Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
1. Nombre de la buena práctica
Sistema Administrativo de la Carrera Judicial (SACJ)
2. Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica.
- Sección Administrativa de la Carrera Judicial, Departamento de Gestión Humana.
- Departamento de Tecnología de la Información.
3. Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.
Propuesta de diseño:
Proceso participativo donde se retomaron e integraron las ideas para la elaboración de la propuesta. Se contó con la participación de la jefatura del Departamento, de la jefatura del Proceso y de la Sección Administrativa de la Carrera Judicial, así como con el aporte de los servidores involucrados directamente en los procesos de trabajo, en coordinación con el personal del Departamento de Tecnología de la Información.
Ejecución: (Personas que utilizan la herramienta)
- Rodolfo Castañeda Vargas
- Laura Gutiérrez Escobar
- Priscilla Masís Alpízar
- Alexandra Madriz Sequeira
Diseño tecnológico de la herramienta:
Departamento de Tecnología de la Información (Analista de Sistemas)
- Célimo Elizondo Aguilar
4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.
-Los procesos que se mejoraron son los siguientes:
a. Inscripción a los concursos para integrar el escalafón de elegibles.
b. Inscripción a los concursos para integrar listas de juezas y jueces suplentes
c. Inscripción Avisos para conformar bolsas emergentes de juezas y jueces suplentes
d. Inscripción en consulta de ternas
Problema:
De conformidad con lo establecido en el artículo 67 de la Ley de Carrera Judicial, “podrán ingresar a la carrera judicial todos los abogados del país, autorizados para el ejercicio de su profesión, que reúnan los requisitos exigidos para desempeñar el puesto que se interesen y que hayan aprobado los respectivos concursos”
Asimismo en el Reglamento de Carrera Judicial se estipula lo siguiente:
Artículo 1° El Consejo de la Judicatura, es el órgano director de la Carrera Judicial. En consecuencia, es el encargado de regular todo lo referente a los concursos y su desarrollo, dentro de la competencia específica que le confiere la Ley de Carrera Judicial y su objetivo es mantener la idoneidad y el perfeccionamiento en la administración de justicia.
Artículo 2° El Consejo tendrá como apoyo administrativo al Departamento de Personal, el cual será el encargado de realizar las tareas necesarias en la práctica de los respectivos concursos y todas las labores administrativas que sean necesarias, de acuerdo con las directrices generales e instrucciones particulares que emanen del Consejo.
En atención a la normativa anterior, la Sección Administrativa de la Carrera Judicial del Departamento de Gestión Humana, es la encargada de llevar a cabo el proceso de Reclutamiento de los aspirantes a la Judicatura. Esta labor implica la publicación de concursos y demás trámites administrativos que el proceso conlleva.
Debido a la cantidad de tareas asociadas a la tramitación del proceso y a la forma en que operativamente se manejaban, dicha actividad se tornaba tediosa, con tiempos de respuestas muy lentos y con mayores probabilidades de error. De ahí que nació la necesidad de contar con un sistema automatizado que permitiera el manejo oportuno y confiable de los datos y al mismo tiempo permitiera la agilización de las labores con probabilidades mínimas de error.
En línea con esta labor, el artículo 69 de la Ley mencionada en párrafos anteriores, señala que para ocupar cargos en la Judicatura, tanto en puestos vacantes como
nombramientos superiores a tres meses, deberá de confeccionarse una terna que estará integrada por personas elegibles en la Carrera. Para la conformación de la terna necesariamente debe de consultarse a todos aquellos elegibles en la categoría y materia de que se trate. Actualmente se cuenta con 28 listas de elegibles en las categorías que van de juez 1 a juez 5, según el siguiente detalle:
- Juez 1 Genérico, civil, laboral, penal, familia y contencioso administrativo
- Juez 2 Ejecución de la Pena
- Juez 3 civil, penal, laboral, familia, penal juvenil, contencioso administrativo, conciliador, contencioso con énfasis en conciliación, agrario y notarial
- Juez 4 penal, laboral, civil, familia, penal juvenil, contencioso administrativo, agrario y notarial
- Juez 5 apelaciones (penal y contencioso administrativo)
Para cada consulta, los oferentes necesariamente deben de responder sobre su interés o no en participar, de ahí, que este proceso implica que absolutamente todas las respuestas deben ser tabuladas y revisadas pues dicha información es la base para la integración de las ternas. Sobre el particular, es importante señalar que una consulta implica desde un único número de puesto hasta indeterminado número, pues estas se efectúan por categoría y materia, así que a cada elegible se le consulta simultáneamente sobre todas las plazas que a ese momento se tengan pendientes de concursar. (ejemplo 20 plazas de juez 1 civil). En el supuesto de que la consulta abarque la cantidad señalada en el ejemplo, se deberá de consultar a 500 personas elegibles en esa categoría y materia, sobre su interés o no de participar en las 20 plazas). De ahí que el manejo de esa información hace que el producto final, que es la confección de la terna, sufra atrasos considerables y que las tareas para ello se conviertan en una actividad engorrosa, tediosa y con altas probabilidades de error por cuanto la información tenía que ser manipulada desde el ingreso de las respuestas a través del correo electrónico.
