“BUENAS PRÁCTICAS EN LAS OFICINAS DEL PODER JUDICIAL”.

Artículo 1. Propósito del Concurso.

El concurso tiene como finalidad promover la aplicación de los distintos métodos de trabajo que propicien un mejoramiento en el servicio público, contando necesariamente con la participación activa de los servidores y servidoras judiciales, en procura de un servicio de calidad para las personas usuarias. Conlleva un reconocimiento al personal de las oficinas judiciales, que en la ejecución de sus actividades utilicen o diseñen las mejores buenas prácticas, logrando eficiencia en su gestión.

Todas las buenas prácticas inscritas en este concurso y validadas por el equipo de trabajo, serán incorporadas al Banco de Buenas Prácticas del Poder Judicial, de manera que se encuentren disponibles para la consulta de otras oficinas y despachos judiciales, a fin de que puedan replicarlas y ello redunde en una óptima utilización de los recursos institucionales.


Artículo 2. De los Participantes.

Podrán participar en este concurso todas aquellas oficinas y despachos que conforman el Poder Judicial, independientemente del ámbito a que pertenezcan o la materia que atienda.


Artículo 3. De la Organización y distribución de las Oficinas por Ámbito.

El concurso premiará las mejores prácticas utilizadas para la ejecución de las labores propias de las oficinas y despachos, abarcando todas las materias y actividades desarrolladas para el cumplimiento de los objetivos institucionales, para lo cual los despachos podrán participar de acuerdo a los siguientes ámbitos o áreas:

1. Ámbito Jurisdiccional
a. Salas
b. Tribunales
c. Juzgados


2. Ámbito Auxiliar de Justicia
a. Organismo de Investigación Judicial
b. Defensa Pública
c. Ministerio Público.

3. Ámbito Administrativo


Artículo 4. De la Convocatoria al Concurso.
La convocatoria al concurso se realizará a nivel nacional, utilizando para ello los medios de comunicación disponibles, tales como intranet, correo electrónico, boletines para pizarra informativa, afiches entre otros. En esta convocatoria se fijará una fecha que será límite para presentar las prácticas propuestas. También se dará a conocer el lugar físico o electrónico donde se recibirán las prácticas propuestas y se comunicará que todas éstas serán ubicadas en un sitio en la Intranet Judicial, donde podrán ser objeto de análisis y evaluación tanto por los/as usuarios/as internos/as, externos/as, comisiones de usuarios/as, Colegio de Abogados de Costa Rica, entre otros.


Artículo 5. Del Contenido de las Prácticas Propuestas.
Las oficinas o despachos judiciales podrán presentar las mejores buenas prácticas que estén realizando; pero que no formen parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para ese despacho u oficina.

La aplicación de estas prácticas no debe representar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.

En caso de ser una edición especial del concurso, se dará énfasis a que puedan ser parte de políticas, directrices y programas institucionales.


Artículo 6. De los requisitos para el concurso:
Todas las oficinas y despachos judiciales que deseen participar en el concurso, dentro del plazo establecido y oportunamente comunicado deberán completar el formulario de inscripción con la siguiente información:

a. Nombre de la buena práctica.
b. Nombre de la oficina y ubicación geográfica.
c. Nombre de los servidores/as que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.
d. Proceso que se quiere mejorar y/o problema que se pretende solucionar.
e. Explicación detallada de la buena práctica propuesta.
f. Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta.
g. Ámbito al que pertenece, conforme el artículo 3 de este reglamento.
h. Fecha desde la cual se ejecuta la práctica, sin perjuicio que sea nueva.


Artículo 7. De los temas
Las prácticas propuestas deben abarcar alguno de los siguientes temas de interés institucional:
1. Procedimientos en oralidad
2. Mayor aprovechamiento de la tecnología disponible
3. Mejoras en la Gestión del Despacho.

Artículo 8. Equipo que validará las Buenas Prácticas propuestas.
El proceso de validación será responsabilidad de la Oficina de Control Interno, quién una vez recibidas las buenas prácticas propuestas, verificará entre otros aspectos: el cumplimiento de los requisitos establecidos en este reglamento, comprobará su aplicación, validarlas y definir cuáles de éstas califican a la siguiente etapa. También deberá preparar un informe explicando su valoración y criterios de las buenas prácticas aceptadas, que deberá remitir al jurado calificador.

Dentro de este proceso de validación, se podrán realizar visitas a las oficinas proponentes para la respectiva verificación. Todas las oficinas participantes deberán colaborar con las solicitudes del equipo de trabajo. En caso de no hacerlo, la oficina proponente quedará fuera del concurso.


