Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2013, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
- Nombre de la buena práctica: Revisión de proveído a los auxiliares judiciales por parte del Juez tramitador. Ahorro de uso de papel en el despacho.
- Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica: Juzgado Civil de Menor Cuantía del Segundo Circuito Judicial de San José, ubicado en Calle Blancos de Goicoechea, San José.
- Nombre de los/as servidores/as que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta: Freddy Bolaños Rodríguez, Isabel Cristina Alfaro Obando, Rodolfo Arias Alvarado, Eladio Rojas Guzmán, Olman Valverde Chacón, Gerardo Santana Velasco Borge, Luis Guillermo Mora Cordero, Pablo Alexánder Garita Alfaro y Ernesto Suárez Chavarría.
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar: Se quiso mejorar fue reducir el tiempo del proveído de los diferentes procesos judiciales y su pase a notificar, aparte de ahorrar papelería al Poder Judicial y resolver más rápido los expedientes en beneficio de los usuarios internos y externos.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta: La buena práctica consiste en lo siguiente: Se aclara que, en este juzgado se utiliza el Sistema de Gestión y eso es lo que permite el uso de la buena práctica que se dirá. En primer lugar, cada auxiliar judicial resuelve en su propia computadora el escrito que se tiene que resolver dentro del expediente judicial respectivo, incluye esa resolución en "borrador público" e igual con todos los que tenga para resolver, pero no imprime ese borrador de resolución. Luego, coloca el grupo de expediente resueltos para que sean revisados e impresos por parte del juez tramitador en el espacio acondicionado para ello. Posteriormente, el juez tramitador va revisando cada grupo de expedientes resueltos previamente por cada auxiliar judicial dentro del sistema de gestión, lo que significa que el juez ha de ingresar a cada uno de esos expediente, va al apartado de "borrador público", revisa y corrije la resolución y una vez corregida la imprime por única vez. Finalmente, le devuelve a cada auxiliar todos los expedientes judiciales revisados y corregidos y cada uno de ellos recoge las resoluciones impresas de los expedientes judiciales suyos, se las agrega a los expedientes, folea y las devuelve en grupo para ser firmadas por el juez tramitador, quien luego hace el cambio masivo de ubicación de los expedientes y los pasa a notificar.
- Impacto observado en la solución del problema: El impacto ha sido mayor rapidez en la tramitación y resolución de los expedientes judiciales y, por supuesto, ahorro de papel para el Poder Judicial, sin olvidar que todo redunda en beneficio de los usuarios externos e internos.
- Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla: Me parece que la iniciativa más importante es incentivar a los jueces tramitadores y auxiliares judiciales a ahorrar papel al Poder Judicial y a tramitar más rápido los
distintos procesos judiciales que llegan a su conocimiento en beneficio de los usuarios internos y externos.
- Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen: La recomiendo para agilizar la resolución de escritos judiciales, ahorrar papel y porque disminuye la doble o triple revisión que hace la mayoría de jueces tramitadores del país que no la utilizan, debido a que primero cada auxiliar judicial imprime el borrador de resolución, luego el juez tramitador la revisa y la devuelve corregida, para finalmente corregirla el auxiliar judicial y de nuevo devolver el expediente resuelto al juez tramitador para que éste la vuelva a revisar, firmar y pasarla a notificar; trámite que, dependiendo de la complejidad del escrito a resolver, se hace hasta tres, cuatro o más veces. Finalmente, nos parece que esta buena práctica es un preludio o precursor de la implementación del expediente electrónico, donde el juez tramitador necesariamente tiene que revisar y corregir las resoluciones dentro del expediente virtual o escritorio virtual, pero sin que se deba imprimir la resolución judicial.
- Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta: Se observa que el mecanismo de medición es que los usuarios externos llegan menos a la oficina judicial a revisar sus expedientes, debido a que se tramita más rápido el proveído y notificación de expedientes y otro es que se gasta menos papel a la hora de imprimir las resoluciones judiciales.
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho
público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia): Ámbito jurisdiccional, derecho privado.
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva: Esta buena práctica se utiliza aproximadamente desde enero de 2013, aunque el año pasado se usaba otra distinta que era que cada auxiliar judicial enviaba vía correo electrónico al juez tramitador los borradores de resoluciones judiciales, el juez tramitador las revisaba y corregía vía correo electrónico y las devolvía por esa misma vía al auxiliar judicial, quien finalmente incorporaba la resolución revisada y corregida al expediente judicial dentro del sistema de gestión, la imprimía y la pasaba a revisar y firmar de nuevo al juez tramitador, sin embargo, eso se cambió por la nueva práctica aquí referida.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional. Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas ( Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
La fecha límite de inscripción del 1° de abril al 28 de junio de 2013 El Reconocimiento A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de
Gestión Judicial se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y
dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1