La forma en que estaban concebidas las acciones para la tramitación de ese proceso, provocaba atrasos significativos que impactaban directamente a la institución, debido a la urgencia con la que se requiere se ejecuten los nombramientos de las personas que administran justicia. De igual forma, estaba latente la posibilidad de cometer errores humanos con un alto impacto debido a la naturaleza de las funciones que se realizan.
De acuerdo con lo anterior, se determinó la necesidad de que los procesos de inscripción a los concursos y la participación en ternas fueran automatizados, de tal forma que la información desde el momento de la inscripción quedara registrada y ordenada directamente en bases de datos según las necesidades, con lo cual los tiempos de respuesta se minimizaran y se asegurara la confiabilidad de los datos, el desarrollo de las tareas pudiera ejecutarse en forma simple y con menos posibilidad de error.
Es así como nace la herramienta del SAC que permite la utilización de formularios electrónicos que son accesados por los oferentes de la Carrera Judicial desde cualquier punto del país.
Adicionalmente, con esta práctica se ha logrado disminuir en grandes cantidades la utilización de papel, pues el desarrollo de las tareas en forma automatizada ha permitido a los colaboradores de la Sección Administrativa de la Carrera Judicial, apegarse a una nueva cultura hacia el proyecto de “Cero papel”.
5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta
En virtud de las necesidades apuntadas en el apartado anterior, las jefaturas del Departamento de Gestión Humana, jefatura de la Sección Administrativa de la Carrera Judicial y los colaboradores de esta última, se dieron a la tarea de buscar soluciones orientadas a la sistematización de los procesos, de tal forma que a través del uso de herramientas tecnológicas pudieran simplificarse sustancialmente las tareas operativas, optimizando los recursos, tiempos de respuesta, confiabilidad de la información y por otra parte evitar el desplazamiento de las personas usuarias a la Sección, todo ello en pro del mejoramiento en la calidad del servicio.
De esta forma, mediante el análisis conjunto de la situación y definición de posibles alternativas de solución, se diseñaron los requerimientos y bosquejos de las herramientas necesarias para cada proceso, las cuales tecnológicamente fueron creadas con la valiosa participación del Departamento de Tecnología de la Información. Para estos efectos, se dispusieron dos tipos de formulario electrónicos que permitieran la inscripción electrónica de los oferentes en los concursos e inscripción en las ternas de su interés. A nivel tecnológico el analista de sistemas realizó los ajustes correspondientes para que dicho instrumento fuera funcional, asociara la información del oferente con solo digitar el número de cédula (personas físicas) y delimitó los requisitos de participación.
Así nació el Sistema Administrativo de la Carrera Judicial (SACJ), el cual facilita el proceso de reclutamiento de los jueces y juezas y abogados en general, a través de los siguientes servicios:
- Inscripción electrónica en Concursos para la integración del banco de elegibles.
- Inscripción electrónica en Concursos para la conformación de listas de juezas y jueces suplentes.
- Inscripción electrónica en los Avisos para la conformación de bolsas emergentes de juezas y jueces suplentes (servidores del Poder Judicial).
- Inscripción electrónica en las Consultas de Ternas de plazas vacantes e interinas, quedando las respuestas de los interesados registradas directamente en una base de datos.
