Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2013, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
- Nombre de la buena práctica : Sistema de Ordenes de Trabajo
- Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica:
Sección de Mantenimiento y Construcción, ubicada en el sótano del edificio OIJ costado Oeste.
- Nombre de los/as servidores/as que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta:
Fabián Castro Molina, Catalina Mora Calvo.
Alberto Rojas Naranjo de Tecnología de la información
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar:
Se pretende la mejora en la atención de reportes de manera más rápida y efectiva, brindando a los usuarios un servicio de mayor calidad.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta: Consiste en un software para gestionar las órdenes de trabajo.
El software consiste en llenar una solicitud donde se indique el edificio, piso, oficina o lugar exacto, contacto y número de extensión; también da un espacio amplio para la explicación del daños o reporte; al llenar la solicitud de está manera se busca reducir la falte de información o la falla en ubicación del lugar.
Este sistema lo utilizan las administraciones de los despachos, donde se le autoriza el uso del mismo a dos o tres personas creándoles un usuario a cada una
con su propia clave; esto con el fin de crear un filtro para que cada administración sea la que apruebe el reporte antes de llegar hasta nuestra Sección.
Luego de que el reporte sea pasado de la administración a nuestra Sección mediante el sistema, se asigna al taller que le corresponda brindar la atención; el sistema permite seleccionar una prioridad para cada reporte se les clasifica en clase A- Alta, B-Media alta C-Media D-Baja; en los talleres hay un coordinador que se encarga de asignar las boletas a cada técnico.
Es un software en forma de consulta para el seguimiento de los reportes, permitiendo así saber de los mismos sin necesidad de realizar llamadas o depender de una sola persona. Le permite al usuario ver quién lo asigno, la fecha y hora de la asignación; a su vez puede saber que técnico es el encargado del reporte.
El sistema también guarda un historial, este permite rastrear los trabajos realizados hace más de un año, esto facilita procesos como reclamos de garantías, continuidad de trabajos, toma de decisiones acerca de algún proyecto entre otros. Este historial le permite a la jefatura y la secretaría puedan hacer consultas sin depender de los técnicos o administraciones que gestionaron el reporte.
El software muestra la identidad de la Sección por el logo e imagen la cual se asocia con la página web de la oficina recientemente actualizada mejorando la imagen hacia los usuarios.
- nivel de Sección permite sacar estadísticas más rápido por la base de datos exportando la información a una hoja de cálculo, también identificar hacía cual taller se dirige la mayor cantidad de reportes. A demás se pueden sacar estadísticas por edificio, taller, técnico y mes. Estas estadísticas permiten a la Sección mantener un control interno equilibrando los recursos y mejorado la atención de los reportes.
- Impacto observado en la solución del problema.
A ocasionado un gran impacto por los beneficios recibidos para los usuarios y administraciones a la hora de gestionar los repotes, también por la reducción de cargas laborales para la secretaría de la sección; así como el seguimiento de las ordenes de trabajo ya que permite una consulta online y la elaboración de consultas de control interno.
7. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomarse para reproducirla.
El software puede ser utilizado por despachos con dinámicas de trabajo similares, se haría la tropicalización de términos para adecuarlo al despacho correspondiente. Además que puede ser beneficioso al agilizar el proceso de búsqueda, recolección y consulta de los reportes.
- Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.
Por su versatilidad y uso amigable con el usuario, y por la reducción de tiempos de espera la solicitud.
- Mecanismo o instrumento de medición del éxito de la práctica propuesta.
Las estadísticas dan como resultado la reducción en lo tiempos entre cambios de boleta desde registrado hasta solicitud finalizada.
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Derecho privado, Derecho público y Derecho social), Administrativo o Auxiliar de Justicia).
Administrativo
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva. Se inicio el nueve de enero de 2012.
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional. Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas” Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
La fecha límite de inscripción del 1° de abril al 28 de junio de 2013
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1
- “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006