solicitar colaboración tanto al personal auxiliar como profesional, a cargo del expediente, que permita dar un impulso procesal.

 

Para los ingresos nuevos:

 

1. Una vez que el Asistente Judicial incluye el expediente en el sistema debe realizar los pasos b, c y d.

 

El Asistente Judicial del despacho deberá crear un control (hoja electrónica, tabla, libro u otro) que le permite determinar los expedientes pendientes de resolver y que han sido etiquetados. Periódicamente (semanal) el encargado del expediente o Asistente deberá velar por darle la celeridad que el asunto requiere, en cuanto a la evidencia, debiendo aplicar la circular 60-08 del Consejo Superior (Recomendaciones para la entrega de vehículos decomisados a fin de descongestionar el Depósito de Vehículos del Poder Judicial).

 

2. Modificar el sistema para control de expedientes.

 

Solicitar al Departamento de Tecnología de la información modificar el sistema (GJP o

Gestión), con las siguientes opciones:

 

1. Una vez que el Asistente Judicial incluya un expediente que tenga una motocicleta o vehículo decomisado, además de agregar los datos del bien, active una casilla especial para este tipo de casos.

 

1. Que al iniciar cada mes el sistema genere un reporte con el detalle de los expedientes que se encuentran pendientes de resolver.

 

1. Cuando el asistente se disponga a cancelar el expediente en el sistema, este le solicitará los datos más importantes de la resolución que dispone del bien (comiso o entrega definitiva), e impone una restricción para dar por finalizados aquellos casos que no han sido resueltos en su totalidad.

 

1. Una vez ingresada la causa el Asistente Judicial procederá a colocar una etiqueta color naranja (que abarque todo el ancho de la carátula), tanto en la parte superior como inferior, así como, en la etiqueta superior deberá colocar información básica del bien decomisado (ej: Vehículo placas CL-123456 decomisado)

 

1. Impacto observado en la solución del problema.

 

El principal problema que existe es la falta de seguimiento, con el etiquetado de los expedientes y modificaciones en los sistemas de información los(as), fiscales (as), jueces (as), tendrán tanto mecanismos visuales como informáticos que les permitan dar un seguimiento a los expedientes con vehículos y motocicletas decomisados.

 

A su vez, no se podrá archivar o trasladar un expediente a otro despacho sin antes resolver en definitiva sobre el bien decomisado.

 

 

1. Mecanismo de medición del éxito de la práctica propuesta.

 

Existen dos variables que nos pueden indicar si la práctica utilizada funciona:

 

Tiempo            : cantidad de días utilizados para resolver expedientes.

Cantidad        : vehículos y motocicletas decomisados.

 

 

 

1. Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).

 

Administrativo – Jurisdiccional.

 

 

1. Fecha desde la cual se ejecuta la práctica, sin perjuicio que sea nueva, siempre y cuando se esté aplicando.

 

El proceso inició en el mes de abril del año 2006, nos ha permitido descongestionar la mayoría de vehículos y motocicletas ubicados en el patio del Organismo de Investigación Judicial de Pococí. Con la finalidad de reforzar el seguimiento, el etiquetado y solicitud de modificación de sistemas darán inicio el 14 de julio de 2008.

 

Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas” (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-43-83.

 

La fecha límite es el 15 de julio de  2008

 

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