Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2017, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
Las buenas prácticas propuestas no deben formar parte de las labores propias del cargo, ni que sean directrices o programas institucionales de aplicación obligatoria para el despacho u oficina que las propone.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento significativo en algún renglón del presupuesto institucional.
- Nombre de la buena práctica
Reunión focal para el estudio integral de casos y aspectos administrativos con perspectiva humanista del servicio público.
- Nombre de la oficina, lugar número de teléfono.
Defensa Pública de San José, Unidad de Penalización de Violencia contra las Mujeres, teléfonos 2211-9868/2211-9865.
- Nombre de los/as servidores/as responsables que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.
Lic. Adán Carmona Pérez. Defensor coordinador de la Unidad de Penalización de Violencia contra las Mujeres y las defensoras públicas Licda. Susana Araya Orozco y Licda. Diana de la O Ferllini.
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.
El proceso que se pretende mejorar es el abordaje de algunas causas que revisten ciertas particularidades - desde la perspectiva técnico-jurídica, práctica y administrativa con una visión humanista del servicio público- defendidas por parte de los profesionales de la Unidad de Penalización de Violencia contra las Mujeres.
Lo anterior, tiene como finalidad que cada profesional cuente con mayores insumos para dar una mejor atención y respuesta integral a la situación que condujo a la persona usuaria ante la Administración de Justicia. Además, en el caso de profesionales de recién ingreso, sirve como plataforma que facilita el acomodamiento e integración al puesto a ocupar, de tal manera que su adaptación se torna mucho más fácil, lo cual implica réditos en el servicio brindado, en razón de que estas reuniones pueden ser un medio por el cual la persona de recién ingreso logre obtener seguridad en sus funciones con mayor facilidad.
Implica entre otras cosas:
a.- Buscar soluciones técnica/jurídicas o administrativas, de acuerdo a las necesidades específicas de cada caso expuesto, siempre respetando la independencia del profesional encargado de cada proceso penal.
b.- Identificar necesidades y obstáculos en aspectos jurídicos y/o administrativos que surjan en el transcurso del intercambio de ideas en la reunión focal, con la finalidad de abordarlos y buscar soluciones de corte humanista para incorporarlas en la práctica cotidiana judicial y/o administrativa.
En suma, se busca formular soluciones de manera inmediata a algunas dudas y obstáculos que surjan o se detecten por el profesional de la Unidad de Penalización a la hora de abordar situaciones de las y los usuarios, sin que se agote en el ámbito jurídico o administrativo, pues se pretende dar soluciones integrales a sus necesidades.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta.
A partir de enero del 2017, se implementó la reunión focal semanal para estudio integral de casos y aspectos administrativos con perspectiva humanista del servicio público Dicha reunión se lleva a cabo con los integrantes de Unidad de Penalización de Violencia contra las Mujeres de San José, de forma semanal y previa coordinación de la agenda de cada defensor o defensora.
De previo a dicha reunión cada uno de los defensores o defensoras elige uno o dos expedientes complejos o con ciertas particularidades para que al momento de celebración de la misma y, bajo el entendido de que los aspectos que se traten quedan cubiertos bajo secreto profesional y respetando la independencia del profesional a cargo del caso, exponga al resto de compañeros o compañeras los aspectos más importantes del expediente judicial, cuál ha sido el abordaje técnico que se le ha dado hasta el momento y dudas en cuanto a aspectos relevantes para continuar con la tramitación de la causa.
La finalidad de esto es que los otros defensores o defensoras puedan aportar ideas mediante un proceso de retroalimentación e incluso que se genere un debate, que arroje datos importantes para construir la teoría del caso y la estrategia de defensa.
Adicionalmente, siendo que se procura que la atención que se brinde a las personas usuarias sea integral, también se tratan temas relevantes en torno a las necesidades especiales que presentan y su atención a través de entes, como por ejemplo a la Red de Atención Interinstitucional de Mujeres de la Defensa Pública y el Conapdis.
Además, cuando de estas reuniones focales se visualicen obstáculos o falencias de naturaleza administrativa, se le da un abordaje para buscar soluciones para integrarla en la práctica administrativa y judicial cotidiana, con la consigna de una mejora constante en el servicio público brindado y allanar el camino para un fácil acceso a la justicia.
- Impacto observado en la solución del problema.
La celebración de la reunión focal semanal para estudio integral de casos, ha permitido que el defensor o defensora cuente con mayores insumos para la atención de sus expedientes, lo cual se ve reflejado en muchas ocasiones en el resultado del proceso y en el nivel de satisfacción de la persona usuaria.
Asimismo, gracias a esta práctica quienes componen la Unidad se familiarizan con los expedientes de las y los otros compañeros, lo cual resulta útil en dos sentidos: por un lado, se adquiere mayor experiencia en la tramitación de las causas y, por otro, en los casos estrictamente calificados cuando se requiera por situaciones de fuerza mayor la atención de alguna de estas causas por otro defensor o defensora, se torne más fácil su abordaje en razón del conocimiento previo, siempre salvaguardando la continuidad de la defensa.
