Poder Judicial

 

Concurso “ Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial” , 2011

 

 

Formulario de Inscripción

 

Concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, detalle de la buena práctica:

 

1. Nombre de la buena práctica:

 

• Sistema de Control de Órdenes Judiciales

 

2. Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica:

 

• Unidad Administrativa Regional, II Circuito Judicial Alajuela, Tribunales de Justicia de San Carlos.

 

3. Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta:

 

• Unidad de Localización y Citaciones,

 

• Alexander Matarrita Casanova,

 

• Diego Carrillo Mora, diseñador del sistema.

 

4. Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar:

 

• Se requiere mejorar el ingreso, control y seguimiento de las órdenes de localización, citación y presentaciones que remiten los despachos judiciales.
• El problema que se soluciona es el ubicar de inmediato y dar una respuesta al usuario y a los despacho, del estado de la cita o presentación, ya que con solo el nombre de las partes, los apellidos o el alias, se ubica en el sistema, dando el resultado si la diligencia fue positiva, negativa o está pendiente de diligenciar y cual localizador la tiene.

 

5. Explicación detallada de la buena práctica propuesta:

 

En el año 2005 y 2006, se implementa un sistema informático, para la Unidad de Localización Citación y Presentación de San Carlos, producto de una recomendación, por acuerdo del Consejo Superior, tomado en sesión 094-05 el 29 de noviembre del 2005, artículo XXIX en el cual se indica que:

 

• “deben registrar las solicitudes recibidas, de forma manual o en hojas de Excel, anotando por separado cada una de las actividades que realizan, a saber: citaciones, presentaciones, localizaciones, apremios corporales, comunicaciones oficiales y verificaciones, de forma que se disponga de información válida lo antes posible y hasta tanto se cuente con un sistema informático que se ajuste a las necesidades de estas oficinas agregando que se debe registrar si la diligencia se logró realizar”.

 

Posteriormente se reitera la Circular N° 001-08 sobre los alcances del Estudio, para determinar buenas prácticas y otras recomendaciones con el fin de fortalecer el funcionamiento de las Unidades de Localización, Citación y Presentación de Personas, publicada en el Boletín Judicial N° 41 del 27 de febrero de 2007.- que literalmente indica:

 

• “en las Unidades de Localización, Citación y Presentación del país, se debe desarrollar una base de datos con las direcciones donde se ha logrado citar a una persona, la cual les ayude a localizar a las personas en casos futuros.

 

Esta administración incentiva y avala la sugerencia de un Localizador, para que elabore un sistema para el registro de citaciones, a lo cual se enfoca producto de la experiencia en el puesto de localizador, sus conocimientos y estudio en informática, logra diseñar el Sistema de Control de Órdenes Judiciales (en lo sucesivo denominado Sistema), actualmente utilizado por la Unidad de Localización.

 

El sistema funge como herramienta sumamente importante, para la organización del trabajo entre los localizadores, ya que las citas se incluyen por zonas y rutas, cada uno de los funcionarios tiene su ubicación y se rotan cada dos meses entre las localidades siguientes:

Zonas		Territorio que cubre		Identificación
		Barrios de Ciudad Quesada:	Distritos:
Ruta 1 : Centro de		El Centro, Maracaná, Barrio San	Monterrey, San Josecito	Localizador 1
Ciudad Quesada y		Martín, Bella Vista C.Q., Brisas del	de Cutris, Venado.
alrededores		Sur, Colón C.Q., Gamonales, La
		Isla C.Q., Urb. Ana Mercedes.
Ruta  2:	Aguas	Calle del Amor, El Campo, San	Aguas Zarcas, Pital.	Localizador	2
Zarcas		Gerardo, Santa FE, Selva Verde.
Ruta 3: Rio Cuarto		Barrio La Paz, Buena Vista, Casilda	Rio Cuarto de Grecia,	Localizador	3
		Matamoros, La abundancia, La	Venecia.
		Cruz, Ron Ron, San Luis,
Ruta 4: Pocosol		Baltasar, Hogar de Ancianos, El	Cutris,  Pocosol.	Localizador	4
		Jardín, San Antonio, Urbanización
		2000.