Artículo 9. De la conformación del Jurado Calificador.
El jurado estará conformado incluyendo la participación de mujeres y hombres en concordancia con la Política de Igualdad del Poder Judicial, el cual será propuesto por el Comité de Buenas Prácticas, atendiendo las diferentes ternas que remitirán oportunamente los órganos o entidades consultadas y designado por el Consejo Superior. Sus integrantes serán personas de reconocida experiencia y conocimiento sobre el quehacer judicial. (En el caso que sea un(a) empleado(a) judicial deberá tener al menos 5 años de experiencia en sus funciones.


Estará formado por cinco integrantes, a saber:

1. Un/a representante del Colegio de Abogados de Costa Rica, designado(a) por su Junta Directiva
2. El Decano o Decana de una Facultad de Derecho de una Universidad de reconocida trayectoria
3. Un/a representante de las organizaciones gremiales del Poder Judicial.
4. Un/a servidor/a judicial representante del personal de apoyo.
5. Un/a representante de la Defensoría de los Habitantes o de la Comisión de Usuarios.



Artículo 10. De las funciones y atribuciones del Jurado.
El Jurado recibirá de la Oficina de Control Interno, las prácticas validadas, para su calificación final y declaratoria de las buenas prácticas ganadores según las reglas definidas en los artículos 5, 6 y 7 del presente reglamento.

El jurado, podrá valorar desplazarse a cualquier despacho u oficina judicial, en caso de que estimen necesario observar la implementación de la buena práctica.

Dentro de los aspectos que el jurado calificará para la escogencia de las prácticas ganadoras están:

a. Eficiencia (Ej.: disminución de pasos innecesarios, mejora
aprovechamiento de recursos.)
b. Creatividad e innovación.
c. Satisfacción de la persona usuaria.
d. Alcance Social.
e. Costo Beneficio.
f. Compromiso del equipo de trabajo en la buena práctica.

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Artículo 11. Taller sobre las Prácticas seleccionadas para la Etapa Final.
Una vez escogidas las prácticas propuestas por ámbito para la etapa final, se llevará a cabo uno o varios talleres sobre éstas, a fin de que el personal de las oficinas proponentes exponga y detalle su ejecución ante el Jurado, el cual será el responsable de escoger las mejores buenas prácticas. En ese momento el Jurado podrá cuestionar a los expositores sobre cualquier aspecto relacionado con la ejecución de la práctica propuesta, lo cual será considerado para la calificación final.

Artículo 12. Del Comité de Buenas Prácticas Judiciales.
El Comité estará integrado por tres Magistrados y dos Integrantes del Consejo Superior, será la máxima autoridad para regular este concurso, siendo a su vez el encargado de resolver cualquier inconveniente o apelación que se presente en el desarrollo del concurso.


Artículo 13. De los plazos.
Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina que los incumpla.


Artículo 14. De la Premiación.
Se premian los primeros y segundos lugares de cada uno de los ámbitos establecidos en el artículo 3 de este reglamento. Los premios consistirán en un certificado o diploma, donde se hace el reconocimiento por el lugar ocupado en el concurso y le otorga una categoría de Oficina modelo en la utilización de la práctica que propuso.

Además, los primeros y segundos lugares de cada ámbito ganarán un premio para su oficina, que les permita solventar alguna necesidad de equipamiento o estructura, por un monto previamente establecido y oportunamente comunicado al inicio de cada concurso. Las prácticas ganadoras serán consideradas como referencia para eventuales actividades similares fuera del país. Se informar interna y externamente a través de los medios de comunicación idóneos sobre los ganadores y sus prácticas. Las prácticas ganadoras podrán ser expuestas en diferentes actividades de la institución. En cada edición del presente concurso se asignarán otros reconocimientos adicionales tales como menciones honoríficas y reconocimientos. Asimismo, serán recomendadas al Consejo Superior para que se implementen en todo el país.


Artículo 15. Gestión de las Buenas Prácticas posterior al concurso.
Las prácticas que se inscriban y cumplan con los requisitos establecidos en las reglas generales del concurso ya sean ganadoras o no, se incluirán dentro del Banco de Buenas Prácticas institucional con el fin de ser replicadas, para ello serán sometidas a un proceso de análisis, evaluación y mejora, a cargo del equipo de trabajo de Control Interno, el Departamento de Planificación, las Comisiones que correspondan o la oficina que le sea asignada esta labor. Por lo anterior, la oficina o persona que realiza la inscripción de su Buena Práctica cederá los derechos, el uso, modificación o adaptación de la misma al Poder Judicial de Costa Rica para su réplica.


Artículo 16. Otras Disposiciones.
Adicionalmente, el Comité de Buenas Prácticas emitirá las directrices que estime necesarias para el concurso.

Zarella Villanueva Monge, Presidenta de la Corte
Luis Guillermo Rivas, Magistrado de la Sala Primera
Maria Alexandra Bogantes Rodríguez, Letrada de la Sala Segunda
Milena Conejo Aguilar, Integrante del Consejo Superior
Integrantes - Comité de Buenas Practicas