Poder Judicial
Concurso “Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial”, 2011
N°76
Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
- Nombre de la buena práctica
Sistema Integrado de Localización Citación y Presentaciones y Sistema Integrado de Proveeduría.
- Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica.
Administración Regional de Liberia del Primer Circuito Judicial de Guanacaste.
- Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.
Luis Angel Vásquez Vallejos
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.
Los sistemas lo que pretenden es mejorar el control en cada área de trabajo, en el área de Proveeduría el poder tener un mejor control de los Activos del circuito Judicial los cuales que se encuentran a cargo de la administración así como la distribución y control de los Materiales y Suministros que le son entregados a cada despacho Judicial y los que se encuentran en Bodega y en el área de Localización y citas y Presentaciones el poder contar con una herramienta que ayude a la distribución de las citas y presentaciones solicitadas por los despachos de una manera optima, eficaz, y oportunas a los encargados de realizarlas, así como de tener conocimiento en el menor tiempo el estados de las mismas ante consultas de los diferentes despachos o de los mismos usuarios que intervienen en le proceso.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta
El proyecto nació en el año 2007 ante la necesidad de contar con un sistema para el control de Presupuesto, y la disposición de unos estudiantes de la Universidad de Costa Rica del área de Informática de querer realizar su practica de graduación en nuestra Administración, a este sistema se incorporaron otras necesidades como era el poder contar con una herramienta que nos ayudara a llevar el control de las citas y presentaciones solicitadas por los despachos, ya que estas eran llevadas en una hoja electrónica en Exell y no era una información confiable ya que estaba expuesta a perdida de información y dificultad de localizar la información, al igual de un control tanto de los activos como de los Materiales y suministros que se ponían a disposición de los Despachos.
Sistema de Localización, citación y Presentación: el sistema lleva el control de la distribución de citas y presentaciones por despacho, por localizador, por cantón donde vive el citado o presentado, por distrito, por barrio y o la dirección que fue brindada. A su vez nos permite llevar el control del estado en que se encuentran las mismas, si esta pendiente, en proceso o si estas ya fueron devueltas al despacho correspondiente. De igual manera nos permite conocer a manera de estadísticas, las razones por las que las mismas fueron infructuosas. Antes de que existiera el sistema, nuestra administración tenia muchas dificultades ya que al solicitar información el despacho de alguna cita no había manera de brindarle la información, ya que los localizadores quienes manejaban la información permanecen fuera de la oficina realizando sus funciones y los registros que se llevaban no podían brindarnos respuesta de la solicitud del despacho, hoy en día, ante la solicitud de alguna oficina o usuario, la persona encargada de llevar el sistema puede brindar lo correspondiente al tramite que se le ha dado a la cita, que localizador se le encomendó la tarea, en que estado se encuentra, y si esta fue positiva o infructuosa. También; A efecto de una mejor distribución de funciones, el sistema nos ha ayudado a que exista un equilibrio en el trabajo que realizan los localizadores de manera de no recargar las tareas y de que las mismas se realicen en el menor tiempo posible a efectos de que el despacho cuente en el menor tiempo con los resultados de la solicitud.
En cuanto a la política de cero papel, el sistema nos ayudo a reducir los documentos que enviaba el despacho, pues antes se recibían tres documentos y este fue minimizado a únicamente un original, mismo que se devuelve al despacho para su incorporación al expediente y la devolución a los Despachos se hace de manera digital por medio de un reporte que es enviado por medio del correo electrónico.
Sistema de control de Activos, Materiales y suministros: el sistema nace con la necesidad de poder tener mejores controles en cuanto a los activos que son asignados a los despachos y los cuales están bajo el control de nuestra administración y a su vez del control de los Materiales y suministros que le son asignados a los despachos para la ejecución de sus funciones.
El sistema de control de inventario esta diseñado por categorías (archivadores, escritorios, aires acondicionados etc.) con el propósito de poder contar con una mejor distribución y facilidad de obtención de información. El mismo nos determina la ubicación donde se encuentra el activo, si este fue trasladado o asignado a otro despacho en calidad de préstamo, pero para efectos de inventario a nivel de la Proveeduría este conserva el Despacho original al que le fue asignado, de igual manera el estado en que se encuentra, si fue destruido etc. Etc.
En cuanto a los Materiales y suministros, este cuenta con un sistema de Entradas, cada vez que la Proveeduría nos envía los materiales y suministros para los despachos estos son registrados primeramente en el sistema de manea tal que en el mismo se le va asignando a cada despacho lo necesario para que puedan continuar trabajando y el sobrante el sistema automáticamente lo carga a bodega, esto nos ha ayudado a minimizar el desperdicio por parte de los despachos ya que se tiene el control por medio de una toma física anterior a que se realice la distribución de lo que realmente se necesita para poder entregar.
Fuera de esta distribución y a medida que el despacho va consumiendo lo asignado, se realizan mediante otro proceso entregas con base al consumo en el que han incurrido, esto nos ayuda a que por el poco espacio físico con que cuentan los despachos no manejen inventarios excesivos y también con esto se evita el deterioro de la papelería y la buena distribución de lo que realmente consume cada Despacho. A su Vez, a manera de formalización presupuestaria los informes nos sirven para presupuestar en base a las necesidades reales del despacho y no a supuestos que pueden perjudicar el contar con los materiales y suministros necesarios. Esto nos ha ayudado mucho a reducir el consumo de la F-74, ya que se entrega lo que necesitan y no hay desperdicios.
En cuanto a la política cero papel, las entregas se envían por medios electrónicos mediante informes que son generados por el mismo sistema, de manera que los mismos son guardados por los despachos como archivos digitales y para efectos de formalización presupuestaria se le envía un archivo digital con el informe del consumo que estos han realizado durante el periodo anterior con le propósito de que formulen con base al consumo que cada uno lleva a cabo.
- Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta.
Los sistemas trabajan desde el año 2007 y esto a mejorado los controles que se deben de llevar. Para nuestra administración los beneficios están en una mejor organización de las funciones y distribución de los trabajos, de seguimiento y supervisión con el propósito de alcanzar los objetivos para los cuales fueron creadas las administraciones. Para los Despachos esto a significado una mejor respuesta a sus necesidades, un mejor control del trabajo que otras oficinas como la administrativa les brinda con el propósito de que ellos (despachos) ejecuten de la mejor manera sus funciones.
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional (Jurisdiccional, Auxiliar de Justicia, Administrativo).
Ámbito administrativo
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.
Año 2007
La aplicación de estas prácticas no debe implicar un aumento en algún renglón del presupuesto institucional. Los plazos considerados para este concurso, serán impostergables y su no cumplimiento descalifica a la oficina participante.
Las prácticas propuestas pueden ser inscritas por medio del correo electrónico Banco de Buenas Prácticas”(Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o pueden dirigirse al fax: 2295-4383.
La fecha límite de inscripción es el 1° de julio de 2011.
“El Reconocimiento “A la Excelencia Judicial o Buenas Prácticas de Gestión Judicial” se otorgará a aquel grupo de trabajadores de una determinada oficina o Despacho, o Circuito Judicial, que se haya destacado por su honradez, mística, transparencia, excelencia y dedicación al trabajo y que con su actitud grupal hubiese enaltecido al Poder Judicial".1
- “Reglamento de reconocimientos otorgados por el Poder Judicial”, Artículo 32, publicado en el Boletín Judicial Nº 179 del 5 de setiembre del 2006