Concurso Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial
Nuestras propuestas tratan sobre el interés institucional de la atención al usuario interno y externo.
I.- 1. Nombre de la Oficina y lugar:
Juzgado de Familia de Cartago
- Nombre de los servidores que ejecutan o crearon la práctica propuesta.
Jueces; Licda. Patricia Cordero García y Lic. Alberto Jiménez Mata. Auxiliares Judiciales: Viria Artavia Quesada, Marcia Carvajal Pavez, Grace Solís, Solís y Laura Segura Sánchez, todos compañeros en propiedad y otros compañeros que han estado nombrados en forma interina, desde haces cuatro años.
- Nombre de la Práctica.
Rol Atención al Público.
- Problema que se pretende solucionar.
Que no exista tardanza y descontento entre los usuarios a la hora de atenderlos y de resolver sus pretensiones.
- Explicación de la práctica propuesta.
El asignar un solo auxiliar para la atención al público, hace que éste se agote con el tiempo pues esta labor requiere de mucha energía. Aunado a ello, el hecho que éste no pueda tramitar, aumentando el volumen de trabajo para el resto de los auxiliares. Esto se refleja directamente en el usuario, pues a la hora de atenderlo, lo hace una persona cansada y su asunto demora más en solucionarse, pues hay
menos personal para tramitarlo. Al trabajar con un rol de atención al público, y en especial en nuestra oficina, hace que cada auxiliar lo atienda una vez a la semana, sin causar agotamiento en éste y teniendo el resto de la semana para resolver los asuntos que se le asignan tomando en cuenta todos los auxiliares del Juzgado, para la distribución de las demandas. Esta labor se refleja dando un servicio de atención al usuario en forma ágil, despajando sus dudas con claridad y tramitando sus asuntos en forma pronta y cumplida.
- Mecanismo de medición del éxito de la práctica propuesta.
El número de usuarios que se acercan a la oficina para preguntar por sus asuntos, disminuye con el tiempo, invirtiendo así el auxiliar su trabajo, en la tramitación de los procesos. Lo anterior por cuanto, el público que llega a estrados, se va satisfecho, sin necesidad de volver con tanta frecuencia al Juzgado. A la hora de atender: a. Se utiliza un fichero, b Se le solicita al usuario su identificación, para verificar si cabe o no acceder a su petición, c. Se deja el documento de identificación del usuario, en una mesa apartada para ello, para poder sentar responsabilidades por cualquier daño que sufra el expediente. d. Si el auxiliar que lo atiende, desconoce la forma de ayudarle, inmediatamente es atendido por quien tramita ese asunto específico. e. A la hora de entregarle un documento del proceso, se le hace firmar una hoja que indica la información relacionada al expediente.
- Ámbito al que pertenece, conforme al artículo 3 del reglamento.
Ámbito Jurisdiccional # 2.
- Fecha desde la cual se ejecuta la práctica, sin perjuicio que sea nueva.
Desde hace 4 años.
II.- 1. Nombre de la Oficina y lugar:
Juzgado de Familia de Cartago
- Nombre de los servidores que ejecutan o crearon la práctica propuesta.
Jueces; Licda. Patricia Cordero García y Lic. Alberto Jiménez Mata. Auxiliares Judiciales Viria Artavia Quesada, Marcia Carvajal Pavez, Grace Solís, Solís y Laura Segura Sánchez, todos compañeros en propiedad y otros compañeros que han estado nombrados en forma interina, desde haces cuatro años.
- Nombre de la Práctica.
Expedir de forma inmediata las Ejecutorias y Certificaciones de los procesos.
- Problema que se pretende solucionar.
Que el usurario no tenga necesidad de ir más de una vez al Juzgado para hacer retiro de la ejecutoria o certificación de la sentencia o resoluciones específicas de su asunto, ni solicitarlo mediante escritos autenticados por abogados, que requieren de un gasto de dinero innecesario. Que el Auxiliar, no tenga que sacar tiempo extra para la confección de ejecutorias y certificaciones, pues es algo que hace en el mismo momento en que se solicita. No emitir más de un documento igual, pues queda constando en el expediente su confección y retiro.
- Explicación de la práctica propuesta.
El usuario que se llega a estrados para solicitar algún documento de su expediente, requiere de cumplir con los siguientes requisitos:
- Ser parte del proceso; actor, demandado, abogados del proceso o terceras personas autorizada por las partes para ello.
- Si se cumple con el punto , se procede en forma inmediata a sacar las copias correspondientes de lo que se quiere certificar o ejecutar.
- A la hora de entregarlo, se llena una hoja que con la siguiente información;
- Nombre, # de cédula y firma de quien lo retira, firma del auxiliar que lo entrega (siendo la mayoría de las veces el que esté encargado del público en ese momento), el número del expediente y fecha del día de entrega. Esta hoja se adjunta al expediente respectivo.
- Mecanismo de medición del éxito de la práctica propuesta.
Aumenta el número de los procesos que se encuentran en su etapa conclusiva, ubicados en la casilla de expedientes terminados, disminuyendo así el circulante de expedientes para resolver y notificar, pues no existe un mecanismo engorroso para peticiones que casi de oficio se pueden resolver, como lo es la confección y entrega de documentos para que la ejecución de sentencias a su debido tiempo.
- Ámbito al que pertenece, conforme al artículo 3 del reglamento.
Ámbito Jurisdiccional # 2.
- Fecha desde la cual se ejecuta la práctica, sin perjuicio que sea nueva.
Desde hace 4 años.