Poder Judicial
Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, 2011
Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
1. Nombre de la buena práctica
“Reducción del Consumo de Papel”
2. Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica.
Consejo de Administración de Tribunales de Grecia.
3. Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.
Patricia Cedeño Leitón, Luigi Barrantes Carranza, Marco Mora Dittel, Martín Pérez Rodríguez, Jorge Gómez Zamora, Roxana Alvarez González, Nancy Alpizar Rojas, Marjorie Salazar Herrera, Mario Murillo Chaves, Jeffry Vargas Goussen, Rayinder Hernández Victor, Emi Guevara Guevara, Oscar Miguel Alvarado Saenz, Minor Arguedas Rojas.
4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.
Aprovechar al máximo los recursos tecnológicos disponibles, así como reducir el consumo de papel.
5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta
1. La Oficina de Recepción de Documentos de los Tribunales de Grecia, implementó la acción de emitir de forma electrónica los informes a los despachos judiciales, como comprobante de entrega de documentos. Dicha medida se implementó a partir de octubre de 2010. Además, esta acción permitió ahorrar mensualmente el consumo de aproximadamente 300 hojas.
2.La Oficina de Comunicaciones Judiciales de Grecia, estableció como práctica que los despachos judiciales de estos Tribunales, remitieran a esta Oficina, las citas vía conocimiento y no con la copia de cada una de ellas. Dicha práctica se implementó a partir de enero de 2011. Cabe indicar, que con esta acción la Oficina de Comunicaciones de Grecia, permite ahorrar mensualmente la cantidad de 250 hojas.
3. Los Juzgados Contravencional de Menor Cuantía de Grecia, Civil y Laboral de Mayor Cuantía, de Tránsito, Familia, Violencia Doméstica y Penal Juvenil, Juzgado Penal, Oficina de Trabajo Social y Fiscalía de Grecia, implementaron la práctica de no imprimir ni de fotocopiar antes de no estar seguros del verdadero requerimiento de las piezas de los expedientes, así como de no imprimir oficios tales como (embargos, planillas, bancos, retenciones, ejecutorias, mandamientos, edictos, comisiones, etc.) para dejar copias en los expedientes de todas las materias que tramitan estos despachos. En su lugar se deja respaldo únicamente de la confección de estos documentos en el sistema de Gestión. Igual práctica se emplea con las actas de notificación, ya que estas no se imprimen, se respaldan electrónicamente mediante el sistema de Gestión. Esta práctica se implementó desde agosto 2010.
4. La Fiscalía de Grecia implementó como práctica el aprovechamiento del escáner donde se editan paralelos digitales, trasladando estos a los juicios en dispositivos informáticos como por ejemplo llave maya, sin necesidad de tener que fotocopiar el expediente. Dicha acción se echo a andar en el mes de agosto 2010.
5. También la Fiscalía implementó como buena práctica, que ante la gran cantidad de denuncias interpuestas en el OIJ de Grecia, muchas de ellas carecen de factores de resolución por lo cual se dicta un Informe Sin Imputado (SI), este informe se pasa a la Fiscalía por escrito con copia y a su vez la Fiscalía dicta una resolución de Archivo Fiscal, donde se le informa a la víctima que así lo ha solicitado el archivo de la causa en virtud de carecer de prueba o la imposibilidad de individualizar al sospechoso.
En virtud de lo anterior se ideó la siguiente estrategia: Los investigadores realizan dirección funcional Oral con el Fiscal, si se determina que no es posible individualizar al imputado en virtud de la carencia de pruebas, se realiza una sesión donde se recibe el informe del OIJ Oral, y ahí mismo se realiza acta y el Archivo Fiscal, sin necesidad de hacer un gasto de papel en la impresión de informes que carecen de relevancia al igual que el Archivo se realiza una constancia de comunicación sin gastar papel.
Dicha práctica se implementó a partir de enero de 2011.Es importante indicar que en lo que va del año, bajo esta acción se ha ahorrado aproximadamente la cantidad de 6040 hojas.
6. La Administración de los Tribunales de Justicia de Grecia implementó a partir de mayo 2010, la decisión de asumir la custodia de la totalidad de papel (F-74) que se consume en los diferentes despachos, designando en una sola persona de la Administración la responsabilidad del control de entrega de la (s) resmas de papel, para lo cual se estableció como procedimiento el uso de un libro de actas, donde se registran datos que permiten medir el comportamiento real de consumo, tales como fecha de entrega, nombre del despacho u oficina, cantidad suministrada, nombre de quien recibe. Esto ha permitido una verdadera racionalización del consumo de papel, ya que se gasta lo realmente requerido, se evita el deterioro del mismo, etc.
La efectividad de esta acción complementada con las anteriores, queda demostrada con el despacho de suministros que realiza cada cuatrismestre el Departamento de Proveeduría Judicial, ya que para este último cuatrimestre dicho despacho pasó de 221 resmas a 80 resmas.
Además, con el objetivo de motivar al personal de cada despacho, se realiza de forma trimestral concurso para determinar la Oficina que durante ese periodo consumió la menor cantidad de papel. Para lo cual el premio o incentivo consiste en tomar fotografía a todos (as) sus integrantes y publicarla en pantalla informativa ubicada en la entrada principal de estos Tribunales.
6. Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta.
Se establecen dentro de las acciones citadas.
7. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo).
Consejo de Administración de Tribunales de Grecia.
8. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.
Se indica en cada una de las acciones mencionadas.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional. Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas”(Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
La fecha límite de inscripción es el 1° de julio de 2011.
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1
- “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006