Poder Judicial
Concurso “Buenas Pr Ácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, 2011
Formulario de InscripciÓn
- Nombre de la buena prÁctica
Sistema de Control de Viáticos.
- Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica.
Administración Regional II Circuito Judicial de la Zona Atlántica.
- Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.
- William Cerdas Zúñiga.
- Sahoyin Man Vargas.
- Edith Zúñiga Araya.
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.
La práctica implementada contribuye a mejorar el pr oceso de revisión y registro de las liquidaciones de viáticos que a diario se reciben e n esta Administración; permite generar reportes por despacho con datos estadísticos importantes para la formulación del presupuesto; y minimiza el riesgo de cancelar dos veces una misma liquidación. Anteriormente el control consistía en una hoja de Excel, con la cual era más difícil detectar cobros dobles.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta
Se trata de un sencillo sistema mediante el cual se ingresa la información más importante de las liquidaciones de viáticos. Consta de dos se cciones: mantenimiento de personas, mantenimiento de viáticos y mantenimiento otros. Cada una de ellas se subdivide en: general y consultas.
En la sección de “personas” debe digitarse datos como: Cédula, nombre, primer y segundo apellido; dar clic en “insertar”.
Seguidamente dar clic en la pestaña “viáticos” y se escoge la opción “general”. Digitar los siguientes datos: consecutivo, empleado, motivo (diligencia realizada), tipo (desayuno, almuerzo, cena, hospedaje, peaje y pasajes), placa del vehículo oficial, monto a cancelar y fecha inicial y final de la gira. Insertar la información.
La sección “mantenimiento otros” se utiliza para insertar la información del concepto y el nombre del departamento al que pertenece el/la empleado/a judicial.
El sistema alimenta una base de datos a la cual se puede acceder mediante consulta, dando clic en la pestaña “mantenimiento de viáticos”, “consulta”. Es posible realizar búsqueda por: consecutivo, cédula, fecha fin u oficina. También puede generarse un reporte por oficina. Si la liquidación de viáticos ya fue revisada y enviada a cancelar la aplicación muestra el mensaje “procesado”, con indicación de la fecha de salida.
Lo importante a destacar de esta herramienta es su utilidad para detectar solicitudes de pago que se hayan presentado dos veces. Por ejemplo: si a la hora de ingresar un viático el número de cédula del empleado, el concepto o la fecha de la gira coincide con otro ingresado anteriormente el sistema no permite su inserción.
Es importante agregar que previo a la implementación de esta práctica se solicitó a cada oficina la utilización de un número consecutivo, el cual es uno de los datos obligatorios que solicita la aplicación.
- Mecanismo o indicadores de mediciÓn del Éxito de la prÁctica propuesta.
Como indicador más importante se definió: número de liquidaciones rechazadas, sea por que una misma se haya cobrado dos veces, o bien, por errores u omisiones en la información. Desde su implementación se han devuelto dos solicitudes por doble cobro.
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo).
Administrativo.
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena prÁctica, sin perjuicio que sea nueva.
La práctica se implementó a partir del 01 de abril de 2011.