Poder Judicial
Formulario de Inscripción
Concurso "Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial"
1. Nombre de la oficina y lugar.
Tribunal Agrario
2. Nombre de los servidores que ejecutan la buena práctica.
La práctica propuesta por el Tribunal Agrario, es realizada principalmente por cada Juez y Jueza del Tribunal, tanto propietarias como suplentes. Actualmente, dicho sistema es utilizado por los y las siguientes Juezas decisoras:
Damaris Vargas Vásquez
Enrique Ulate Chacón
Carlos Picado Vargas (Ocupa puesto de Juez Supernumerario asignado de mayo a octubre del año en curso)
Magda Díaz Bolaños (Sustituye a Antonio Darcia Carranza)
Alexandra Alvarado Paniagua
La elaboración del listado de prioritarios es realizada por Steven Picado Gamboa, Administrador del Tribunal, quien debe alimentar las diversas variables que constituyen este control, basándose en información extraída del sistema de gestión.
3. Nombre de la buena práctica.
El mecanismo considerado como buena práctica es denominado "Sistema de Control de Prioritarios".
4. Descripción detallada de la buena práctica.
El sistema de Control de Prioritarios, es un mecanismo orientado al cumplimiento de los planes operativos del Tribunal Agrario, el cual fue implementado con el fin de mantener vigilancia y atención especial sobre aquellos expedientes con mayor tiempo de permanecer pendientes de resolución.
El sistema distribuye las cargas de trabajo en dos partes. En los primeros quince días del mes, tanto los Jueces como las Juezas realizan un importante esfuerzo para redactar aquellos proyectos que, a pesar de que tienen un alto nivel de exigencia, no son considerados como prioritarios por las razones que se exponen en el párrafo siguiente.
En la segunda mitad de cada mes, los Jueces y Juezas destinarán sus esfuerzos a redactar los proyectos de los cuatro expedientes más antiguos de su circulante, con el fin de que esos expedientes reciban toda la prioridad necesaria para ser resueltos.
Aquellos expedientes que no sean resueltos mediante este mecanismo, serán ubicados en una nueva casilla del sistema y serán denominados "Prioritarios rezagados". Dichos expedientes, pasarán a tener una mayor prioridad dado que son los expedientes con mayor duración en el circulante ese Juez o Jueza.
La siguiente tabla es un ejemplo del control de Prioritarios, el cual se realiza en una hoja electrónica como excel u OpenOffice.
VER TABLA EN DOCUMENTO ADJUNTO
Estos expedientes, normalmente tienen un nivel de dificultad mayor, por lo cual requieren de un tiempo de estudio igualmente superior.
Para ilustrar los casos de los expedientes que no fueron resueltos en ese período, véase la siguiente tabla, la cual supone que uno de los cuatro expedientes presentados como prioritarios en la tabla Nº 1 no finalizó en ese mes, por lo cual pasa a ser rezagado para el mes siguiente:
VER TABLA EN DOCUMENTO ADJUNTO
Tal como se puede observar en ese ejemplo, el expediente 05-000237-0298-AG no fue resuelto en el mes de junio, por lo cual pasa a formar parte de la lista de expedientes prioritarios rezagados, los cuales representan los expedientes de mayor retraso en el despacho.
Los otros expedientes que se ven en esta tabla, representan aquellos que, por una u otra situación, no han sido resueltos y que fueron seleccionados como prioritarios en meses anteriores, por lo que se mantienen en este listado de rezagados.
Otros controles paralelos:
Tal como se indicó anteriormente, el sistema de Control de Prioritarios está orientado al cumplimiento de los planes operativos del despacho, por lo cual, a pesar de que el fin primordial es minimizar la mora del Tribunal, también abarca otro tipo de controles.
El Plan Anual Operativo del 2008, indica lo siguiente:
"Que al último día hábil de diciembre 2008, se hayan resuelto todos los procesos ingresados al último día hábil de setiembre del 2007 y los de numeración menor o igual al 2001 ingresados a mayo del 2008"
Con base en ese objetivo y con el fin de mantener un control efectivo, se ha incluido, al sistema de control de prioritarios, la información sobre aquellos expedientes que están pendientes de proyecto y por ende de votación, que cumplen con las características mencionadas en el párrafo anterior, de tal forma que se les brinde a esos expedientes una atención prioritaria en los primeros quince días del mes.
Dicho control permite a cada Juez o Jueza determinar el estado del cumplimiento del plan anual operativo (PAO), tanto a nivel individual como del Tribunal en general.
La tabla Nº 3 muestra un ejemplo de esos datos:
VER TABLA EN DOCUMENTO ADJUNTO
Por último, se incluyó también cada expediente con medida cautelar, con el fin de que reciba el grado de prioridad necesario en los primeros 15 días del mes.
Esa información se muestra en una tabla con un formato semejante a las otras, tal como se muestra a continuación:
VER TABLA EN DOCUMENTO ADJUNTO
5. Impacto observado en la solución del problema.
Este sistema ha permitido brindar un seguimiento a los expedientes con características como las mencionadas anteriormente.
No obstante, es necesario hacer énfasis respecto a que este es un mecanismo de control, por lo cual no es posible asegurar que la resolución de los expedientes sea debido a este mecanismo, sino al esfuerzo de cada Juez o Jueza decisora.
El mecanismo de control de prioritarios ha funcionado en forma efectiva gracias al esfuerzo y compromiso de los Jueces y Juezas que han participado en él, ya que conlleva una fuerte carga de trabajo durante cada uno de los meses del año.
Además de ser un trabajo individual, su éxito se debe a la capacidad de trabajo en equipo que tiene este Tribunal, para lograr dar cumplimiento a las cuotas individuales y con la disminución de la mora judicial, así como el logro de los objetivos del Plan anual operativo en forma sistemática.
Este sistema se ha convertido en una importante herramienta de trabajo para el personal pues coadyuva al mejoramiento de las labores propias del Tribunal y el cumplimiento de la normativa de Control Interno.
6. Mecanismo de medición del éxito de la práctica propuesta.
Recientemente se implementó un control cruzado que permite determinar cuales expedientes del listado de prioritarios han sido finalizados al término de cada mes, sin perjuicio de mantener y optimizar los controles actualmente establecidos en lo referente a la producción del despacho.
Esto puede observarse en la tabla Nº 5, en la cual se ilustra el proceso a realizar, que consiste en marcar (normalmente de color amarillo) aquellos expedientes del listado que hayan sido votados, de forma tal que será más sencillo realizar el conteo al finalizar cada período.
VER TABLA EN DOCUMENTO ADJUNTO
Evidentemente, este proceso se realiza con los expedientes rezagados, medidas cautelares y aquellos relacionados con el plan anual operativo.
7. Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).
El Tribunal Agrario pertenece al ámbito Jurisdiccional.
8. Fecha desde la cual se ejecuta la práctica, sin perjuicio que sea nueva, siempre y cuando se esté aplicando.
El sistema de control de prioritarios es una práctica que se empezó a ejecutar desde abril del año 2004. No obstante, ha sido modificado regularmente, y ha sido sometido a revisiones de funcionalidad, conforme lo establece la normativa de control interno, con el fin de establecer correctivos para asegurar que este mecanismo de control sea más efectivo y se constituya en una herramienta de apoyo para la gestión del despacho.