Poder Judicial
Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, 2011
Formulario de Inscripción
- Nombre de la buena práctica: Servicios de Información para la persona usuaria – Oficina de Información.
- Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica: Administración Regional I Circuito Judicial Zona Sur, Tribunales de Justicia de Pérez Zeledón. Provincia de San José, cantón de Pérez Zeledón, distrito de San Isidro de El General.
- Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta. Todo el personal de la Administración Regional del I Circuito Judicial de la Zona Sur, ya que de una u otra manera, todos y todas han contribuido con el proceso.
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar:
a. Información y orientación inicial de las personas usuarias que lo requieran, sobre la ubicación de oficinas y la realización de trámites;
b. agilizar la entrega de documentos tales como certificaciones de antecedentes penales, constancias de pensión alimentaria, constancias y desgloses de salarios para jubilados judiciales, evitando que se tenga que acceder alcuarto piso del edificio;
c. agilizar la entrega de claves de acceso: al Sistema de Gestión en Línea a los Abogados y Abogadas; a los servidores y servidoras judiciales jubilados para consulta de planillas ;
d. fortalecer la seguridad dentro de las instalaciones por medio de una de la revisión de personas, maletines, paquetes y bolsos que ingresan al edificio al concentrar en ello la labor del Oficial de Seguridad que atiende el puesto de entrada.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta:
La Administración Regional del I Circuito Judicial de la Zona Sur fue pionera en cuanto a entregar las certificaciones de antecedentes penales regionalmente, para lo cual se coordinó con el Registro Judicial para que mediante la remisión previa de listados, se elaboraran los documentos los cuales se retiraban los miércoles de cada semana; esta práctica se implementó posteriormente en todas las Administraciones Regionales, lo que permitió que las personas usuarias no tuvieran que trasladarse hasta San José para obtener la certificación.
Al implementarse la práctica anterior, se incrementó sustancialmente la emisión de las certificaciones, lo que originó un problema para las personas usuarias, ya que tenían que subir hasta el cuarto piso del edificio (en donde se ubica la Administración Regional) para solicitar y retirar el documento; para mayor comodidad, se trasladó dicha labor a la Oficina de Recepción de Documentos (que está en el primer piso del edificio), evitando de esta manera que los interesados e interesadas tuvieran que deambular por el edificio, lo que a su vez descongestionaba los pasillos pues en ocasiones (cuando hay ferias de empleo o reclutamientos masivos) las emisiones de certificaciones se incrementan significativamente.
En el mes de agosto del 2010 se completó la implantación del Sistema Costarricense de Gestión de Despachos Judiciales, lo que originó que la Oficina de Recepción de Documentos entrara en pleno funcionamiento, complicando sensiblemente (tanto para los servidores de dicha oficina como para las personas usuarias) la emisión y entrega de los certificados de antecedentes penales. En virtud que para esa fecha el proceso se había descentralizado y ya no era necesaria la remisión semanal de listados, sino que las certificaciones se solicitan y se entregan de inmediato, fue necesario buscar una solución a dicho problema.
Luego de analizar diferentes propuestas, se determinó que la opción más favorable era la apertura de una Oficina de Información en un espacio que quedó disponible luego de trasladar el servicio de fotocopiado, y que se ubica detrás del puesto de seguridad en la entrada principal y así se realizó.
La Oficina de Información se constituyó con el siguiente objetivo:
Impulsar mejoras en los servicios que brinda la Administración Regional por medio de la simplificación y agilización de trámites que permitan una orientación adecuada y atención inmediata de las personas usuarias que requieren de servicios administrativos.
Con el fin de aprovechar al máximo los recursos disponibles (a manera de ejemplo, se tuvo que “sacrificar” un Técnico Supernumerario para atender la oficina), buscando siempre un mejor servicio público, facilidades para las personas usuarias y una orientación pertinente, hasta el momento en elpuesto de información se atienden las siguientes labores:
a. Brindar información y orientación a las personas usuarias en cuanto a ubicación de oficinas y trámites que deben realizarse (con ello se “libera” al Oficial de Seguridad de esta labor, que por ser el primer contacto con los visitantes, es a quien generalmente le consultan, distrayéndose de su labor primordial), actividades que se realizan en el edificio (tanto internas como externas).
b. Emisión y entrega inmediata de certificaciones de antecedentes penales.
c. Emisión y entrega inmediata de constancias de pensión alimentaria.
d. Emisión y entrega inmediata de constancias y desgloses de salario para servidores y servidoras judiciales jubilados.
e. Entrega de claves de acceso a jubilados y jubiladas judiciales para consultas de planilla.
f. Entrega de claves a abogados y abogadas para el acceso al sistema de Gestión en Línea.
Las principales ventajas que implicó la apertura de la oficina se resumen de la siguiente manera:
- Atención inmediata de las personas usuarias luego de que pasan los controles de seguridad.
- Los Oficiales de Seguridad concentran su atención en la labor sustantiva del puesto.
- Se evita el traslado de las personas usuarias hasta el cuarto piso del edificio para la obtención de constancias y certificaciones, con lo que también deambulan menos personas por los pasillos.
- Disminuye la afluencia de abogados y abogadas a los despachos judiciales.
Está claro que no se pretende competir con la Contraloría de Servicios, que dentro de sus funciones tiene la de informar y orientar a los usuarios, sino que la labor que realiza la Oficina de Información se dirige a las personas usuarias apenas ingresan al edificio, inmediatamente después de pasar por los controles de seguridad.
- Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta: Se recopila información estadística en un informe mensual.i
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Administrativo
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica: Agosto de 2010.