 

 

Ruta 5: Florencia	Barrio Santa Fe, Cedral, Coocique,	Florencia, Palmera,	Localizador 5
	Corazón de Jesús de Tesalia, El	Santa Clara.
	Carmen, La Marina, La Unión,
	Linda Vista de Tesalia, Los
	Angeles, Puente Casa, San Juan,
	San Luis de Tesalia, San Ramón de
	C.Q., San Roque, Urb. Villa Real,
	Urb. Arcoíris, Urb. Brisas del Norte,
	Urb. La Colina, Urb. Santa Fe.
Ruta 6: La Fortuna	Lourdes, Sucre, Porvenir, San Jose	Bajo Rodríguez, La	Localizador
	de la Montaña, San Vicente, Valle	Fortuna, La Tigra, Peñas	11
	Azul.	Blancas.

 

 

Como se evidencia en la tabla anterior, el dividir los lugares por zonas, permite tener control sobre el seguimiento de la citación, ayuda a ubicar de inmediato cual localizador tiene la cita y si fue diligenciada o está pendiente, permite maximizar los recursos humano y material (combustible, motocicleta) por zona, para que varios localizadores no choquen en un mismo distrito o barrio, permite que todos conozcan las zonas y para una mayor efectividad en la diligencia, el seguimiento es oportuno al conocer todos los localizadores las rutas.

 

En la oficina, la inclusión al sistema de las citas que remiten los despachos todos los días, quedan debidamente registradas el mismo día y se colocan en el escrito de cada localizador, de acuerdo a la zona en que se encuentre asignado.

 

Posterior a diligenciar la cita, se incluye y se anota en el sistema (positiva o negativa), archivándose una copia en un consecutivo y se remite el original diligenciado al despacho respectivo.

 

En el sistema informático se detalla la siguiente información:

 

• INGRESO DE ÓRDENES JUDICIALES:

 

Fecha de Ingreso, tipo de orden, código de despacho, fecha de realizada, número de orden, código del usuario,

 

Número de expediente, código de zona,

 

Dirección, imputado, ofendido, delito,

 

observaciones, fecha de salida,

 

Estado de la orden

 

 

 

• REPORTE GENERAL DE ÓRDENES JUDICIALES

 

• Por fechas, zona, tipo de orden.

 

• PANTALLA GENERAL DE CONSULTA

 

• Se consulta por nombres, ambos apellidos, cédula, número de orden, expediente, imputado, ofendido, delito.

 

• AGENDA TELEFÒNICA

 

• Consultas de número telefónico de Delegaciones de Fuerza Pública, de los funcionarios de Localizaciones.

 

• VISTA GENERAL DEL SISTEMA:

 

Citacion.exe

 

 

6. Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta:

 

 

En la oficina, se mantiene el orden en las funciones laborales diarias, al organizar el trabajo por zonas y por número de localizador, lo que hace efectivo el control interno en la tramitación y seguimiento a las citaciones y presentaciones.

 

Colaborando con la efectividad de respuesta inmediata a los usuarios y usuarias externas e internos, que se presentan a la oficina a consultar por una orden de localización. Por ejemplo: se presenta un usuario o usuaria que el localizador le indicó debía presentarse a los Tribunales porque tiene una orden de presentación, ante ese llamado acude de inmediato a la Administración a consultar que donde debe dirigirse, al que el funcionario lo ubica en el sistema por su identificación y en el momento se sabe a qué despacho se debe presentar y se le acompaña de inmediato, posteriormente cuando el localizador regresa a la oficina en el transcurso de la tarde, entrega la orden diligenciada, se saca del sistema, se anota que fue positiva y al día siguiente está contestada, entregado el original en el despacho solicitante y archivada en la oficina de localizaciones.

 

Con el REPORTE GENERAL DE ORDENES JUDICIALES, se realizan estadísticas por despachos, cantidad de citaciones por localidades, estudios del nivel de efectividad en las citas realizadas positivas o por el contrario negativas, lo que genera y se logra visualizar como un enorme esfuerzo por parte de la Unidad de Citaciones y presentación de esta Administración, para al menos reducir uno de los elementos que inciden en la suspensión de audiencias y debates.

 

7. Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo):
   • Ámbito Administrativo

 

 

• Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.

 

 

• Se ejecuta desde finales del año 2005 y a partir del año 2006 a la fecha, se utiliza exitosamente.

 

Descargar documento