Por otra parte, se ha logrado implementar una relación de horizontalidad entre la coordinación y las y los defensores, lo cual ha propiciado un ambiente de confianza y solidaridad.
En esa línea se ha ido conformando un banco de insumos importantes, los cuales, desde la Coordinación de la Unidad de Penalización de Violencia contra las Mujeres centralizada en San José, a través del propio coordinador principalmente o, cuando se requiere, de las otras defensoras que conforman la Unidad en la Defensa Pública de San José, le son comunicados a otros profesionales que tramitan causas en esta materia radicados en las diferentes Defensas Públicas en todo el país (alrededor de 40 profesionales).
De igual manera, estas reuniones han servido para identificar entre las y los participantes fortalezas que se aprovechan para mejorar el servicio y también para detectar falencias que deban ser atendidas de manera inmediata a través de múltiples estrategias.
Asimismo, estas acciones han facilitado una plataforma importante para ayudar a las y los profesionales de reciente ingreso en la labor como defensor o defensora, en el tanto se genera un ambiente de confianza en el cual pueden disipar dudas y brindarles seguridad en el desempeño de sus labores.
Adicionalmente, las reuniones semanales han permitido detectar y tratar aspectos de corte administrativo que deben corregirse, modificarse o implementarse, lo cual del mismo modo repercute en la consecución de un servicio público de calidad.
Finalmente, se considera que dicha reunión periódica permite el acercamiento entre compañeros y compañeras fomentando el trabajo en equipo, lo cual resulta relevante en la atención de los expedientes.
Todos estos aspectos son de suma relevancia pues se ven reflejados en la atención del usuario y consecuentemente en el servicio público brindado.
- Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.
-Ampliar el contenido e implicaciones de esta buena práctica a la Dirección de la Defensa Pública.
-Detectar las oficinas de la Defensa Pública que por la naturaleza de la materia que aborda y la densidad del personal cuenta con el ambiente necesario para celebrar la reunión semanal para abordaje de casos.
-Contactar a las y los coordinadores de las oficinas detectadas, con el fin de exponerles la posibilidad de implementar dicha práctica.
-Informar a las y los defensores de cada oficina de la Defensa Pública de la implementación de esta buena práctica.
-En los casos en los que la densidad del personal es grande, realizar grupos de defensores y defensoras públicas de acuerdo a la materia correspondiente, para que permita la discusión fluida de las causas que se expongan.
-Habilitar un espacio físico dentro de la misma oficina en el que se pueda celebrar la reunión focal-semanal para estudio integral de casos, con la finalidad de abordar intereses de la persona usuaria y mejorar el servicio público.
-Coordinar lo correspondiente con el fin de que se reserve un espacio semanal en la agenda de las personas participantes, de modo que puedan dedicarse a los temas a tratar en la reunión sin mayores distracciones, siempre dentro de la jornada laboral, para evitar hacer incurrir en gastos a la administración.
- Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.
En primer lugar, la retroalimentación que se da a partir de la experiencia de las y los participantes permite construir, reconstruir o fortalecer la teoría del caso de cada defensor o defensora, lo cual se traduce en una mejor asistencia técnica a nuestras personas usuarias. Desde el ámbito administrativo, los aspectos que surgen como posibles obstáculos al servicio público se ven atendidos y solucionados de manera pronta. Asimismo, estas reuniones abren espacios para compartir criterios y fortalecer las relaciones humanas entre las personas. Ambos aspectos necesariamente se traducen en un mejor servicio público.
- Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.
Se considera que el seguimiento a los casos discutidos ha permitido visualizar, en la mayoría de los casos, que los insumos brindados han tenido importantes repercusiones en los procesos judiciales, teniendo incidencia a su vez en el servicio público y consecuentemente en la satisfacción de la persona usuaria.
No obstante, siendo que el fin último de esta buena práctica es brindar un mejor servicio público, se considera que el mecanismo de medición más objetivo podría ser la aplicación de una encuesta de opinión, debidamente validada, sobre la percepción del servicio público, a una muestra determinada de personas usuarias de oficinas que hayan implementado la reunión focal semanal para estudio integral de casos, con la finalidad de abordar intereses de la persona usuaria y mejorar el servicio público.
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).
Ámbito Auxiliar de Justicia.
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.
Desde el lunes 9 de enero del 2017.
- Anuencia y disposición de que la buena práctica pueda ser compartida con otras instancias nacionales e internacionales.
Desde las y los integrantes de la Unidad de Penalización de Violencia contra las Mujeres de Defensa Pública de San José, existe total anuencia y disposición a compartir información para la implementación de esta buena práctica a los despachos de otros circuitos judiciales del país, con el fin de conseguir el cumplimiento de uno de los fines de la Institución, cual es brindar un servicio público de excelencia.
Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
La fecha límite de inscripción del 3° de abril al 30 de junio de 2017
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".[1]
[1] “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006