Es importante señalar que para el éxito logrado con la implementación de la mejora, fue vital la participación activa de los colaboradores de la Sección Administrativa de la Carrera Judicial quienes efectuaron las pruebas necesarias, la disposición del analista de sistemas y de las jefaturas tanto del Departamento de Gestión Humana, Sección Administrativa de la Carrera Judicial y del departamento de Tecnología de la Información.
Con el desarrollo de esta herramienta se han logrado las ventajas que más adelante se señalarán.
6. Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta.
- Agilización de los procesos según los siguientes datos:
Publicación de concursos:
Por cada publicación para concursos ordinarios se inscriben aproximadamente 1300 oferentes. Estas inscripciones antes de la creación del SACJ debían de incluirse manualmente en una tabla de Excel, lo que implicaba mínimo tres semanas de labor exclusivamente para la inclusión de los datos y revisión. Con la implantación del sistema, los datos quedan registrados en forma automática en una base de datos segura y confiable, desapareciendo así los errores humanos en esta fase y permitiendo un trámite más oportuno de los concursos.
Publicación concursos para integración de listas de juezas y jueces suplentes:
Para este proceso en el año 2009, se tramitó el concurso CJ-01-2009 en el cual se inscribieron un total de 4590 inscripciones para un total de 61 oficinas publicadas. Para el año 2010 se publicó el concurso CJS-01-2010 en el cual se registraron un total de 22.278 inscripciones para un total de 208 oficinas publicadas. Para el trámite de este tipo de concursos solo en la labor exclusiva de tabulación de los datos en una tabla de Excel y revisión de requisitos se tardaba no menos de 2 meses. Actualmente, la inscripción queda registrada automáticamente en una base de datos, con lo cual la nómina para la integración de listas, se genera en segundos.
Mismo procedimiento se aplica en la generación de listas para integrar bolsas de jueces suplentes emergentes.
Consulta y elaboración de Ternas:
Para el concurso de plazas vacantes e interinas debe de consultarse a todas las personas que integran las listas de elegibles según categoría y materia que se requiera. Igualmente este trámite se realizaba en forma manual, con lo cual las respuestas de los usuarios debían ser tabuladas en una tabla de Excel. Para el año 2011 se han tramitado bajo la modalidad del nuevo sistema, 27 consultas de terna, lo que hubiera generado aproximadamente 5.411 respuestas, que debían ser incluidas y revisadas en forma manual. Con el sistema actual, los oferentes se inscriben electrónicamente quedando su respuesta registrada en forma automática en una base de datos. De esta forma se asegura la confiabilidad de los datos y la minimización de errores humanos porque la información no se tiene que digitar.
Ventajas del Sistema:
- Descongestión del despacho por cuanto los usuarios no deben de apersonarse. El trámite lo efectúan en línea.
- Minimización de errores.
- Reducción de consumo de papel, según se muestra en el siguiente cuadro:
Ahorro de papel
AHORRO EN RESMAS DE 500 HOJAS (*)
VER TABLA EN DOCUMENTO ADJUNTO
- Economía en tiempos y facilidad de acceso para el usuario por cuanto puede inscribirse desde cualquier parte del mundo a través de Internet.
- Mejor atención y calidad en el servicio
- Reducción de tiempos en todos los procesos señalados. El tiempo de trámite se logró reducir permitiendo un servicio más eficiente.
- Mayor aprovechamiento del recurso humano
- Aceptación del Sistema por parte de los oferentes y colaboradores de la oficina
- Para su desarrollo no se ha tenido que acudir a contrataciones externas, lo cual es un ahorro de dinero para la Institución.
- Es un sistema muy funcional y se cuenta con el soporte inmediato por parte del Departamento de Tecnología de la Información.
- El desarrollo de la herramienta en cuanto al requerimiento favoreció el trabajo en equipo, el cual está muy identificado con el uso de la herramienta.
7. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo).
Ámbito Administrativo
8. Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.
El Sistema Administrativo de la Carrera Judicial (SACJ), inició con el proceso de Concursos en el 2009 y a finales de 2010 se inició el proceso de consulta de ternas.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional. Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas”(Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
La fecha límite de inscripción es el 1° de julio de 2011.
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1
- “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006